Mejores Prácticas en la Gestión de Proyectos

La administración de proyectos es la metodología o conjunto de mecanismos y procedimientos racionales utilizados para gestionar eficazmente los recursos necesarios para alcazar determinados objetivos en un tiempo estimado.

En este artículo encontrarás una descripción general rápida y de alto nivel de las principales buenas prácticas recomendadas por el Project Management Institute (PMI) y lo que pueden hacer por tu proyecto y tus resultados profesionales. Te será de gran utilidad si eres relativamente nuevo como administrador de proyecto o si no las conocías.

Importancia de la Gestión de Proyectos

Con la siempre cambiante dinámica de los negocios, la intensa competencia y las innovaciones tecnológicas, además de clientes con mayor complejidad de requisitos, se ha impulsado que cada vez más empresas administren sus servicios como proyectos. Esta tendencia ha resultado también en proyectos más grandes y, por supuesto, más complejos que exigen a los gerentes de proyecto una mayor preparación en habilidades administrativas para asegurar el éxito.

Según una encuesta global realizada por el Project Management Institute, el 41 por ciento de los proyectos son de alta complejidad, lo que obliga a los administradores a reforzar sus habilidades administrativas para asegurar un resultado exitoso.

Sumemos a esto que la epidemia de COVID-19 abrió a las puertas a que muchos equipos de proyectos incluyeran miembros remotos o internacionales, siendo imprescindible una correcta gestión de los ciclos de proyecto para una administración eficaz.

Buenas prácticas básicas para la Gestión de Proyectos

Como cada proyecto es único, un buen comienzo es comprender cómo dirigirlo adecuadamente con las buenas prácticas para una gestión de proyectos descritas por el Project Management Institute.

El uso de estas mejores prácticas te permitirá tomar decisiones proactivamente en lugar de reactivamente y te ayudarán a administrar exitosamente tu proyecto.

1.  Definición el ciclo de vida de tu proyecto (cronograma) y los criterios de finalización.

Para saber si estás en camino de completar tu proyecto a tiempo, debes saber tres cosas:

1. El ciclo de vida de tu proyecto.
2. Los hitos clave de tu proyecto.
3. Los criterios de finalización, que generalmente son los entregables completos y las especificaciones de calidad de estos.

Estas tres cosas guiarán a tu equipo no sólo cuando estés planificando, sino también cuando estés trabajando en el proyecto, haciendo cambios y entregando tu producto final.

2.   Descripción del alcance y los requisitos del proyecto.

Una de las claves para mantener claros tus criterios de éxito son un alcance de proyecto bien definido y los requisitos de este, como son plazo, entregables, responsables, actividades y presupuesto.

Antes de que tu equipo comience a trabajar, debes saber exactamente lo que se espera que complete y lo que el proyecto incluirá y no incluirá. El alcance del proyecto define esto para todos los participantes y hace que sea fácil decidir si algo es o no es parte de este.

Es frecuente que un proyecto se complique y se extienda con el tiempo. Esto ralentiza el progreso y puede desviar a tu equipo del curso original. El PMBOK recomienda que se dedique tiempo a desarrollar los requisitos y el alcance del proyecto antes de comenzar a trabajar para mantener a su equipo en el camino correcto. Por lo general el PMI establece que en promedio un buen proyecto, del tiempo total de duración, no sólo de ejecución, dedique un 30% a la planeación.

3.  Definición de los sistemas y la estructura del equipo.

Cada persona de tu equipo necesita una organización clara y roles definidos para tener éxito. Cada miembro está allí por una razón, y todos deben entender cuáles son sus responsabilidades laborales y qué papel desempeñan en el equipo.

Junto con eso, debes definir procesos para tareas rutinarias, como aprobaciones y pruebas. Si puedes automatizarlas evidentemente te facilitará el seguimiento del progreso que presente tu proyecto. Cuando cada miembro del equipo entiende los procesos en el trabajo y su papel en ellos, puede trabajar de manera más independiente, con mejores tomas de decisiones, con mayor agilidad, con mayor coordinación y sobre todo con una mayor velocidad de reacción ante problemas o situaciones no deseadas.

4.  Definición de los umbrales de calidad.

Esto significa que para cada entregable debes establecer con anticipación, cómo se va a evaluar la calidad de producto generado.

Aquí me detengo un poco para comentarte que, de acuerdo con estudios internacionales, los administradores de proyectos de los proyectos que fallan lo hacen porque se concentran en la calidad del proceso de ejecución del proyecto y dedican poca atención a la calidad del producto generado, olvidando que un proyecto exitoso no es sólo el que termina en plazo y costo, sino además el que produce los entregables con la calidad esperada. Por lo tanto, con anticipación debes establecer cómo vas a medir la calidad de los productos terminados y en función de estos datos cuál es el umbral aceptable para cada característica de calidad.

La garantía de calidad debe medirse cada vez que se termina un entregable y no al final del proyecto. Si no lo haces, de acuerdo con diversos estudios, la probabilidad de que tu proyecto se convierta en una crisis es mayor a un 70%. Lo que los miembros de tu equipo ven como trabajo de calidad podría no ser lo que tus partes interesadas ven como trabajo de calidad, y es importante conciliar eso, por eso en la etapa de definición de requerimientos se deben especificar los umbrales de calidad de los entregables.

