Un project manager está mucho más relacionado con la entrega de valor al cliente de lo que se suele creer y el enfoque Lean trata precisamente de esto.
En este artículo, exploraremos los principios fundamentales del Lean Project Management y te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo comenzar a implementarlo en tu trabajo diario como project manager o como líder de proyectos.
¿Qué es Lean Project Management?
La metodología Lean se ha utilizado desde hace 30 años en la fabricación de productos para lograr que las operaciones de los fabricantes sean ágiles y dinámicas y que sus productos sean de alta calidad, calidad seis sigma.
Altos niveles de desempeño, poco o muy poco desperdicio, tiempos cortos de entrega, una alta satisfacción de sus clientes y un incremento importante del valor de marca son algunos de los beneficios que ofrece la metodología Lean.
Desde hace unos 10 años se han venido popularizando metodologías similares en la administración de proyectos. Cabe aclarar que no es lo mismo fabricar productos con máquinas automatizadas y robots que desarrollar proyectos con personas, por lo que esto ha dificultado que la metodología Lean se adapte de forma robusta a las necesidades de la gestión de proyectos.
Sin embargo, sí que hay mucho que puedes aprender y aplicar de Lean como project manager o como líder de proyecto. Por lo que en esta entrada te ofrezco una serie de recomendaciones esenciales para lograr un Lean Project Management efectivo.
Origen de la metodología de Lean Project Management
La metodología Lean se inspiró en los ingenieros japoneses de Toyota, quienes inventaron el Sistema de producción de Toyota (TPS), en 1948. El TPS tenía como objetivo mejorar la fabricación y eliminar el desperdicio.
En 1988 John Krafcik publicó su tesis de grado doctoral en la Sloan School of Management del MIT "Triumph of the Lean Production System". Después sus ideas fueron reexaminadas y se publicó el libro "La máquina que cambió el mundo", generándose a partir de este momento un gran interés por la metodología Lean. En la actualidad es una metodología ampliamente utilizada por una gran diversidad de empresas que basan su operación en la ejecución continua de proyectos, pero fundamentalmente de desarrollo de software.
Los 5 principios del Lean Project Management
En 1997 el Lean Enterprises Institute, publicó los cinco principios Lean como pasos para lograr una satisfacción excepcional del cliente, la mejor oportunidad de minimizar el desperdicio de productos, cumplir con los factores de éxito cruciales y mantenerse dentro del alcance del proyecto.
Aquí te explico cómo pueden adaptarse a la gestión de proyectos:
1. Identificar el valor
La principal característica de esta metodología que debes comprender es que tu cliente (o parte interesada) en quien define el valor que tu producto o servicio entrega. Puede ser la calidad, el precio o el cronograma de la entrega. A menudo, es una mezcla de los tres aspectos en diferentes proporciones. La gestión eficaz de proyectos Lean exige conocer los requisitos que tu cliente espera le sean cumplidos completamente.
Para identificar el valor de tu servicio o producto, puedes responder junto con tu equipo las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los requisitos del cliente?
- ¿Cuándo y por qué necesita que se cumplan?
- ¿Cómo puede nuestro servicio o producto cumplir con sus requisitos?
- ¿Cuándo y cómo podremos entregar el servicio o producto que requieren?
2. Mapa del flujo de valor
Una vez definido el valor, deberás mapear todos los procesos y pasos en el ciclo de vida del proyecto. En Lean Project Management esta secuencia de pasos se denomina flujo de valor.
Como project manager deberás identificar cada acción y recurso necesario para el proyecto, incluida la ideación, el diseño, la producción, la administración, los recursos humanos y más. Dibujar un mapa de flujo de valor te ayuda a ilustrar el flujo de recursos.
CMMI Desarrollo, es un modelo de calidad ampliamente utilizado por empresas de desarrollo de software y que te guía en la creación de un ciclo de vida de proyecto alineado al valor del cliente como lo sugiere la metodología Lean, así como el resto de los principios Lean que te explico en este artículo. Conoce más sobre el modelo CMMI Desarrollo y su relación con la Calidad en el Desarrollo de Software.
3. Crear flujo continuo
Es fundamental que verifiques que no existan puntos que puedan crear cuellos de botella o interrumpir la ejecución del proyecto.
Los pasos del flujo de valor deben ocurrir en la secuencia adecuada para garantizar un flujo continuo de servicios o productos hacia el cliente. La creación de un flujo continuo puede requerir equipos multifuncionales; sin embargo, notarás que genera una mayor productividad.
Hay algunas preguntas que puedes hacer a tu equipo como project manager para lograr un flujo de trabajo continuo:
- ¿Cuáles son las herramientas necesarias para cada paso del proceso?
- ¿Son necesarias todas las herramientas en cada punto del proceso?
- ¿Podemos minimizar el retraso entre dos pasos?
- ¿Cómo podemos reducir el número de pasos necesarios para entregar el valor al cliente?
4. Establecer un sistema de extracción (sistema pull)
En Lean existe el sistema pull o sistema de extracción. Este se refiere al momento en que los clientes o la parte interesada retiran el producto/servicio del proyecto. Las mejoras en los 3 pasos anteriores dan como resultado un tiempo de comercialización más rápido.
La importancia del sistema pull es que no hay almacenamiento o acumulación (de tareas, proyectos...). Por lo tanto, este principio de gestión de proyectos Lean ayuda a ahorrar dinero para la empresa y mantiene el flujo de trabajo en movimiento de manera eficiente.
5. Buscar la mejora continua
Lean Project Management no es un proceso de una sola vez, es iterativo. Por lo tanto, el quinto principio implica hacer un esfuerzo por alcanzar la excelencia mientras realizas mejoras continuas en tu flujo de trabajo.
