Cómo Cuidar la Confidencialidad de la Información en tu Empresa

Descubre la importancia de la confidencialidad de la información y aplica buenas prácticas de seguridad para proteger los datos sensibles en tu empresa.


Desde antes de que el mundo y las empresas estuvieran tan interconectadas con la tecnología, la confidencialidad ha sido un tema crucial para el éxito y reputación de las empresas.

La integridad, reputación y éxito a largo plazo de las organizaciones puede verse gravemente afectada por un error en la protección de la confidencialidad de la información al dejar expuesta información estratégica o infringir la legislación y acuerdos contractuales.

En este artículo, exploraremos por qué es importante la confidencialidad de la información para las empresas y te daremos las principales recomendaciones y buenas prácticas para proteger la información sensible de tu organización, tanto la que está en línea como la física.

 

 

Los Pilares de la Seguridad de la Información

La seguridad de la información se basa en tres pilares fundamentales: confidencialidad, disponibilidad e integridad. Estos elementos son esenciales para garantizar la protección adecuada de los datos tanto físicos como digitales. 

Entender su importancia y cómo protegerlos adecuadamente es vital para las empresas, en especial en un mundo digital cada vez más interconectado.

En este artículo abordaremos un primer pilar: la confidencialidad de la información.

Confidencialidad de la Información

​Garantizar la confidencialidad de los datos es fundamental para las empresas de todos los tamaños. Al proteger adecuadamente los datos confidenciales, las empresas no solo evitan multas y sanciones, sino que también generan confianza con los clientes, empleados y otras partes interesadas relevantes. 

¿Qué son los datos confidenciales?

Son datos destinados a mantenerse en secreto ya que su divulgación puede causar daños a la empresa y a sus grupos de interés.

Ejemplos de datos confidenciales incluyen:

  1. Datos personales: números de identificación nacional, nombres completos, números de teléfono, direcciones, direcciones de correo electrónico, números de tarjetas de crédito, etc.
  2. Secretos comerciales: listas de clientes y proveedores, códigos fuente, procesos, invenciones, etc.
  3. Otros datos comerciales restringidos: información financiera no publicada.

¿Qué es una violación de datos?

Ocurre cuando los datos confidenciales caen en las manos equivocadas. Por lo tanto, una violación de datos es una falla en preservar la confidencialidad de los datos.

Las violaciones de datos son extremadamente peligrosas para las empresas, ya que pueden causar importantes pérdidas financieras y daños a la reputación.

Las violaciones de datos y otras fallas de confidencialidad de la seguridad de la información en tu empresa dañan su reputación y tienen consecuencias legales.

¿Qué es la confidencialidad de los datos?

Significa que los datos personales, los secretos y otros datos comerciales privados están protegidos contra el acceso no autorizado, la divulgación sin permiso y el robo.

Dado que las violaciones de datos son cada vez más frecuentes y complejas, las empresas deben implementar medidas de seguridad sólidas para garantizar que los datos que deben ser secretos permanezcan en secreto.

Hacer una evaluación de riesgos y tomar las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de los datos protege a las organizaciones contra las consecuencias negativas de las violaciones de datos y las ayuda a mantenerse al tanto del cumplimiento normativo.

Conoce más sobre Qué es ISO 27001
y sobre la Administración de la Seguridad de la Información

¿Cómo pueden las empresas cuidar y garantizar la confidencialidad de los datos?

Estas son las prácticas más efectivas y recomendadas para garantizar la confidencialidad de los datos en tu organización:

1.    Restringir el acceso a los datos

Las empresas pueden garantizar la confidencialidad de los datos controlando quién tiene acceso a la información, los documentos, los archivos, etc. Después de todo, cuantas menos personas tengan acceso a los datos, menor será el riesgo de una filtración de datos.

2.    Cifra tus datos

Una de las mejores formas de proteger la confidencialidad de los datos es el cifrado.  En pocas palabras, el cifrado es un proceso que utiliza un algoritmo para convertir los datos en un formato ilegible. Solo las personas autorizadas pueden descifrar los datos y leerlos. Para todos los demás, los datos cifrados son inteligibles.

Una red privada virtual (VPN) es una herramienta efectiva y conveniente que aprovecha la tecnología de encriptación, y hay una gran cantidad de opciones disponibles.

Simplemente utilizando una VPN gratuita, puede asegurarse de que sus datos permanezcan indescifrables para terceros. Esto ayuda a tu empresa a mantener la confidencialidad e incluso permite a los empleados acceder a la red de la empresa de forma remota sin poner en peligro los datos confidenciales.

3.    Implementa una política de confidencialidad

Una política de confidencialidad incluye instrucciones sobre cómo el personal debe manejar los datos confidenciales para garantizar su protección. Al proporcionarles un conjunto claro de pautas eliminas las dudas, minimizas el riesgo de filtraciones de datos debido a un error humano y garantizas el cumplimiento normativo.

4.    Implementa una política de retención de datos

Cuantos más datos tengas, más difícil será protegerlos. Para garantizar la confidencialidad de los datos y el cumplimiento de la política de retención de datos, las empresas deben eliminar todos los datos que hayan sobrevivido a su propósito original de procesamiento.

Una política de retención de datos facilita que el personal comprenda:

  1. Qué datos necesitan almacenar y por cuánto tiempo.
  2. Cómo deshacerse de forma segura de los datos cuando ya no son necesarios.

También te recomendamos leer: Haz tu Política de Seguridad de la Información

5.    Desarrollar e implementar un programa de ciberseguridad

Hoy en día, desarrollar e implementar un programa de ciberseguridad es fundamental para garantizar la confidencialidad de tus datos digitales.

