Fases de la Gestión 5: Cierre de un Proyecto

En la gestión de proyectos, a menudo ponemos todo nuestro esfuerzo en la planificación y la ejecución, dejando de lado un componente fundamental: el cierre. No subestimemos su importancia, ya que implica un conjunto de tareas igual de esenciales.

Estas tareas pueden parecer procedimentales, pero no por ello carecen de relevancia. Piensa en aprobaciones, firmas y pagos. Aunque suene a papeleo, son cruciales para tu equipo, especialmente cuando se trata de recibir el merecido pago.

Además, no olvides que, al concluir un proyecto, seguramente estás preparando el terreno para el siguiente. Por eso, es vital asegurarse de tener el respaldo necesario para esta transición. Deberás liberar recursos, archivar documentos y, por supuesto, celebrar los logros del proyecto. ¡No subestimes la importancia de festejar el éxito!

En este artículo veremos los pasos que debes cumplir para un cierre completo y exitoso de tu proyecto.

¿Qué es el cierre del proyecto?

Cuando hablamos de una gestión de proyectos correcta, cada proyecto debe pasar por 5 fases en su ciclo de vida:

1. Inicio.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Seguimiento y control.
5. Cierre.

El cierre es la última fase del proyecto. Es cuando el líder del proyecto verifica que el cliente, interesado o usuario ha aceptado los entregables. Si el producto continuará su funcionamiento después de finalizado el proyecto, como suele ser siempre en los proyectos de desarrollo de software, entonces se debe configurar el mantenimiento y con mayor razón declarar el proyecto como terminado para que el grupo de mantenimiento tenga claro que la responsabilidad está ahora en sus manos.

El líder del proyecto también debe revisar todo el proyecto antes de cerrarlo, calificar el desempeño y lo comparará contra las líneas base. El equipo del proyecto será parte de este proceso, ofreciendo sus observaciones y comentarios, que se recogen en un documento de lecciones aprendidas. Esto proporciona orientación para futuros proyectos.

La importancia del cierre del proyecto es más que simplemente aprobar toda la documentación, es verificar el cumplimiento de contratos y acuerdos con los proveedores y liberar al equipo para participar en otros proyectos. Te debes asegurar de que se hayan cumplido los objetivos originales y atar todos los cabos sueltos, como riesgos o cuestiones que han permanecido abiertas.

Pasos para cerrar un proyecto

El cierre de un proyecto representa la culminación de su ciclo de vida, y como cualquier otra etapa, requiere un proceso bien definido.

Te presento cinco pasos esenciales para asegurarte de que hayas atendido todos los detalles, no solo en cuanto a los entregables del proyecto, sino también en lo que respecta a los aspectos financieros, legales, administrativos y organizacionales.

Este proceso te permitirá aprovechar al máximo la valiosa experiencia ganada tanto por ti como por tu equipo de trabajo. ¡No dejes ningún cabo suelto en este cierre exitoso!

1. Organizar una autopsia (dictamen postmortem)

Gestionar un proyecto no se trata sólo de tareas y recursos, presupuesto y plazos, es una experiencia de la que puedes aprender constantemente. Si bien deberías haber estado aprendiendo a lo largo del proyecto, ahora es un buen momento para mirar hacia atrás sin la presión y las distracciones que podrían haber entorpecido tu concentración.

Reúne al equipo central para solicitar comentarios sobre lo que funcionó y lo que no. Fomenta la honestidad. Al documentar los errores y los éxitos del proyecto, estás creando un catálogo que ofrece datos históricos. Puedes regresar y revisar la información en busca de precedentes al planificar nuevos proyectos.

Los proyectos nunca son cosas independientes, sino parte de un continuo donde los detalles pueden variar, pero los métodos generales suelen seguir siendo los mismos. Hay una gran cantidad de conocimientos que se producen después del cierre de cualquier proyecto.

2. Completar la documentación

Como sabes, los proyectos generan grandes cantidades de documentos. Estos documentos tendrán que ser revisados y aprobados por las partes interesadas.

Todo necesita atención y debe estar firmado ya sea autógrafa o electrónicamente, que es la prueba legal de que efectivamente estos documentos se han generado, revisado y aprobado. Eso incluye cerrar todos los contratos que hayas celebrado con socios o proveedores o cualquier otro recurso que hayas contratado.

Un aspecto crucial es la gestión de los pagos pendientes. Es fundamental garantizar que todas las facturas, comisiones, tarifas y bonificaciones pendientes se liquiden de manera oportuna. Completa con cuidado todos los costos relacionados con el proyecto, siempre teniendo presente el principio de "no se paga si no se hizo". Esto asegurará una finalización del proyecto libre de preocupaciones financieras.

Una herramienta de gestión de proyectos te brindará el soporte necesario para organizar todos estos documentos y evitar que se acumulen sin control. Funciona como un centro de control para todos los archivos relacionados con tu proyecto, pudiendo organizarlos en una vista detallada y tener un seguimiento claro del progreso de cada elemento en la lista e incluso configurar notificaciones para asegurarte de que los pagos se realicen puntualmente.

