La gestión ágil de proyectos es una metodología de gestión de proyectos que ha ganado popularidad en los últimos años debido a su enfoque en la flexibilidad, adaptabilidad y eficiencia.
En este artículo, te presentaremos los conceptos y pasos básicos de la gestión ágil de proyectos. ¡Sigue leyendo para aprender más!
La gestión ágil está ganando popularidad rápidamente en el lugar de trabajo moderno como una forma de completar el trabajo en un mundo complejo y en constante cambio. Ágil prospera en culturas adaptativas donde los miembros del equipo cambian rápidamente si el resultado es una experiencia laboral más productiva.¿Qué encontrarás en este artículo?
- ¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
- ¿Cómo funciona la gestión ágil de proyectos?
- Pros y contras de la gestión ágil de proyectos
- ¿Quién utiliza la gestión de ágil de proyectos?
- Los 6 pasos de la gestión ágil de proyectos
- Conclusión
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
La gestión de proyectos ágil es un enfoque adaptable, incremental y no lineal para la gestión de proyectos. Se enfoca en dividir proyectos grandes en tareas más manejables, que se completan en iteraciones cortas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los equipos que adoptan la metodología ágil pueden completar el trabajo más rápido, adaptarse a los requisitos cambiantes del proyecto y optimizar su flujo de trabajo.
En el mundo, Scrum es la metodología ágil dominante que dicta el flujo del proceso. Es utilizado de forma "pura" por el 58% de las organizaciones, mientras que un 18% lo combina con otras técnicas. La principal diferencia entre las Ágil y Scrum es que Ágil es un enfoque general para la gestión de proyectos y Scrum es un método específico dentro de él.
A diferencia de un enfoque tradicional, la filosofía de gestión de proyectos ágil se ha introducido como un intento de hacer que la ingeniería de proyectos sea más flexible y eficiente. Se ha convertido rápidamente en el estándar de la industria para la gestión de proyectos. Se estima que alrededor del 95% de las organizaciones han adoptado ágil de una forma u otra, según el informe anual del State of Agile. Al mismo tiempo, queda mucho trabajo por hacer para que la práctica madure.
Como sugiere su nombre, ágil permite que los equipos estén mejor equipados para cambiar rápidamente de dirección y enfoque. Las empresas de software y las agencias de marketing son especialmente conscientes de la tendencia a exigir cambios de las partes interesadas del proyecto que se producen semana tras semana.
La metodología ágil permite a los equipos reevaluar el trabajo que están haciendo y ajustarlo en incrementos dados para asegurarse de que a medida que cambia el panorama del trabajo y del cliente, el enfoque también cambia para el equipo.
Te presento los valores ágiles:
Es decir, mientras hay valor en los elementos de la derecha, valoramos más los elementos de la izquierda.
Como puedes ver estos principios se relacionan con lo que expliqué en el artículo sobre los 5 Grandes Errores en la Gestión de Proyectos Ágiles. Ojalá te esté pudiendo comunicar la importancia de cuidar estos aspectos y si tienes problemas para aplicarlos analiza lo que tienes que cambiar en tu método de gestionar tus proyectos.
Si eres nuevo en la gestión ágil de proyectos, al principio puede parecer un sistema complejo y difícil de administrar. Pero, ya sea que te hayas dado cuenta o no, ya estás haciendo muchas de las cosas que ágil requiere. Con algunos ajustes, estarás en camino a ciclos de desarrollo más cortos y lanzamientos de productos más pequeños y frecuentes y, sobre todo, sin defectos.
¿Cómo funciona la gestión ágil de proyectos?
La gestión ágil de proyectos no requiere la supervisión de un director de proyecto, como sí lo requiere la gestión de proyectos tradicional en cascada.
En cambio, los equipos comparten las responsabilidades de un gerente de proyecto para comunicarse y colaborar mejor entre ellos.
Los resultados se analizan con más frecuencia, no solo al final, y los equipos se adaptan a los comentarios cambiantes y los resultados deseados, lo que genera un proceso de desarrollo continuo.
