Fases de la Gestión 1: Inicio de un Proyecto

La fase de inicio de un proyecto es un paso crítico en el ciclo de vida del proyecto, especialmente en la industria de la tecnología y el software. Para los responsables de procesos, calidad y proyectos, asegurar un inicio exitoso es fundamental para sentar las bases de un proyecto exitoso en su conjunto.

En este artículo, parte de la serie de artículos sobre las Fases de la Gestión de Proyectos, exploraremos las mejores prácticas para garantizar el éxito de la fase de inicio en proyectos tecnológicos.

Desde la definición clara de objetivos hasta la identificación de los interesados clave y la gestión eficiente del alcance, descubriremos cómo establecer una base sólida para lograr resultados sobresalientes en las siguientes etapas del proyecto.

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El Ciclo de Vida de los Proyectos

Lo que mal empieza, mal acaba. Es una frase muy conocida por la gente. No es más que aquello que no ha sido bien planeado difícilmente tendrá el final deseado. Debería ser una máxima que rija el comportamiento de todo gerente de proyecto.

Cualquiera que sea la metodología o el proceso elegido, cada proyecto tiene que comenzar en alguna parte, y todo lo que es un proyecto tiene un principio, un medio y un final definidos (si estos 3 elementos no están presentes, entonces puede ser que lo que tienes entre manos es una iniciativa de operaciones y no un proyecto).

Cuando hablamos de una gestión de proyectos correcta, cada proyecto debe pasar por 5 fases en su ciclo de vida:

1. Inicio.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Seguimiento y control.
5. Cierre.

La fase de inicio del proyecto es la configuración central para el proyecto donde debes identificar a las partes interesadas, tu equipo de trabajo, las metas y objetivos, y los entregables.

Es a partir de aquí que nace tu proyecto, por lo que es fundamental que dediques tiempo y energías a nutrir el proyecto en esta fase antes de que tome impulso y empiece a avanzar.

¿Por qué es importante la fase de inicio del proyecto?

Tomarse el tiempo para gestionar activamente la fase de inicio del proyecto puede parecer innecesario, especialmente si el proyecto ya está presionado por el tiempo o si por una u otra razón ya ha comenzado en parte. Pero déjame decirte que dedicar tiempo para que la fase de inicio del proyecto sea correcta es lo más importante que puedes hacer para ayudar a que tu proyecto logre sus objetivos a largo plazo.

A lo largo de mi experiencia liderando proyectos he estado bajo presión en muchas ocasiones y en mis primeros días como líder de proyectos cometí el error de saltarme el tiempo para realizar correctamente el paso de iniciación del proyecto, pagándolo con creces cada vez que así lo hacía.

Con el tiempo, el dolor que se daba más adelante en el proyecto se volvió tan constante y terrible que supe que tenía que intentar dar la cara en la fase de inicio del proyecto.

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Cuando me encargué de atender adecuadamente la fase de inicio en cada uno de mis proyectos, las cosas mejoraron. Pude comprender con éxito los requisitos del proyecto, ayudar al patrocinador, el cliente y las partes interesadas a generar confianza en mi capacidad para administrar el proyecto y pude establecer expectativas realistas sobre lo que sucedería a continuación ganando también confianza con el grupo.

Lo que puedo decirte es que ahora nunca me salto la fase de inicio del proyecto porque sé que, si lo hago, habrá mucho que pagar más adelante en forma de expectativas perdidas, trabajo excesivo, reelaboración, aumento del alcance o entrega deficiente. Todos estos problemas se mitigan al tomarse el tiempo para que la fase de inicio del proyecto sea correcta.

Además, como Project Manager Professional Certificado te puedo asegurar que esta fase es esencial para logres éxitos continuos, así que sin más rodeos veamos los 6 pasos necesarios para un buen inicio de proyecto.

6 Pasos para un buen inicio de proyecto

1. Comprender el alcance del proyecto
2. Validar el alcance con las partes interesadas y afectadas
3. Reunir los recursos necesarios y recopilar sus comentarios
4. Establecer expectativas realistas para el proyecto
5. Organizar tu equipo y herramientas previo al lanzamiento
6. ¡Lanzamiento!

