Metodología Scrum: Roles, Procesos y Artefactos

La metodología Scrum es una de las herramientas más populares para la gestión de proyectos ágiles en el desarrollo de software y tecnologías de la información. Esta metodología se enfoca en la entrega continua de valor a través de equipos multidisciplinarios y en la colaboración entre los miembros del equipo.

En este artículo, exploraremos los roles, sprints y artefactos clave de Scrum que los gerentes de proyectos necesitan conocer para implementar esta metodología exitosamente en su empresa.

¿Qué es la Metodología Scrum?

La Metodología Scrum Ágil, también conocida simplemente como Scrum, combina la filosofía ágil con el modelo de administración de proyectos Scrum.

A diferencia de la idea errónea de que "ágil" significa simplemente rápido o desordenado, en realidad se refiere a que esta filosofía tiene un enfoque incremental, es decir que permite a los equipos desarrollar proyectos complejos en pequeños incrementos.

Por su parte, Scrum se enfoca en la planificación del trabajo dividiendo el proyecto en partes llamadas "sprints". Cada sprint tiene una duración de dos a cuatro semanas y su objetivo es construir las características más importantes y generar un producto potencialmente entregable. En iteraciones posteriores, se agregan más funciones al producto y se ajustan según los comentarios de las partes interesadas y los clientes, todo ello entre sprints.

Por lo tanto, la Metodología Scrum es un sistema de gestión de proyectos que se basa en el desarrollo incremental en sprints y una estructura clara para la colaboración y comunicación efectiva entre los miembros del equipo y el cliente, permitiendo construir productos complejos.

A diferencia de otros métodos de gestión de proyectos que se centran en crear un producto completo de principio a fin en una sola operación, Scrum se centra en entregar varias iteraciones de un producto para proporcionar el mayor valor comercial a las partes interesadas en el menor tiempo posible.

Esta metodología se utiliza principalmente en el desarrollo de software, pero también puede aplicarse a otros equipos que trabajan hacia un objetivo común. Scrum se utiliza ampliamente en empresas de todos los tamaños debido a su capacidad para proporcionar una colaboración de alto nivel y eficiencia en el trabajo basado en proyectos.

Algunos contextos en los que Scrum puede aportar mucho valor:

1. Proyectos complicados: es ideal para proyectos que requieren que los equipos completen una lista de requerimientos en incrementos. Scrum divide cada proceso en partes pequeñas que pueden facilitar un proyecto complejo.
2. Empresas que valoran los resultados: también es beneficioso para las empresas que valoran los resultados por encima del progreso documentado del proceso. Esto se debe a que Scrum se centra en la eficiencia y la innovación para generar resultados, en lugar de un proceso detallado y rígido.
3. Empresas que atienden al cliente bajo requerimientos personalizados: Scrum puede ayudar a las empresas que buscan cumplir con exigencias y necesidades específicas de sus clientes.  Esta metodología permite una adaptación ágil a los cambios y solicitudes de los clientes, lo que es fundamental para generar soluciones que satisfagan plenamente sus expectativas.

Beneficios de la Metodología Scrum

Scrum tiene dos importantes beneficios para la optimización de los proyectos:

1. Fomenta que los productos se construyan más rápido, ya que cada conjunto de objetivos debe completarse dentro del marco de tiempo de cada sprint.
2. Como requiere una planificación frecuente y el establecimiento de objetivos de cada sprint, ayuda al equipo de trabajo a centrarse en los objetivos del sprint actual y aumentar la productividad.

Pero, además, la Metodología Scrum te traerá beneficios a nivel operativo y organizacional como:

• Flexibilidad y adaptabilidad a los cambios
• Fomentar la creatividad e innovación en los proyectos
• Costos más bajos en la producción
• Mejora de calidad de las soluciones
• Sinergia organizacional
• Satisfacción de los empleados
• Aumento de la satisfacción del cliente

Aquí haré énfasis en la flexibilidad. Con este modelo, el equipo recibe comentarios de las partes interesadas después de cada sprint. Si hay algún problema o cambio, el equipo puede ajustar fácil y rápidamente los objetivos del producto durante futuros sprints para proporcionar iteraciones más valiosas. De esta manera, las partes interesadas están más felices porque obtienen exactamente lo que quieren después de estar involucrados en cada paso del camino.

