Fases de la Gestión 3: Ejecución de un Proyecto

La fase de ejecución es el corazón palpitante de cualquier proyecto, donde las ideas se transforman en acción y los planes toman forma. Gestionar con eficiencia esta etapa es crucial para convertir las estrategias en resultados tangibles. Aquí es donde los equipos ponen en práctica sus habilidades, coordinando esfuerzos y recursos para alcanzar los objetivos establecidos.

En este artículo, exploraremos la importancia de una ejecución sólida y qué actividades debes realizar como project manager para lograrlo.

Cuando hablamos de una gestión de proyectos correcta, cada proyecto debe pasar por 5 fases en su ciclo de vida:

1. Inicio.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Seguimiento y control.
5. Cierre

En artículos anteriores hemos cubierto el inicio de un proyecto y el plan de proyecto y ahora es momento de poner manos a la obra en la fase de ejecución del proyecto.

Ya has hecho la parte difícil de entender tu proyecto, sabes lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo hay que hacerlo. Ahora que ya tienes los pasos predefinidos que ayudarán a su equipo a actualizar sus planes sigue la puesta en práctica del plan de trabajo.

Papel y actividades del project manager en la ejecución del proyecto

La fase de ejecución del proyecto suele ser la fase más larga del ciclo de vida del proyecto; y también la más exigente. 

En la fase de ejecución del proyecto:

1. Tu equipo lleva a cabo todas las actividades planificadas, construye entregables y los presenta a las partes interesadas del proyecto.
2. Tu enfoque, como gerente de proyecto, cambia a realizar y supervisar todas las actividades para crear entregables como se describieron en el plan del proyecto.
3. Deberás realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto y asegurarte de que los hitos y los entregables se ajusten al cronograma del proyecto.
4. Debes dar un paso atrás y dejar que tu equipo lleve a cabo el plan del proyecto.

En la gestión de proyectos, puede haber contratiempos en el camino, pero si los detectas desde el principio, es fácil corregir el rumbo. Por esta razón, la etapa de ejecución siempre ocurre simultáneamente con la siguiente fase: control y seguimiento del proyecto.

La mayoría de las actividades durante la fase de ejecución estarán a cargo de tu equipo de proyecto. Es una línea muy fina porque debes darle a tu equipo suficiente autonomía y al mismo tiempo cuidar de que todo salga según lo planeado.

En esencia, el director del proyecto tiene tres objetivos principales durante la fase de ejecución:

1. La gestión de personas.
2. Gestionar procesos.
3. Gestionar la comunicación.

También te recomiendo leer este artículo sobre los principales errores en la gestión de proyectos.

¿Qué logras cuando haces una ejecución eficiente?

Los beneficios de un proyecto bien ejecutado son tres:

1. El proyecto se puede completar a tiempo y dentro del presupuesto.
2. Se puede mantener la moral del equipo.
3. Las partes interesadas están satisfechas con el progreso general del proyecto.

Actividades durante la ejecución del proyecto

Dependiendo de la naturaleza del proyecto y de tus preferencias organizativas, decidirás la secuencia de actividades que se llevarán a cabo durante la fase de ejecución.

1. Ejecutar el alcance del proyecto.
2. Gestionar el trabajo del equipo.
3. Recomendar cambios y acciones correctivas.
4. Gestionar la comunicación del proyecto con las partes interesadas.
5. Realizar ejercicios de team building.
6. Celebre los hitos del proyecto y motive a los miembros del equipo.
7. Celebrar reuniones de revisión del estado para asegurarse de que todo esté según lo previsto.
8. Documentar todos los cambios al plan del proyecto.

Desafíos durante la ejecución de un proyecto

Existen seis obstáculos que las empresas deben identificar y solucionar para garantizar el éxito del proyecto.

1. Una falta de entendimiento común.
2. Patrocinadores no involucrados.
3. Desalineación con los objetivos y metas estratégicas del proyecto.
4. Procesos deficientes de gestión del cambio.
5. Gobierno corporativo ineficaz.
6. Mal liderazgo.

Productos generados durante la ejecución de un proyecto

A.      Entregables

Los entregables del proyecto son los resultados tangibles del proyecto. Deben ser revisados, probados y cumplir con los criterios de aceptación dados por los clientes.