Paso 1: Comprender el alcance del proyecto

Generalmente el patrocinador del proyecto o contacto clave del cliente son los principales responsables de asentar el alcance del proyecto. Entrevístate con ellos y busca obtener respuestas sólidas a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es exactamente lo que usted [el patrocinador del proyecto o el solicitante] cree que estamos aquí para hacer?
2. ¿Porque es esto importante?
3. ¿Por qué es importante abordar esto ahora?
4. ¿Cuáles son los beneficios de abordar este proyecto? ¿Cómo se crean esos beneficios?
5. ¿Qué podría pasar si no hacemos este proyecto?
6. ¿Quién se espera que participe en este proyecto? ¿Cómo les impacta el proyecto?
7. ¿Quién patrocinará el proyecto?
8. ¿Qué sucede si necesitamos más recursos o el problema es más grande de lo que entendíamos al principio?
9. ¿Cuáles son los problemas conocidos relacionados con este proyecto?
10. ¿Alguien ha intentado este proyecto antes? Si es así, ¿qué pasó?

Una vez que tengas las respuestas a estas preguntas, comenzarás a comprender el motivo del proyecto y los objetivos clave para intentar el proyecto. También tendrás una idea de lo que necesitarás para comenzar.

Paso 2: Validar el alcance con las partes interesadas y afectadas

Este paso a veces se denomina estudio de factibilidad, pero para mis propósitos me gusta que sea un poco más abierto y flexible.

Es aquí cuando tu percepción del problema probablemente evolucionará. A menudo, esto se debe a que la persona que solicita el proyecto no tiene una idea completa de cómo está conectado todo, o cómo los diferentes grupos afectados pueden reaccionar ante el cambio.

Por ejemplo, un proyecto de implementación de sistemas puede parecer simple para la persona que quiere el nuevo sistema, pero los efectos posteriores de cambiar los procesos en toda la empresa (como los procesos que históricamente han dependido de otra herramienta) pueden incluir miedo, angustia y debate significativos en cuanto a si la implementación es una buena idea en absoluto.

Así que este paso se trata de validar el alcance con las partes interesadas y obtener mucha más información sobre cómo se organiza todo y cómo el proyecto solicitado influirá en el panorama organizacional.

Puede parecer que la gente está peleando contigo o queriendo detenerte en seco. Pero es tu trabajo administrar y mitigar esto. Para hacerlo, te recomiendo hacerles saber que la conversación es exploratoria y que estás buscando comentarios de las partes interesadas para que puedas proporcionar comentarios al solicitante del proyecto y, en última instancia, crear una solución que satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas, no sólo las de la persona que te pidió el proyecto.

Paso 3: Reunir los recursos necesarios y recopilar sus comentarios

Es hora de reunir los recursos que se requerirán para facilitar el proyecto y recopilar aún más comentarios de estas personas.

Comienza acercándote a los gerentes de los miembros del equipo que crees que podrías necesitar en el proyecto, define el esfuerzo que se va a requerir de su parte y pídeles ayuda a ellos y a su equipo.

Si los miembros del equipo o sus gerentes aún no han oído hablar de tu proyecto, infórmale esto al patrocinador o solicitante del proyecto, para que puedan ayudarte a brindar más visibilidad y conciencia sobre el proyecto en toda la organización.

Al considerar qué miembros del equipo (y cuántos) necesitarás para lograr los objetivos del proyecto, revisa tu proyecto y los posibles entregables y determina qué tipo de equipo necesitarás. Verifica la disponibilidad y reserva tus recursos de manera provisional.

Cuando estés pensando en a quién contratar o involucrar para tu proyecto, no sólo te fijes en la disponibilidad. Realmente, debes pensar en las habilidades que necesitas para entregar tu proyecto con éxito. Piensa también en el cliente o en las partes interesadas: ¿cómo trabajarán con ellos los miembros de su equipo?

Elabora y aplica una lista de verificación con los siguientes aspectos cuando formes tu equipo:

1. Habilidades: qué tendrán que hacer.
2. Experiencia: en qué tendrán que haber trabajado antes.
3. Partes interesadas: cómo necesitarán comunicarse entre sí.
4. Disponibilidad: confirmar si tendrán tiempo para dedicar al proyecto.
5. Presupuesto: validar que puedes permitírtelo.

No hagas esto de forma aislada. Habla con los diferentes líderes de disciplina si los tienes y asegúrate de no hacer suposiciones por tu cuenta. Es mejor analizar el proyecto y los entregables junto con los líderes por adelantado, y así obtener su ayuda para definir los requisitos de los recursos.

En esa reunión, preséntales el proyecto, diles todo lo que sabes sobre el mismo y pídeles comentarios sobre cómo se pueden cumplir los objetivos, qué podría no ser factible y qué podría hacer tropezar al equipo.