También se trata de difundir la filosofía en toda la empresa de manera que cada persona intente mejorar su desempeño y los procesos en los que participa.
Programa de Gestión Lean y el desperdicio
En la gestión de proyectos, el término "programa" se utiliza para denominar a varios proyectos relacionados (a diferencia de "cartera" que se refiere al conjunto de proyectos que está manejando la empresa).
Por lo general, las organizaciones no experimentan que sus proyectos se desarrollen de forma ordenada, uno después del otro, sino que es común que un project manager sea responsable de supervisar varios proyectos a la vez.
Cuando supervisas los proyectos en un programa aplicando una gestión de programas Lean, logras detectar los motivos de desperdicio entre los proyectos al identificar el valor de cada uno y guiarlos para que en conjunto tengan un mejor flujo simultáneo.
Recuerda que la esencia de Lean es "cero desperdicios", por lo tanto, el Lean Project Management buscará que el programa completo se desarrolle sin desperdicios de ningún tipo: ni financieros, ni de tiempo, ni de ejecución.
Ejemplos de esto en el desarrollo de software pueden ser líneas de código innecesarias o funcionalidades mal entendidas. Aquí hay algunos otros ejemplos:
| Tipos de desperdicio según la metodología Toyota |
Tipo de desperdicio equivalente en desarrollo de software |
| Sobreproducción |
Funciones innecesarias o no desplegadas |
| Transporte |
Equipos fragmentados y mal comunicados |
| Inventario |
Trabajo incompleto / trabajo pendiente mal gestionado |
| Movimiento |
Cambio de proyecto / tarea |
| Defectos |
Errores y deuda técnica |
| Sobre procesamiento |
Herramientas demasiado complicadas o caras |
| Tiempos de espera |
Tiempos de espera |
6 Criterios de Lean Project Management para el líder de proyectos
Si tu labor es más la de un líder de proyectos que de un gerente, aquí te doy algunos criterios para cuidar durante el desarrollo del proyecto que diriges:
1. Calidad de construcción
El objetivo de cada equipo de trabajo Lean es garantizar la calidad de lo que está produciendo basado en los requerimientos de calidad especificados por el cliente y por los estándares de la empresa.
Sin embargo, un equipo puede crear accidentalmente residuos mientras intenta garantizar la calidad. Por eso es importante que en cada sprint se evalúe la calidad de lo que se está produciendo no sólo al final de este, sino al final de cada día de trabajo.
Seguro identificaste el término sprint, utilizado en la Gestión Ágil de Proyectos y la Metodología Scrum. El enfoque Lean puede integrarse con estas metodologías para obtener mejores resultados.
2. Creación de conocimiento
Para crear conocimiento es necesario compartir las experiencias y aprendizajes tanto al final de cada sprint como al final del proyecto con un documento de dictamen post mortem del proyecto.
Es trabajo del líder del proyecto alentar a los equipos a que documenten y preserven correctamente los valiosos aprendizajes obtenidos para que cada sprint y proyecto sea mejor que el anterior. Pueden realizar la tarea con la ayuda de herramientas como documentación, sesiones de intercambio de conocimientos y capacitaciones.
3. Planes cortos y concretos
En lugar de hacer planes detallados por adelantado, los equipos que practican Lean recopilan toda la información necesaria antes de tomar una decisión. Una investigación cuidadosa de los requerimientos y vías de acción es clave antes de comprometerse con un proyecto.
4. Entrega rápida
Otro objetivo de los equipos Lean es entregar productos de alta calidad lo más rápido posible. Por lo tanto, reflexiona y analiza con tu equipo los elementos que ralentizan el proceso. En última instancia, la simplicidad es clave: encuentra una solución simple y ofrécela al cliente, si la acepta van en la ruta correcta.
5. Respeta a las personas
La comunicación proactiva entre los miembros de un equipo de desarrollo Lean crea un ambiente de trabajo positivo y los mejores resultados posibles. Facilita el intercambio libre de ideas en tu equipo de trabajo y si observas que existen agendas particulares evita que dominen la comunicación.
A veces el conflicto es evitable, pero SIEMPRE es administrable. Así que, si el conflicto en potencia se puede evitar, evítalo, pero si no es posible no lo evadas: enfréntalo de la mejor forma posible. La administración de conflictos no es sólo la forma en cómo se abordan, sino también cómo se evitan.
6. Optimización inteligente
La optimización sugiere la eliminación de ciclos que disminuyen la calidad del servicio y ralentizan el proceso de desarrollo. Es decir, para ofrecer resultados rápidos, los equipos de desarrollo Lean a menudo lanzan códigos defectuosos. Además, a veces hay un retraso de tiempo entre la escritura del código y su prueba.
Optimizar significa podar no talar. El objetivo no es entregar rápido y "como sea", es entregar cumpliendo de forma completa los requisitos del cliente. Así que si el costo o el plazo se ven afectados por priorizar este objetivo tienes la señal de que debes mejorar tus capacidades de estimación tanto para determinar costos como plazos realistas.
Aprovecha los beneficios de Lean en la gestión de proyectos
Si bien las empresas pueden trabajar arduamente para producir productos de alta calidad y satisfacer a sus clientes, la gestión eficiente de proyectos con metodologías y enfoques como el Lean Project Management hace que el logro de estos objetivos sea más rápido al limpiar de desperdicio la "fabricación" y eliminar los cuellos de botella.
Domina las habilidades que te sugiero aquí para aumentar la productividad y agilizar tus procesos mientras tu equipo agrega valor y reduce el desperdicio en los proyectos. Seguramente obtendrás grandes beneficios de aplicar el Lean Project Management.