Compara esto con los sistemas de gestión de proyectos tradicionales, en los que las partes interesadas no brindan comentarios frecuentes y se pierde tiempo haciendo cambios en el producto a la mitad del desarrollo, o peor aún, los equipos necesitan comenzar desde cero después de que el producto ya se ha construido.

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Roles de la Metodología Scrum

Para implementar la Metodología Ágil de Scrum, debe haber un experto en Scrum en la empresa o un consultor externo para garantizar que los principios de Scrum se apliquen correctamente. Scrum implica una ejecución precisa y te va a generar serios problemas si no la realizas correctamente.

Suele estar compuesto por grupos de trabajo de entre 3 a 9 miembros del equipo de desarrollo, más dos de gerencia y liderazgo. Cada uno de estos roles tiene diferentes responsabilidades y debe de rendir cuentas de distinta manera, tanto entre ellos como para el resto de la organización.

Hay tres roles principales: Scrum Master, Product Owner y el Scrum Team. Veamos cada uno:

Scrum Master

Es el facilitador del proceso de desarrollo de Scrum. Además de celebrar reuniones diarias con el Scrum Team, el Scrum Master se asegura de que las reglas de Scrum se hagan cumplir y se apliquen según lo previsto. Las responsabilidades del Scrum Master también incluyen entrenar y motivar al equipo, eliminar los impedimentos para los sprints y garantizar que el Equipo tenga las mejores condiciones posibles para cumplir sus objetivos y producir productos entregables.

Product Owner

Representa a las partes interesadas, que suelen ser clientes. Para garantizar que el Scrum Team siempre entregue valor a las partes interesadas y al negocio, el Product Owner (Dueño del Producto) determina las expectativas del producto, registra los cambios en el producto y administra un backlog de Scrum (una lista de tareas pendientes detallada y constantemente actualizada para el proyecto Scrum).

El Product Owner también es responsable de priorizar los objetivos de cada sprint, en función de su valor para las partes interesadas, de modo que las funciones más importantes y entregables se construyan en cada iteración.

Scrum Team

Es un grupo autoorganizado de 3 a 9 personas que tienen las habilidades comerciales, de diseño, analíticas y de desarrollo para llevar a cabo el trabajo real, resolver problemas y producir productos entregables. Los miembros del Scrum Team se autoadministran las tareas y son conjuntamente responsables de cumplir con los objetivos de cada sprint.

Roles auxiliares

Los roles auxiliares, por otro lado, son otras partes interesadas que están involucradas, pero no directamente asignadas con el proyecto Scrum. Por lo general, los roles auxiliares consisten en clientes, gerentes y miembros del equipo ejecutivo que están involucrados con el fin de consultar, informar sobre el progreso y recopilar comentarios para trabajar mejor y brindar el mayor valor posible.

Artefactos de la Metodología Scrum

Los artefactos son documentos que registran las diversas actividades y decisiones del proyecto. Existen tres artefactos:

Product Backlog

Es una lista ordenada de elementos y características que podrían ser necesarios en el producto final del proyecto. Es una fuente única de requisitos. Se actualiza a medida que se modifican o agregan nuevos requisitos, correcciones, funciones y detalles en función de la nueva información y la lista de requisitos que obtengan de los clientes o usuarios.

El Product Owner debe clasificar los elementos de esta lista. Ten en cuenta que el hecho de que haya elementos en la lista de trabajo pendiente del producto no significa que tu equipo trabajará en ellos; más bien, los elementos de la lista del Product Backlog son opciones en las que tu equipo puede trabajar durante un sprint de Scrum.

Sprint Backlog

Es la lista de tareas extraídas del Product Backlog con las que el Scrum Team se ha comprometido durante la planificación del sprint.

No debes agregar trabajo a la lista de actividades pendientes del sprint a la mitad de este. Si lo estás haciendo vas a desbarrancar el proyecto, dedica más tiempo a la fase de planificación del sprint para tener una idea concreta de qué trabajo realizarás durante los sprints siguientes.