Una vez más, es posible que te encuentres con mucha resistencia. Eso es normal. Escribe todas las consideraciones que los líderes mencionan, tanto positivas como negativas. Coloca esta información en un espacio accesible para todos y resume tus hallazgos al patrocinador del proyecto.

En este punto, es probable que tengas suficiente información para poder comenzar a construir un plan de proyecto de alto nivel.

Paso 4: Establezca expectativas realistas para el proyecto

Una vez que hayas recopilado los comentarios de todas las personas involucradas en el proyecto, es momento de establecer algunas expectativas sobre cómo irá todo, o al menos cómo comenzará.

Este paso requiere una cantidad significativa de negociación y documentación; puede considerarse como una planificación previa del proyecto.

Debes cumplir con los siguientes sub-pasos:

I. Definición de quién está involucrado y cuándo.

Aquí, describirás y definirás la participación de las partes interesadas. Ya sea que se trate del cliente o de las partes interesadas internas, es muy importante tener claro quién está haciendo las tareas, firmando los entregables o revisando y brindando comentarios.

II. Definición de entregables

En este punto del proyecto, tienes una idea general de cuáles son los entregables. Ahora es el momento de comenzar a definirlos mejor y poner algunos perímetros a tu alrededor para poder aceptarlos.

Toma la información que tienes y organiza una reunión interna para revisarla con tu equipo. Si el equipo aún no está disponible y necesitas avanzar con el establecimiento de los entregables, reúnete con los líderes de disciplina, ¡no los determines por tu cuenta!

Cuando revises los entregables con tu equipo, asegúrate de tener estas áreas en mente para revisar cada uno:

1. ¿Qué es?
2. ¿En qué formato estará?
3. ¿Serán necesarias rondas de revisiones y correcciones?
4. ¿Quién estará involucrado?
5. ¿Cuándo se debe entregar esto?
6. ¿Tiene dependencias de otros entregables?
7. ¿Cuáles son los criterios de cumplimiento?
8. ¿Cuáles son los criterios de calidad?

III. Presupuestos y tiempos

Ya con tu lista de entregables, ahora tienes un alcance bastante aproximado del proyecto, y debes poner tiempos y roles a todo esto.

Según el proceso, es posible que estés estimando en sprints o en fases con aprobaciones. Asegúrate de trabajar con el equipo en estos, para establecer los perímetros correctos.

IV. Medidas del éxito

No olvides que tu proyecto también necesita algún tipo de medición para que puedas revisar y comprender dónde funcionaron o no funcionaron las cosas, y qué tan exitosamente se entregaron.

Considere áreas como:

1. KPI principales, por ejemplo: aumento de visitantes a un sitio.
2. Satisfacción del cliente. 
3. Satisfacción del equipo.
4. Variación de tiempos.
5. Variación de presupuesto.

V. Riesgos

Es extremadamente importante realizar por adelantado la evaluación de los riesgos que podrían impedir que el proyecto se cumpla.

Crea un registro para resaltar los riesgos, las suposiciones, los problemas y las dependencias (registro RAID), y también analiza cómo se mitigarán.

Asegúrate de involucrar a tu equipo en este análisis. Una forma efectiva de hacerlo es realizar una sesión premortem en la que hagan una lluvia de ideas sobre las áreas de riesgo, ya que a menudo se presentan cosas en las que ni siquiera habías pensado.

Para terminar con la etapa de establecimiento de expectativas, publica los documentos en los que has estado trabajando en los pasos anteriores y asegúrate de que las personas del equipo que compartieron inquietudes las vean reflejadas como riesgos que tú y el equipo monitorearán y administrarán activamente.

Paso 5: Organiza tu equipo y herramientas previo al lanzamiento

I. Involucrar al equipo: Comenzar de la manera correcta.

Es bueno preceder a cualquier lanzamiento proyecto con el cliente con una sesión de lanzamiento interna. Esto ayuda a obtener la aceptación y participación del equipo desde el principio.

Verás que, al establecer los requisitos, la forma del equipo y los objetivos es mejor tener su participación. Cuando revisas todo esto con ellos por adelantado, se sentirán más incluidos e involucrados en la toma de decisiones y, por lo tanto, tendrán una impresión mucho más consciente y positiva del proyecto en su conjunto.

Al organizar esta reunión, prepara la agenda para asegurarte de que la reunión resulte útil y estén todas las personas adecuadas. Contempla analizar los antecedentes del proyecto, los objetivos y metas, y los requisitos que ya se hayan establecido. Algo que he encontrado útil es dejar espacio al final de la reunión para un foro, algo parecido a un taller para recopilar ideas del equipo.

