Fases de la Gestión 5: Cierre de un Proyecto
Descubre cómo culminar proyectos con maestría. Conoce los pasos fundamentales y actividades clave para el cierre de un proyecto de forma exitosa.
Conoce los aspectos a definir en la planificación de un proyecto para una gestión exitosa: cronograma, riesgos, presupuesto, criterios de calidad y comunicación.
La fase de planificación es de gran importancia en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Aquí es cuando los gerentes de proyecto crean el documento llamado plan de proyecto que contiene toda la información vital de este, incluidas las tareas necesarias, los propietarios de las tareas y una forma de implementarlo.
En este artículo, parte de la serie de artículos sobre las Fases de la Gestión de Proyectos, aprenderás qué incluir en tu plan de proyecto para que puedas desarrollar procesos de gestión más efectivos y posteriormente ejecutarlo de forma exitosa.
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Comienza por planificar
“Planifica tu trabajo y trabaja tu plan”
Napoleon Hill
Cuando hablamos de una gestión de proyectos correcta, cada proyecto debe pasar por 5 fases en su ciclo de vida:
- Inicio.
- Planificación.
- Ejecución.
- Seguimiento y control.
- Cierre.
Ya hemos hablado sobre el inicio de un proyecto, fase con la que obtenemos un panorama más claro del contexto del proyecto, un alcance y expectativas claras y sentamos las bases para una colaboración exitosa entre el equipo del proyecto, el cliente o usuario y el project manager.
Ahora abordemos la siguiente fase: la planificación.
Planificación del proyecto
Durante esta segunda etapa de la gestión, los gerentes de proyecto desarrollan el plan de proyecto: un documento que contiene información sobre todos los aspectos de su proyecto como los recursos, financiamiento, riesgos, control de calidad y adquisiciones.
Crear este documento detalladamente es una parte importante de la gestión de tu proyecto. Te servirá como un mapa para saber todo lo que hay que hacer y te dará la posibilidad de que todos los involucrados tengan la información necesaria sobre hitos, plazos, recursos, entregables y alcance a los que se referirán durante la ejecución y el seguimiento.
¿Qué incluir en un plan de proyecto?
El plan de proyecto debe ser suficientemente completo para que pueda guiar a tu grupo de trabajo durante la ejecución de tu proyecto.
Debes incluir información detallada en este documento para que los miembros del equipo comprendan los requisitos del proyecto y puedan ejecutar el plan.
Recuerda que para este momento ya debes tener bien definido tanto el alcance como los entregables del proyecto, como vimos en la fase de inicio de un proyecto.
Tu plan de proyecto debe incluir los siguientes 8 puntos:
- Declaración de alcance.
- Cronograma.
- Plan organizacional.
- Recursos.
- Riesgos.
- Calidad.
- Presupuesto.
- Comunicación.
1. Declaración de alcance
Antes de realizar el resto del plan, elabora un documento basado en todo lo que revisaste en la fase de inicio del proyecto, presenta las necesidades comerciales, las direcciones del proyecto, los objetivos y metas específicos, los entregables, los supuestos, las exclusiones y los hitos clave.
Una vez hayas creado este documento, preséntalo al patrocinador y a todas las partes interesadas, para que puedan estar de acuerdo con los detalles de tu proyecto. Esto te ayudará a prevenir cualquier posible de falta de comunicación u omisión.
Como se trata básicamente de un contrato entre tú y tu patrocinador, este último debe conocer y aprobar cualquier cambio que pueda solicitar y por lo tanto cualquier cambio en el alcance sin reclamos hacia tu gestión como gerente de proyecto.
2. Cronograma
Ahora que hiciste la declaración del alcance y el patrocinador está de acuerdo con ella, podrás armar el cronograma y la programación de las tareas y actividades necesarias por orden cronológico indicando los hitos de tu proyecto, la secuencia de las actividades, las dependencias o interdependencias entre ellas y la duración de estas.
Te recuerdo que un hito es un punto de evaluación para determinar si el proyecto continúa porque las actividades previas han sido correctamente realizadas o si se hace necesario detener el proyecto para realizar alguna corrección. Cuando esto último sucede es necesario que replanees tu proyecto: no conserves las mismas fechas ya que a partir de ese momento tu proyecto estará permanentemente desactualizado.
💡 Recomendación:
Es conveniente crear primero una lista de hitos, que son las fases principales de tu proyecto, y que la uses como punto de partida para decidir los plazos de las tareas individuales.
Una vez que hayas establecido todos los plazos podrás crear el cronograma del proyecto indicando claramente cuándo comienza y termina cada tarea y así tendrás un plan detallado de lo que se debe hacer, quién lo hará, en qué fecha iniciará y terminará y lo que se debe entregar.
3. Plan organizacional
En esta parte debes dejar asentada la asignación de las tareas específicas a los miembros del equipo para que todos entiendan sus responsabilidades. Es posible que debas buscar recursos externos y especialistas para tareas complejas que requieren experiencia o que quedan fuera del conjunto de habilidades de tu equipo de proyecto.