Incremento del producto

Es lo que se entrega al final de cada sprint. Este artefacto generalmente consiste en un nuevo producto o función, una mejora o corrección de errores, o cualquier otra cosa que haya solicitado el usuario o cliente y en ocasiones el mismo Scrum Team.

Fases y Reuniones de la Metodología Scrum

El proceso de trabajo en Scrum se organiza de la siguiente manera:

1. Organización del trabajo pendiente: El Scrum Master identifica el trabajo que debe realizarse y lo documenta en un lugar centralizado, como una herramienta de gestión de proyectos.

2. Planificación del sprint: Se realiza una sesión de planificación del sprint para determinar en qué se enfocará el equipo durante ese periodo específico. Se evalúa el trabajo pendiente y se establecen los objetivos del sprint.

3. Ejecución del sprint: El equipo trabaja en las tareas definidas durante la sesión de planificación del sprint. El sprint tiene una duración típica de dos semanas, pero puede ser más corto o largo según las necesidades del equipo.

4. Reunión diaria: Se lleva a cabo una reunión diaria de seguimiento, con una duración máxima de 15 minutos. En ella, el equipo se actualiza sobre el trabajo realizado, identifica obstáculos y planifica las próximas tareas.

5. Revisión del sprint: Al finalizar el sprint, se realiza una reunión de revisión. Durante esta reunión, que debe durar como máximo cuatro horas, se presenta el trabajo completado durante el sprint para su aprobación o inspección, principalmente por parte de los usuarios o clientes. Si el trabajo no cumple con los requisitos, el sprint no se considera concluido y se deben tomar acciones para resolverlo antes de pasar al siguiente sprint.

6. Retroalimentación del sprint: Después de cada sprint, se lleva a cabo una retrospectiva para analizar cómo se desarrolló el sprint y qué se puede mejorar en el futuro. Se identifican las prácticas que fueron beneficiosas y se definen acciones para optimizar el proceso en próximos sprints.

En resumen, el proceso de Scrum implica organizar el trabajo pendiente, planificar y ejecutar sprints, realizar reuniones diarias, revisar el trabajo al final del sprint y realizar una retroalimentación para mejorar continuamente el proceso.

Cómo prepararte para ser Certified Scrum Master o Certified Scrum Product Owner

Los gerentes y los colaboradores pueden inscribirse en la capacitación de varios cursos en línea y presenciales. Muchos cursos de formación educativa dan como resultado la certificación.

Para convertirse en un Certified Scrum Master (CSM, Scrum Master Certificado), o Certified Scrum Product Owner (CSPO, Dueño del Producto Certificado), primero te recomiendo aprender los detalles básicos de Scrum. Esto lo puedes hacer a través de lecturas y videos, en internet encontrarás un amplio catálogo de materiales al respecto.

Después, busca y completa un curso de CSM o CSPO. Generalmente, deberás aprobar un examen para obtener la certificación.

Después de la certificación, podrás guiar a tu equipo a través del proceso Scrum o proporcionar detalles del producto Scrum.

Aplicar la Metodología Scrum exitosamente

Como puedes ver, la Metodología Scrum implica interacciones cara a cara entre miembros del equipo multifuncional del proyecto, y esto incluye al cliente o usuario.

Es aquí donde se encuentra el mayor problema ya que este argumenta que no tiene tiempo para el proyecto y que por eso lo encargó a una empresa de desarrollo de software. No caigas en esta trampa.

Es frecuente que las empresas de desarrollo, por vender, acepten un comportamiento poco comprometido con el proyecto, envenenando todo el proceso. Si eliges esta metodología tu cliente o usuario debe participar en cada sprint evaluando el trabajo que se va a realizar y validando plenamente el trabajo realizado. 

Exige a tu cliente la participación continua en el proyecto, de lo contrario no obtendrás los beneficios que prometes al adoptar esta metodología.

Por último, Scrum no es una metodología para lograr proyectos exitosos de software en ambientes desordenados. No confundas ágil con desorden. Lo ágil es lo que más orden y procesos requiere, sin ellos, lo que tendrás es caos.