3. Liberar recursos

Has reunido un equipo para el proyecto, y ahora es el momento de liberarlos. Este proceso es formal y esencial, ya que les permite avanzar hacia el próximo proyecto. Esto se aplica tanto al personal interno como al externo.

Mientras que con el personal externo, la transición puede ser más evidente debido a sus contratos de duración definida, no debes pasar por alto que el tiempo de los recursos internos también es limitado. Liberarlos una vez que el proyecto concluya es crucial para evitar bloquear los proyectos de otros equipos. Asegúrate de que todos reciban su pago completo antes de despedirse y partir.

4. Archivar documentos

Hay lecciones que aprender de proyectos antiguos, por lo que te reúnes con tu equipo periódicamente durante el proyecto y luego analizas el proceso. Sin embargo, si no se tiene un archivo donde extraer los registros antiguos, cualquier conocimiento que se obtenga se perderá debido a una mala organización y gestión. Trabajaste duro para tener una excelente documentación del proyecto, no la pierdas.

Antes de cerrar un proyecto, archiva todos los documentos, notas y datos que te puedan resultar útiles. Incluso si tú nunca accedes a él nuevamente, es necesario mantener un registro en papel del trabajo realizado en cualquier proyecto para otras personas de la organización, como el equipo legal, recursos humanos o incluso tu sucesor. Nunca se sabe cuándo alguien tendrá que regresar y responder a una pregunta sobre este proyecto o quieran saber cómo se resolvió un problema anterior. Considéralo como si fueras a guardar provisiones para un invierno crudo.

5. Celebra el éxito

Si te parece una tontería, entonces no estás tomando en serio tu trabajo. No hay nada tonto en recompensar a tu equipo para reconocer un trabajo bien hecho. Celebrar crea un cierre de ciclo, que es de lo que se trata esta parte del proyecto, pero también planta una semilla que florecerá en proyectos posteriores cuando trabajes con miembros del antiguo equipo.

Lista de verificación de cierre del proyecto

Para asegurarte de cerrar tu proyecto correctamente, sigue esta lista de verificación de cierre de proyecto paso a paso:

1. Comienza desde el principio con el documento de alcance del proyecto que creaste y asegúrate de haber cumplido con todos los requisitos enumerados allí.
2. Asegúrate de que todos los entregables hayan sido entregados y firmados por las partes interesadas, obteniendo su aprobación y satisfacción.
3. Otros documentos del proyecto también deben ser firmados por la persona adecuada, esto incluye cualquier contrato y acuerdo pendiente con proveedores y otros contratistas.
4. Una vez que los documentos estén aprobados, procésalos, paga todas las facturas y cierra cualquier contrato relacionado con el proyecto.
5. Agrega todos los documentos, incluida la finalización de todos los informes del proyecto, luego organízalos y archívalos como datos históricos para usarlos como referencia futura.
6. Utiliza la documentación recopilada para identificar y documentar las lecciones aprendidas durante el transcurso del proyecto, incluidos los comentarios de las partes interesadas, para no cometer los mismos errores en proyectos futuros.
7. Asigna una persona de apoyo a la transición para que guíe el proyecto una vez finalizado, de modo que el cierre del proyecto sea completo.
8. Libera o reasigna el personal del proyecto, que incluyen su equipo o cualquier equipo en alquiler utilizado para el proyecto.
9. Si no has utilizado un software de gestión de proyectos, consigue uno, ya que ayuda a controlar no sólo el ciclo de vida del proyecto sino también el proceso de cierre del proyecto a fondo.
10. Por último, pero quizás lo más importante: ¡celebra con el equipo de tu proyecto! Hicieron el trabajo y merecen crédito y la oportunidad de desahogarse hasta que se inicie el próximo.

Lo que bien empieza, bien acaba

Al terminar tu proyecto te darás cuenta de que para un buen cierre es muy importante haber tenido un buen inicio de proyecto. Si tienes dificultades y problemas para cumplir con el checklist anterior, probablemente en tu proyecto hubo un inicio deficiente y esa debería ser tu primera lección aprendida.

Lo que he expresado en esta entrada es un resumen de lo que tanto CMMI Desarrollo e ISO 29110, modelos altamente recomendables para la realización controlada de proyectos de desarrollo de software, te sugieren en cuanto a buenas prácticas para el exitoso cierre de un proyecto.

Si estás buscando mejorar esta parte de tu desempeño como project manager o implementar un proceso de gestión de proyectos en tu organización, estos modelos son un excelente referente para lograrlo. Y si usas la metodología Scrum o cualquier otra metodología ágil, verás que estos modelos la complementarán de forma positiva.

Esperamos que esta saga, en la que hemos recopilado las mejores prácticas para todas las fases de la gestión de proyectos te sea de gran utilidad. Nos encantará saber qué has aprendido aquí y qué te han parecido las recomendaciones.