Los 5 Grandes Errores en la Gestión de Proyectos Ágiles

Hace algún tiempo, el director general de una empresa cliente de nuestros servicios de consultoría me buscó para plantearme lo siguiente: “Tengo cinco personas certificadas como PMP y ningún proyecto a tiempo, ¿por qué está sucediendo esto?"

No era y ni fue la única vez que me han preguntado lo mismo, la respuesta que siempre he dado es: “Porque la metodología no se ejecuta con rigor”. ¿Qué te quiero decir con esto? Que si existe un método determinado para lograr algo y no lo ejecutas cómo está prescrito no esperes obtener los resultados ofrecidos.

El arte de la gestión ágil: cómo se define el éxito de los proyectos

Si quiere alguien cocinar un pastel, pero no utiliza los ingredientes descritos, en las cantidades indicadas y no lo prepara como está especificado en la receta, ¿por qué esperaría que le salga como en la foto del libro de recetas? Es absurdo. Bien, pues lo mismo sucede con la gestión de proyectos, si no se ejecuta con disciplina la metodología que se quiere implementar no se deben esperar los resultados que el método asegura.

En la actualidad existen varias metodologías conocidas como ágiles para el desarrollo de proyectos, pero la más divulgada y por lo tanto la más conocida es Scrum. Muchas personas tienen como mayor aspiración ser Scrum Master. Todo esto está muy bien. Pero no es suficiente para ser exitoso en la conducción o participación de proyectos.

Es importante entender que si no se aplica tal y como está prescrita la metodología por muy “ágiles” que sean tus acciones y por muy Scrum Master que seas no tendrás éxito total, a lo más que puedes aspirar es a un éxito parcial. ¿Qué significa esto?

• Que terminarás tu proyecto con algún retraso; 
• o a tiempo, pero con algunos entregables incompletos o no probados;
• o a tiempo, pero con el presupuesto excedido; 
• o a tiempo, pero con el grupo de trabajo “quemado”; 
• o con entregables completos, pero con retraso; 
• o con entregables completos, pero con presupuesto excedido.

En fin, significa que no podrás concluir un proyecto con las cuatro características esenciales para que un proyecto sea considerado exitoso:

1. Los requerimientos validados y aprobados por el cliente.
2. El plazo de entrega sin retraso.
3. El presupuesto ejercido sin costos adicionales a los planeados.
4. El equipo de trabajo estable y completo.

Los Principales Errores en la Gestión de Proyectos Ágiles

1. Plazos utópicos

Por lo general es el cliente que, con urgencias y mala planeación de sus necesidades, aborda a su proveedor con requerimientos apremiantes y exige plazos de entrega que son muy difíciles de cumplir.

El líder de proyecto, sin embargo, por tal de no “perder” la venta dice que “haremos todo lo posible” cuando debería decir “en ese plazo, no es posible” y cambiar la negociación con el cliente por una colaboración ofreciéndole que con el plazo exigido solamente le puede entregar sus requerimientos sin defectos si son tales o cuales. Así que lo mejor es decidir juntamente con el cliente qué requerimientos son esenciales para ese plazo y cuáles pueden ser ejecutados en momentos posteriores, ESO ES SCRUM.

Pero como no se quiere hacer esto con el cliente por temor a perderlo y además la competencia le dice que ellos "todo lo pueden", el líder del proyecto queda desprotegido ya que hay otro que asegura que con la misma metodología de trabajo el sí puede. 

A la vez, el cliente oye lo que quiere escuchar y entonces ambos se engañan:

• el cliente sabiendo que no es posible, pero creyéndole a alguien que le dice que sí y
• el proveedor diciendo que sí se puede en ese plazo todos esos entregables, sabiendo que no es posible.

Por eso en nuestra cultura no es frecuente encontrar proyectos exitosos con los cuatro criterios mencionados: como tu cliente no ha planeado sus necesidades y tú no quieres perderlo, lo que termina sucediendo finalmente es que entregarás el proyecto retrasado y perderás el prestigio de tu marca.

Lo mejor es plantearle al cliente la realidad para que te permita cumplir con tus procesos y puedes entregar productos de alta calidad.

2. Procesos de trabajo deficientes

Parte del grupo de trabajo no conoce a fondo la metodología de administración de proyectos que el líder quiere utilizar pues la empresa no se preocupa porque no solo la conozca, sino que la domine y sea un verdadero especialista para que pueda comprender lo que resultará si algo lo hace parcialmente o no lo hace.

Seguir los procesos marcados por la metodología es clave para que la gestión del proyecto fluya de la manera esperada.

3. Mediciones deficientes

Es importante que antes de iniciar un proyecto se establezcan los umbrales aceptables de las diferentes mediciones del proyecto que indiquen si este va con probabilidades altas de ser concluido con éxito. A esto se le conoce como KPI.

Se trata de definir cuáles valores van a indicar que el proyecto goza de buena salud y que al finalizar cada iteración sigue con la misma buena salud para entonces asegurar que el proyecto terminará con los cuatro criterios de éxito mencionados.

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4. Requerimientos incorrectos

El cliente pasa requerimientos incompletos, o ambiguos, o contradictorios o tarde. Esto es veneno puro para cualquier proyecto porque puede implicar que varias iteraciones fueron trabajo inútil.

Es importante que ayudes al cliente a comprender que las metodologías ágiles demandan, no sólo sugieren, una participación muy activa de su parte. Cuando vendas un proyecto dedica mucho esfuerzo y atención para asegurarte de que tu cliente ha comprendido y está dispuesto a participar con esa intensidad en su proyecto.

5. Personal incompetente

Este es el menos frecuente, pero de los más importantes.

Asegúrate que tu personal:

• Comprenda los requerimientos y que sepa lo que operativamente significan.
• Conozca las herramientas de control del proyecto, sobre todo las de desarrollo y versionado concurrente.
• Conozca la tecnología asociada a los requerimientos del proyecto como el sistema operativo y lenguaje de código.
• Domine la práctica de la metodología de control del proyecto.
• Conozca los KPI del proyecto.
• Conozca a fondo el plan de trabajo del proyecto.

Conclusión

Bien, si tu equipo y tu tienen estos errores, no sueñes. Ni Scrum, ni ninguna metodología te quitarán los problemas que tienes en tus proyectos. Primero encuentra la solución a ellas y luego a aplicar Scrum.

Vas a encontrar gente que te dirá que Scrum y demás metodologías ágiles son precisamente para realizar proyectos exitosos con estas deficiencias. Es una mentira. Decide a quién escuchar, no puedo decirte más.

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