La gestión ágil de proyectos adopta un enfoque iterativo para el desarrollo de proyectos. A diferencia de un modelo de cascada lineal directo, los proyectos ágiles consisten en una serie de ciclos más pequeños llamados sprints. Cada uno de ellos es un proyecto en miniatura: tiene un backlog y consta de etapas de diseño, implementación, prueba y despliegue dentro del alcance de trabajo predefinido.
Al final de cada Sprint, se entrega un incremento de producto potencialmente funcional. Por lo tanto, con cada iteración se agregan nuevas funciones al producto final, lo que da como resultado un cumplimiento gradual del objetivo. Dado que las características se validan al principio del desarrollo, las posibilidades de entregar un producto potencialmente fallido son significativamente menores.
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Pros y contras de la gestión ágil de proyectos
Hay una serie de ventajas y desventajas al seguir una metodología ágil en tu negocio. Considera estos pros y contras de ágil para ayudarte a decidir si es la dirección correcta para ti:
Beneficios de la gestión ágil de proyectos
- Libertad para que el personal trabaje en modelos que aprovechen sus fortalezas.
- Uso más eficiente de los recursos y despliegue rápido.
- Mayor flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes.
- Detección y solución de problemas más rápida.
- Colaboración mejorada con compañeros de trabajo y usuarios, lo que lleva a una mejor funcionalidad en productos que satisfacen mejor las necesidades de los usuarios.
- No es necesario consolidar objetivos y procesos claramente definidos antes de que pueda comenzar el trabajo.
Desventajas de la gestión ágil de proyectos
Algunos inconvenientes que debes tener en cuenta antes de implementar una metodología de proyecto ágil son que:
- Es fácil deslizarse fuera del camino sin trayectorias de acción predeterminadas que indiquen el rumbo.
- Proporciona resultados menos predecibles.
- Funciona con menos eficiencia en las empresas que requieren mucho tiempo para analizar problemas o realizar estudios de mercado.
- Puede fracasar sin buenas habilidades de colaboración y buenas relaciones personales.
¿Quién utiliza la gestión ágil de proyectos?
Originalmente creado para el desarrollo de software, el enfoque ágil para la gestión de proyectos está siendo rápidamente adaptado por más que sólo equipos de TI. Algunas industrias que también buscan la metodología y otros marcos ágiles para ofrecer productos innovadores en entornos inciertos incluyen:
- Comercializadores.
- Universidades.
- Construcción.
- Industria automotriz.
Muchas organizaciones pueden beneficiarse de la gestión ágil de proyectos, sobre todo porque es fácil de configurar y utilizar.
En el mundo del software, cuando se toma la decisión de construir o desarrollar aún más una tecnología existente, el producto final puede ser difícil de definir. La gestión ágil permite esa ambigüedad debido a su flexibilidad para cambiar la dirección de un proyecto a medida que el trabajo avanza hacia el futuro.
Los 6 pasos de la gestión ágil de proyectos
1. Planificación del proyecto.
Al igual que con cualquier proyecto, antes de comenzar, tu equipo debe comprender el objetivo final, el valor para la organización o el cliente y cómo se logrará.
Puedes desarrollar el alcance de un proyecto aquí, pero recuerda que el propósito de utilizar la gestión ágil de proyectos es poder abordar los cambios y las adiciones al proyecto fácilmente, por lo que el alcance del proyecto no debe verse como inmutable.
2. Creación de la hoja de ruta del producto.
Una hoja de ruta es un desglose de las características que conformarán el producto final. Este es un componente crucial de la etapa de planificación ágil, porque tu equipo creará estas características individuales durante cada sprint.
En este punto, también debes desarrollar una cartera de productos, que es una lista de todas las características y entregables que conformarán el producto final. Cuando planifiques sprints más adelante, tu equipo extraerá tareas de este trabajo pendiente.
3. Planificación del lanzamiento.
En la gestión de proyectos en cascada tradicional, hay una fecha de implementación que se produce después de que se haya desarrollado un proyecto completo. Sin embargo, cuando usas la metodología ágil, tu proyecto usa ciclos de desarrollo más cortos (los llamados sprints) con funcionalidades lanzadas al final de cada ciclo.