No necesitas "microgestionar" a tu equipo, pero debes hacer un control de calidad de todo el trabajo que se realiza en el proyecto para que puedas corregir el curso si aparece algún problema. Es más fácil hacerlo desde el principio, antes de que otras partes del proyecto se hayan construido sobre una base débil.

5.  Creación de un plan de proyecto.

También conocido como "compromisos planificados", este proceso incluye evaluar, identificar, definir y especificar los siguientes nueve componentes clave:

1. Objetivo.
2. Plazo.
3. Requerimientos.
4. Presupuesto.
5. Personal.
6. Cronograma.
7. Umbrales de calidad.
8. Criterios de control.
9. Matriz de riesgos

Al inicio de su proyecto, asegúrate de que tu equipo y las partes interesadas entienden los nueve componentes mencionados y las pautas establecidas para mantenerlo controlado.

6.  Administración de desviaciones.

No importa cuánta planificación hagas, cada proyecto necesitará ajustes de cronograma. Cuando aparecen estas variaciones, debes tomarte un tiempo para ver qué está cambiando y por qué. El seguimiento y análisis de las variaciones ayuda a tu equipo a comprender por qué las cosas no van según lo planeado, cómo corregirlas y cómo evitarlas en el futuro.

Aborda el problema sin evasivas y los más pronto posible, evita que vuelva a suceder buscando la causa raíz, ya sea un miembro del equipo o una tarea en particular. Lo más probable es que, si lo dejas ir sin una resolución, volverá a surgir y te quitará tiempo y atención valiosos, con el potencial riesgo de que surja de nuevo, pero con mayor impacto.

7.  Definición de los procedimientos de acciones correctivas.

Cuando encuentres variaciones en tus proyectos, deberás decidir qué acciones correctivas vas a tomar y cómo vas a ejecutar las compensaciones que debas tener que hacer para reencaminar el proyecto de acuerdo con el plan. Muchas veces, tendrás que hacer algún tipo de compromiso especial o tu grupo de proyecto completo.

Cuando un proyecto supera el presupuesto, es posible que tengas que reducir el alcance. Si las entregas tardan más de lo planeado en completarse, es posible que deba retrasar la fecha límite. No puedes planificar con anticipación todo lo que podría salir mal, por lo que debe estar preparado para evaluar los obstáculos a los que se enfrentará tu equipo y decidir qué vas a hacer para remediar la situación.

8.  Definir un proceso de escalamiento.

Ya sea que un problema comience con un miembro individual del equipo o con las partes interesadas de tu proyecto, debes definir en la etapa de planeación un proceso para escalar los problemas hasta que se resuelvan.

Los procesos bien definidos para discutir y escalar problemas significan que será menos probable que pospongas los conflictos hasta que se conviertan en un problema mucho mayor. 57% por ciento de los proyectos fracasan debido a una falla en la comunicación; si no estás facilitando que los miembros de tu equipo hablen contigo sobre los problemas con los que están lidiando, es probable que tu proyecto fracase.

Antes de comenzar a trabajar en el proyecto, elabora un plan de escalamiento y deja claro a tu equipo desde el principio del proyecto lo que deben hacer cuando encuentren un problema. Si saben que las personas que supervisan el proyecto están listas y dispuestas a ayudarlos a encontrar una solución, serán más abiertos sobre lo que sea que estén batallando.

9. Implementar un proceso de administración del cambio.

Incluso con un alcance del proyecto y un plan sólido, inevitablemente habrá cambios en tu proyecto. Desarrollar un proceso proactivo de gestión del cambio mantiene a todos en la misma visión del proyecto, permite que tu equipo avance con el cambio con confianza y mantiene su proyecto en el camino hacia el éxito.

Una vez que hayas aprendido sobre un cambio de un miembro del equipo o parte interesada, tu proceso de gestión de cambios debe activarse. Evalúa el cambio y lo que significa para tu proyecto, prepara una recomendación sobre si crees que el cambio debería implementarse y luego presenta el cambio a tu equipo y a las partes interesadas. Si este es aprobado evalúa si es necesario modificar el plan del proyecto y si es así elabora, publica y comunica el nuevo plan de proyecto a las partes interesadas.

Conclusión

Administrar un proyecto siempre es un desafío, pero abordarlo con un plan y procesos estructurados te ayudará a manejar cualquier problema que encuentres. Según un estudio reciente de PMI, el 37% de los proyectos fracasan debido a la falta de objetivos e hitos claramente definidos.

¿Cuántas veces has trabajado en un proyecto que podría haberte ahorrado complicaciones con una mejor planificación, una mejor comprensión de los recursos que tenías o una mejor metodología de gestión?

Estas buenas prácticas que te he mencionado son un resumen de los procesos que debes tener implementados para maximizar la eficiencia y brindar a su equipo las mejores posibilidades de éxito.

Seguiremos con este tema en nuestro blog abordando cada una de ellas para que tengas información más detallada además de otras que complementarán muy bien tu rol como administrador de proyectos.

Si deseas ir más allá en la adopción de buenas prácticas de gestión de proyectos y la estandarización de ellas en tu empresa de TI o desarrollo, encontrarás que las normas y modelos de calidad son una vía rápida y eficiente para que todos tus proyectos se ejecuten con un nivel de calidad consistente y con un enfoque hacia la mejora continua proyecto a proyecto. 

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