Otras buenas áreas para discutir y plantear en esta reunión son:

1. ¿Cómo quiere trabajar el equipo?
2. ¿Cómo y cuándo debe el equipo obtener retroalimentación del cliente o de las partes interesadas?
3. ¿Cómo quiere el equipo comunicarse con el cliente o los comentarios de las partes interesadas?
4. ¿Qué reuniones periódicas debe tener el equipo internamente? ¿Cuándo deberían ser estos?
5. ¿Las actualizaciones deberían ser ad-hoc e informales, o más planificadas por adelantado?

Organizar esta reunión antes de que se complete el SoW (statement of work) puede ayudarte a incorporar las formas de trabajo propuestas por tu equipo en el documento, lo que lo hace mucho más relevante para la forma en que se ejecutará realmente el proyecto.

II. Configuración de las comunicaciones del proyecto

Como parte del inicio del proyecto, es útil definir cuándo y cómo se llevarán a cabo las comunicaciones con las partes interesadas. Revisa lo que consideres necesario para actualizaciones y reuniones con sus partes interesadas principales.

Si hay un líder de proyecto definido del lado del cliente, debes acordar con él con qué frecuencia se mantendrá actualizado el proyecto.

Enumera las actualizaciones del proyecto que consideres necesarias, luego completa quién y cuándo. Extiende esto a otros en el equipo e infórmales cuándo debería ser su participación.

III. Metodología

Esta es la vieja obsesión en la gestión de proyectos: ¿qué metodología seguir? Esto puede ya estar claro por cómo trabaja tu cliente, o por cómo está configurado tu equipo. Sin embargo, lo ideal es que revises el proyecto, los entregables y el equipo, y luego encuentres un proceso que se adapte a las necesidades.

Piensa en las siguientes cosas al considerar la metodología:

1. ¿Cuál es el tamaño de su proyecto?
2. ¿Qué tan fijos son el alcance, los tiempos y el presupuesto?
3. ¿Qué equipo tienes para trabajar en ello?
4. ¿Tienes un equipo de tiempo completo o se comparten con otros proyectos?
5. ¿Cómo funciona el cliente actualmente?
6. ¿Tendrá un líder de proyecto de cliente completamente invertido?

💡 Si deseas saber más sobre cómo elegir entre las diferentes
metodologías de desarrollo de software puedes leer este artículo.

IV. Herramientas

Otro aspecto importantísimo es si contarás con herramientas informáticas para supervisar, controlar y comunicar el proyecto.

Asegúrate de que cada persona involucrada en el proyecto está bien capacitada en el uso de esas herramientas.

Paso 6: ¡Lanzamiento!

El paso final en la fase de iniciación es reunir al equipo y celebrar una reunión formal de lanzamiento o kick-off. Este es un paso emocionante en el ciclo de vida de la gestión de proyectos y es una apuesta en el terreno para ti como líder del proyecto y para el equipo por lo que se están comprometiendo.

Actividades y temas para revisar en la reunión:

1. Presentación de todos los participantes del proyecto.
2. Funciones y responsabilidades.
3. Actores clave y tomadores de decisiones.
4. Objetivos, entregables e hitos del proyecto.
5. Suposiciones.
6. Riesgos del proyecto, tanto positivos como negativos.
7. Dependencias y restricciones del proyecto.
8. Horarios y otras consideraciones de cambio.
9. Costos y rendimiento esperado de la inversión.
10. Métricas.
11. Forma del equipo.

Avanza con seguridad en el inicio del proyecto

Con este inicio completo, estás bien encaminado hacia la entrega de resultados exitosos del proyecto. Ahora puedes cerrar la fase de inicio de la gestión de proyectos y pasar al siguiente paso en el flujo de trabajo descrito por el Project Management Institute (PMI): la fase de planificación.

También te recuerdo que existe una norma ISO para la administración exitosa de proyectos de software: la ISO 29110. Considérala en tu organización o equipo de proyecto si deseas adoptar las mejores prácticas y certificar todo tu proceso de gestión de proyectos.

La norma ISO 29110 fue diseñada para grupos o empresas de desarrollo de software de 25 personas o menos que desean ofrecer calidad competitiva a nivel global sin la infraestructura y complejidad de organizaciones con numeroso personal.

Con ISO 29110 ni el tamaño del proyecto ni del equipo son impedimento para el éxito.