Antes de iniciar el proyecto, debes elaborar un plan de alto nivel para los lanzamientos de funciones y, al comienzo de cada sprint, debes revisar y reevaluar el plan de lanzamiento de esa función.
4. Planificación de Sprint.
Antes de que comiences cada sprint, las partes interesadas deben realizar una reunión de planificación del sprint para determinar:
- Qué logrará cada persona durante ese sprint.
- Cómo se logrará.
- Evaluar la carga de tareas.
Es importante compartir la carga de manera uniforme entre los miembros del equipo para que puedan realizar las tareas asignadas durante el sprint. También deberá documentar visualmente su flujo de trabajo para la transparencia del equipo, la comprensión compartida dentro del equipo y la identificación y eliminación de cuellos de botella.
5. Stand-ups diarios.
Para ayudar a tu equipo a realizar sus tareas durante cada sprint y evaluar si es necesario realizar algún cambio, organiza breves reuniones diarias de pie. Durante estas reuniones, cada miembro del equipo hablará brevemente sobre lo que lograron el día anterior y en qué trabajarán ese día.
Estas reuniones diarias deben durar solo 15 minutos. No están destinadas a ser sesiones extendidas de resolución de problemas o una oportunidad para hablar sobre noticias generales. Procura que estas reuniones sean de pie para que sean breves.
6. Revisión de Sprint y retrospectiva.
Después del final de cada sprint, tu equipo debe realizar dos reuniones:
- Primera: Para realizar una revisión de sprint con las partes interesadas del proyecto para mostrarles el producto terminado. Esta es una parte importante de mantener una comunicación abierta con las partes interesadas. Una reunión en persona o por videoconferencia permite que ambos grupos desarrollen una relación y discutan los problemas de productos que surjan.
- Segunda: Debes tener una reunión retrospectiva de sprint con tus partes interesadas (grupo de desarrollo y demás participantes de la empresa) para discutir:
- ¿Qué salió bien durante el sprint?
- ¿Qué pudo haber sido mejor?
- ¿La carga de tareas era demasiado pesada o ligera para cada miembro?
- ¿Qué se logró durante el sprint?
Si tu equipo es nuevo en la gestión ágil de proyectos, no te saltes esta reunión que es esencial. Te ayudará a medir cuánto puede abordar tu equipo durante cada sprint y la duración de sprint más eficiente para proyectos futuros.
Después de establecer los pasos de transición y asegurarte de que todos se sientan cómodos con el nuevo estilo de trabajo, debes monitorear y realizar un seguimiento del progreso y éxito de tus proyectos.
Si tienes dificultades para trabajar a la misma velocidad que antes, de inmediato realiza una reunión Scrum de emergencia para evaluar qué puede estar causando esos problemas.
Un comportamiento frecuente de los grupos ágiles principiantes y que es un cáncer para los proyectos, es que el equipo no actualice su AVANCE DIARIO. No permitas que nadie del grupo omita actualizar al final de día su progreso. Así cuando se realice la reunión Scrum del día siguiente el grupo de trabajo podrá saber si el Sprint logrará concluir con los resultados esperados en el tiempo programado.
Conclusión
Poner la agilidad en acción para tu organización requiere crear un entorno en el que el equipo pueda trabajar en estrecha colaboración, ya sea que estén todos en el sitio o dispersos en un entorno remoto. El espacio de trabajo debe facilitar la comunicación y apoyar el proceso.
Recuerda: los miembros del equipo de desarrollo son fundamentales para el éxito de esta metodología. Idealmente, sería mejor tener todo el equipo Scrum en un solo lugar, pero debido a la epidemia de Covid-19 el teletrabajo ha proliferado mucho así que las reuniones Scrum se hacen aún más necesarias al inicio de la jornada.
Haz el mejor esfuerzo para centralizar en un mismo momento la visión diaria de evaluación de progreso de tu grupo de trabajo y asegúrate de crear los procesos de conexión permanente en todo tu equipo. Si esto último no lo logras no serás ágil, de hecho, serás lo contrario: torpe, lento y descoordinado. Después de la epidemia muchas organizaciones decidieron quedarse en teletrabajo y están viviendo esta circunstancia, así que no omitas esta última recomendación.