B.     Solicitudes de cambio

Cuando las expectativas del cliente cambian o hay una desconexión entre la comprensión del equipo de los requisitos del cliente, se producen cambios en el alcance. Estos se documentan en las solicitudes de cambio, que luego se revisan y aprueban.

C.      Datos de rendimiento

La etapa de ejecución produce una gran cantidad de puntos de datos que puedes utilizar para optimizar el rendimiento de tu equipo. Puedes descubrir dónde pasa la mayor parte del tiempo tu equipo con la ayuda del panel del proyecto y cómo puedes reducir el tiempo y los costos.

D.     Registro de problemas

Siempre que haya errores, problemas o defectos, los debes documentar en el registro de problemas. Esto te ayudará a volver a los problemas y solucionarlos.

E.     Actualizaciones de documentación

Se documentará cualquier cambio en los documentos creados durante la fase de planificación, como el alcance y el cronograma del proyecto.

Apoyos y buenas prácticas en la ejecución de un proyecto

Herramientas de gestión

Contar con la herramienta de gestión de proyectos adecuada tendrá un impacto importante en el día a día de tu equipo. Las herramientas más efectivas proporcionan una comprensión detallada del estado del trabajo y minimizan la necesidad de un seguimiento manual del tiempo durante la fase de ejecución. Además, también ofrecen la capacidad de generar informes personalizados de manera accesible.

El software de gestión de proyectos idóneo es aquel que mejora la eficiencia y es fácil de usar para todos en tu equipo.

Delegación eficaz (facultar al equipo)

Delegar tareas no significa dejar de lado todos los aspectos del proyecto y empezar a depender de los miembros del equipo. En cambio, significa que capacitas a tu equipo y generas su confianza haciéndolos responsables de una pequeña parte del proyecto. Puede ser una tarea repetitiva o algo en lo que creas que un miembro en particular es mejor.

Capacitación para la toma de decisiones

Un entorno "empoderador" es un motivador suficiente para los miembros del equipo que los anima a ir más allá. Bríndales suficiente autoridad para tomar decisiones y tomar las medidas necesarias para cumplir el plan.

Mejora continua

Es una buena práctica involucrar al equipo en la toma de algunas decisiones. Incluso si sugieren un enfoque diferente al que tenías en mente, aprecia sus comentarios y se lo suficientemente flexible como para aceptar mejoras y sugerencias. Esto servirá como un buen motivador y hará que el equipo se sienta valorado y reconocidas sus contribuciones.

Comunicación constante

Es responsabilidad del director del proyecto mantener consistentemente una colaboración efectiva del equipo del proyecto con las partes interesadas del proyecto. Debes compartir el progreso del proyecto con todas las partes interesadas a lo largo de esta fase con frecuencia.

Medición sistemática

No hay manera de saber si estás manteniendo el rumbo si no estás midiendo el progreso del proyecto. El proceso de planificación de tu proyecto incluyó el establecimiento de objetivos mensurables y KPI (indicadores clave de rendimiento) del proyecto. Aquí es donde todo el esfuerzo que pones en la documentación resulta útil. 

Durante la fase de ejecución, los riesgos pueden materializarse. Al evaluar continuamente los riesgos, equipa a tu equipo con contingencias para construir una estrategia de gestión de riesgos del proyecto y evitar que el proyecto fracase.  

Control continuo del alcance

Casi todos los proyectos sufren de un monstruo desagradable llamado Scope Creep. Es cuando el proyecto lentamente crece fuera de su control y más allá del alcance original del proyecto.

Ahora bien, no puedes ni debes evitar todas las solicitudes de cambio. La mayoría de los proyectos requieren que repitas y te adaptes al cambio. Las condiciones del mercado, las necesidades de los clientes y las prioridades de la organización pueden cambiar y es necesario abordarlas.

Es tiempo de poner manos a la obra

Lo que bien empieza, bien acaba. Dice un refrán chino, muy cierto.

Es importante que durante la ejecución de tu proyecto tomes en cuenta las recomendaciones que te he comentado y por último, te invito a conocer la norma ISO 29110 que está específicamente destinada a control de proyectos de software en pequeñas empresas o CMMI Desarrollo que es un marco de trabajo más global y que te pueden ayudar muchísimo a lograr que tus proyectos sean exitosos.