💡 Recomendación:
Para mayor claridad, desarrolla un plan de dotación de personal que describa claramente el período de tiempo que el proyecto requiere a cada persona.
El organigrama debe incluir la relación de autoridad o supervisión entre tu grupo de trabajo, políticas aplicables, horarios, vacaciones, permisos y demás información que regule el comportamiento de tu personal.
Si cumples los 3 puntos marcados hasta ahora, estarás evitando buena parte de los grandes errores en la gestión de proyectos.
4. Recursos
Es esta etapa debes determinar qué recursos, como personal, materiales y equipos, vas a necesitar para completar el proyecto, así como obtener el costo de todo esto y las fechas en las que se deberán ejecutar dichos gastos.
5. Riesgos
Esta fase es de vital importancia y debes poner gran atención y cuidado en su realización.
Consiste en determinar los posibles riesgos que impidan o retrasen tu proyecto, su gravedad y el plan de respuesta para afrontarlos en caso de que ocurran.
💡 Recomendación:
Siempre que llegues a un hito debes revisar tu plan de riesgos por completo para evaluar si alguno ya no lo es, si existe alguno nuevo o si alguno de los existentes a cambiado su probabilidad de ocurrencia o nivel de impacto.
6. Calidad
💡 Recomendación:
Es frecuente que los gerentes de proyecto crean que un proyecto exitoso es el que se cumple en plazos y presupuesto, pero esto no es suficiente. Para que un proyecto esté completo, debe considerarse la calidad del trabajo realizado.
Esta parte del plan del proyecto identifica los estándares de calidad que debe cumplir el trabajo del equipo y establece cómo garantizarlos.
Para hacerlo especifica las características o criterios de prueba que deben cumplir todos los entregables para ser aceptados e incluye la lista en tu documento de plan de proyecto.
7. Presupuesto
Es importante que tu proyecto opere dentro del presupuesto que previamente has calculado. En esta sección del plan debes vincular todos los costos con tareas y productos clave, equipos, materiales, salarios, viajes, alojamiento, viáticos, honorarios de consultoría o de proveedores especializados, capacitación, impuestos o demás gastos legales, consumibles y en general todo el gasto necesario.
8. Comunicación
Deberás incluir fechas de reuniones de seguimiento, formatos de informes de avance, sitios o repositorios generales del proyecto para contener en el toda la documentación generada y una dirección de correo electrónico o sitio web para que todos los participantes acudan a él para estar informados y actualizados. No utilices herramientas de mensajería instantánea como WhatsApp.
💡 Recomendación:
No des indicaciones verbales, pero si es necesario debes hacer posteriormente la confirmación por escrito.
Exige que todas las instrucciones y acuerdos tomados por todos los miembros de tu grupo de trabajo queden por escrito y por los medios que has establecido para este objetivo.
Más recomendaciones para el éxito en la planificación del proyecto
Finalmente hay cinco acciones clave para asegurar que tu planificación sea eficiente:
- Aprobación de los interesados relevantes. Una vez que el plan de tu proyecto esté completo, asegúrate de que todos los patrocinadores e interesados clave, como el director general, lo aprueben. De esta forma, eliminarás la posibilidad de malentendidos o falta de comunicación y lograrás su total apoyo.
- Documentar los cambios. Incluso los mejores planes de proyecto inevitablemente sufren cambios. Cuando sea necesario cambiar el plan, debes ejecutar tu proceso formal de control de cambios, para que revises los cambios antes de implementarlos, así como documentar estos cambios en el plan.
- Prioriza las tareas críticas. Si te es posible, programa las tareas más riesgosas para las etapas iniciales de tu proyecto. En caso de que algo salga mal, tendrás más tiempo y posiblemente fondos para corregir la situación.
- Participación del grupo de trabajo. Involucra a los miembros de tu grupo de trabajo en la creación del plan del proyecto, no lo hagas solo. Su experiencia en varios campos y aportes te ayudarán a planificar de manera más efectiva y también podrás brindarles información sobre el proyecto.
- Aparta un margen de maniobra. Cuando crees el cronograma, ten en cuenta un plazo de contingencia, ya que algunas tareas pueden demorar más de lo planificado y pueden influir negativamente en los plazos del proyecto. Es lo que comúnmente se llama "colchón", otros sarcásticamente le dicen "factor miedo".
Planifica con certeza todos tus proyectos
Al elaborar tu plan de proyecto con este nivel de detalle estás construyendo un proyecto exitoso y de alta calidad que te dará la guía indispensable para hacer la ejecución de un proyecto con claridad y dirección.
Si tu empresa se dedica a los proyectos de desarrollo o tecnología, considera utilizar marcos de trabajo y modelos de calidad para la gestión de proyectos especializados para el desarrollo de productos como CMMI Desarrollo o ISO 29110, que pueden integrarse sin problema con la metodología de desarrollo que tu equipo utilice.
De esta forma, podrás ejecutar tus proyectos con el uso de las mejores prácticas que estos modelos proponen.