Un programa de ciberseguridad proporciona una visión general completa de los datos electrónicos de tu empresa y los riesgos a los que se enfrenta. Lo que es más importante, incluye todas las medidas que debas tomar para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de tus datos.

Los ejemplos de medidas de seguridad incluyen programas antivirus, firewalls, sistemas de detección de intrusos, autenticación de múltiples factores, actualizaciones de software y capacitación en concientización sobre seguridad cibernética.

6.    Toma medidas de seguridad física

Proteger tus datos contra las ciber amenazas no es suficiente. También debes protegerlos contra amenazas físicas, como el robo.

Esto se puede hacer mediante el uso de un sistema de alarma de oficina, el bloqueo de documentos y archivos confidenciales en papel y la instalación de cámaras de vigilancia.

7.    Acuerdos de confidencialidad

A veces, las empresas necesitan compartir datos confidenciales con su personal, asociados y otras partes interesadas. Por ejemplo, el personal a menudo necesita acceder a las listas de clientes para realizar su trabajo.

Para asegurarse de que las personas que reciben acceso a los datos no los divulguen, la empresa debe pedirles que firmen un acuerdo de no divulgación.

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8.    Control de accesos

Para cualquier información almacenada digitalmente, es increíblemente importante que controles el acceso a ella mediante el uso de contraseñas, firewalls y encriptación. Esto es especialmente importante cuando la información está contenida en dispositivos de almacenamiento más pequeños, como unidades USB, que se extravían fácilmente.

Cuando se utilicen contraseñas para controlar el acceso a información confidencial, debes asegurarte de que sean fuertes y se cambien periódicamente. El uso de contraseñas fáciles de adivinar es un error que cometen muchas empresas y algo que debes evitar si deseas mantener segura tu información confidencial. El mejor tipo de contraseñas para usar es una combinación de letras mayúsculas y minúsculas y caracteres especiales.

Control de Acceso y uso de contraseñas seguras son claves para garantizar la confidencialidad de la información en tu empresa

9.    Utiliza papeleras y trituradoras confidenciales

A pesar de lo prominentes que se han vuelto los datos digitales, la mayoría de las empresas todavía se ocupan de una gran cantidad de papeleo en el día a día. Si necesitas deshacerte de documentos confidenciales, asegúrate de triturarlos o utilizar un contenedor de basura confidencial.  Nunca debes asumir que, porque un documento se ha puesto en la papelera, nadie más lo verá. Cuestiones como el robo de identidad se relacionan con este tipo de omisiones.

10.  Gabinetes de almacenamiento de documentos con cerradura

Si necesitas destruir documentos confidenciales de forma permanente, entonces una trituradora funciona bien, pero ¿qué pasa con los documentos que necesitas tener a mano? En este caso, la mejor opción es tener gabinetes de almacenamiento con cerradura para los que sólo unas pocas personas selectas tengan la llave.

Para proporcionar un nivel adicional de protección, también es una buena idea mantener los gabinetes de almacenamiento con cerradura en una habitación cerrada con llave a la que no puedan acceder todos.

11.  Entrega segura de documentos confidenciales

El almacenamiento seguro de documentos confidenciales en tus propias instalaciones es una cosa, pero si es necesario entregarlos, es extremadamente importante que se haga de manera segura. Si se trata de documentos físicos que deben entregarse, entonces es una buena idea utilizar un servicio de mensajería de confianza o, idealmente, que los entregue alguien de su confianza dentro de su organización.

Para los documentos digitales que deben enviarse a un tercero, puede enviar un correo electrónico o utilizar un programa para compartir archivos. Si utilizas un programa para compartir archivos, es muy importante cifrar los documentos y asegurarte de utilizar un proveedor de servicios de confianza.

12.  Formación del personal

Cuando se trata de filtraciones de datos confidenciales, a menudo son los propios colaboradores de una empresa los que generan el mayor riesgo. Esto tampoco se debe necesariamente a razones maliciosas; a menudo es simplemente porque no se brindó la capacitación adecuada.

Al capacitar a tu personal sobre la protección de la información confidencial, es una buena idea comenzar explicando por qué la confidencialidad de los datos es tan importante y luego brindar capacitación sobre los aspectos prácticos de la protección de datos, es decir, el uso de contraseñas seguras, la destrucción de documentos, etc.

Al capacitar a tus colaboradores sobre la confidencialidad de los datos, puedes hacerlo internamente o contratar a una empresa externa para que brinde la capacitación. Puede ser más práctico realizar tu propia capacitación en la empresa con respecto a los aspectos no tecnológicos de esto, pero si necesitas ayuda con las contraseñas, el phishing u otros aspectos de TI, entonces probablemente querrás el asesoramiento de un experto.

Ejecutivo atendiendo clientes, cuidando la confidencialidad de la información

Prioriza la Seguridad y Confidencialidad de la Información en tu Empresa

Recuerda lo que te hemos comentado en otros artículos: el primer paso hacia la inseguridad es “creer” que se está seguro.

Verifica que las prácticas que aquí te recomiendo se estén aplicando en tu empresa para que te sientas en plena confianza con respecto a la confidencialidad de la información. Recuerda que la seguridad no es solo una cuestión de implementar medidas, sino también de asegurarte que se llevan a cabo de manera efectiva en tu organización.

Además, si quieres reforzar estas medidas y tener un sistema completo de Gestión de Seguridad de la Información lo mejor es que implementes buenas prácticas como las de la norma ISO 27001 y que tu empresa se certifique. Así podrás demostrar a tus clientes y asociados que cumples con las mejores prácticas internacionales de protección de información.

 

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