Empresas de TI: 10 Claves para la Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad del Producto

¿Cómo puede una empresa de desarrollo de software garantizar la entrega de productos de alta calidad en un mercado tan dinámico y competitivo? La respuesta radica en la implementación efectiva de un Sistema de Gestión de Calidad del Producto.

Si buscas mejorar la excelencia de tus proyectos de desarrollo o estás considerando la implementación de una norma o modelo como CMMI Desarrollo o ISO 29110 para obtener una certificación, este artículo será una guía esencial.

Te explicaré no solo qué implica un Sistema de Gestión de Calidad del Producto, sino que también te daré 10 recomendaciones clave para asegurar una implementación exitosa.

¿Qué encontrarás en este artículo?

⏱ Tiempo de lectura: 6 minutos

• ¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad del Producto?
• Recomendaciones para una implementación exitosa
  • 1. Participación del director general
  • 2. Organizar la comunicación y la colaboración entre áreas
  • 3. Brindar todos los recursos necesarios para la implementación
  • 4. Comenzar con la estrategia de la organización
  • 5. Desarrollar un plan de mediciones
  • 6. Visualizar la implementación como una nueva y más eficiente forma de trabajo
  • 7. Desarrollar un plan de capacitación continua
  • 8. Poner a prueba el SGCP de inmediato
  • 9. Asegurar la documentación efectiva
  • 10. Adoptar un enfoque de mejora continua
• Acompañamiento para implementar un SGCP y obtener una certificación

¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad del Producto (SGCP)?

Es un conjunto estructurado de procesos, políticas, procedimientos y recursos utilizados por una organización para dirigir y controlar las actividades relacionadas con la gestión de la calidad en productos.

Mientras que un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) genérico sigue los principios  definidos por la ISO 9001, un Sistema de Gestión de Calidad del producto (SGCP) se centra en proyectos donde el resultado final es un producto o una solución de software.

En empresas de desarrollo de software, el SGCP se enfoca en garantizar que las soluciones de software desarrolladas cumplan con los requisitos del cliente mediante la implementación de procesos específicos sobre gestión de proyectos, calidad en el desarrollo de software, auditorías internas, mejora continua, entre otros.

La implementación de buenas prácticas de desarrollo de productos de software ya sea conforme al modelo CMMI Desarrollo o ISO 29110, conduce a la creación de un SGCP. Pero no por eso todos los SGCP son iguales: en el diseño del sistema, se considera la forma de trabajo de cada organización y la metodología de desarrollo de software adaptada en la misma.

Para logar una buena implementación del SGCP en las empresas de desarrollo es crucial tener un plan bien estructurado y detallado para la implementación (que puede elaborarse al interior de la organización o bien buscarse un acompañamiento externo especializado), pero eso no lo es todo.

Por eso aquí te comparto 10 claves para asegurar una implementación exitosa de tu SGCP:

1. Asegurar la participación del director general

Que el director general tenga un papel activo en la implementación del SGCP asegura que los objetivos y políticas estén alineados con la visión y estrategia de la empresa, integrándose de manera efectiva en todos los aspectos de la operación.

Su compromiso y entusiasmo motiva al personal a participar a conciencia en el proceso de mejora continua y a adoptar una cultura de calidad en toda la empresa. Su liderazgo envía un mensaje a todos los niveles de la empresa de que la calidad es una prioridad estratégica y que el SGCP es una iniciativa respaldada por la alta dirección.

2. Organizar la comunicación y la colaboración entre áreas

La comunicación efectiva es clave para una implementación exitosa. Y es que durante todo el proyecto será necesaria una frecuente colaboración entre diferentes departamentos, que incluso pueden no haber trabajado en conjunto anteriormente.

Por esa razón, es necesario establecer un comité de mejora para el diseño y mantenimiento del SGCP. Su principal responsabilidad será la de involucrar a las personas de diversas áreas, departamentos, niveles y líderes de prácticas en el diseño de los procesos.

Hay tres aspectos que todo proyecto debe tener bien claro sobre su SGCP:

• Los objetivos por alcanzar: Es esencial comunicar de manera precisa cuáles son los objetivos del SGCP y cómo se alinean con los objetivos de negocio de la organización. Esto garantiza que todos los miembros del equipo comprendan la importancia del SGCP.
• Los beneficios que traerá: Destacar los beneficios que se obtendrán con su implementación, como son la satisfacción del cliente y la mejora de la calidad, ayuda a motivar al personal y generar mayor compromiso.
• Los cambios que implicará: Por último, es importante comunicar de manera transparente qué cambios se van a realizar, por qué son necesarios y cómo afectarán a los empleados en sus funciones diarias.

Además, tendrás mejores resultados si mantienes una comunicación activa sobre el avance de la implementación hacia el interior de la organización con la finalidad de reconocer los logros alcanzados y mantener la motivación.

3. Brindar todos los recursos necesarios para la implementación

Lógicamente, la implementación de un SGCP requiere diversos tipos de recursos, pero en esta ocasión me enfocaré en 3 que son comúnmente subestimados y que a ti te conviene ponerles la atención necesaria para el éxito de tu proyecto:

Contemplar tiempo y esfuerzo adicional en la fase de diseño del SGCP

Es importante tener en cuenta, y así planearlo, que la implementación de un SGCP implica un esfuerzo adicional a las actividades del día a día, principalmente en la fase de diseño, en el que se definen los documentos que conformarán el sistema.

Aunque como parte del acompañamiento que ofrecemos en Innevo se proporcionan documentos diseñados que abordan los principales retos y necesidades de las empresas de desarrollo de software, estos requieren un grado de personalización, ya que ninguna empresa es igual a otra.

Asignar un responsable de procesos

Esta persona, que forma parte del comité, tendrá entre sus responsabilidades:

1. Verificar que los procesos documentados contribuyan al logro de los objetivos de negocio.
2. Comunicar la existencia y modificaciones de los procesos al resto de la organización.
3. Mantener actualizado el repositorio del sistema de gestión de calidad del producto.
4. Responder a las consultas de los colaboradores relacionadas con los procesos documentados.

Con una persona asignada para esto, el resto del comité puede enfocarse en trabajar en equipo para desarrollar los procesos, llevarlos a la práctica y proponer adecuaciones y mejoras al sistema de forma más creativa y efectiva.

Recopilar y tener acceso a las herramientas de trabajo existentes

En la implementación no deben existir documentos simplemente “por existir”, sino que cada uno de ellos cumple una función específica y debe ser relevante para llevar a cabo las tareas de la organización y agregar valor.

Por eso, al realizar una implementación es muy útil identificar las herramientas vigentes, es decir qué procesos, documentos y herramientas tecnológicas ya se utilizan en la organización para gestionar los proyectos y su calidad.

Son recursos valiosos pues se pueden adaptar o actualizar para cumplir con las buenas prácticas de la norma o modelo, por lo que tenerlos recopilados y accesibles agilizará la implementación.

4. Comenzar con la estrategia de la organización

Tener clara y oficialmente definida la estrategia de la organización es fundamental para garantizar la alineación del proyecto, la correcta asignación de recursos, y la comprensión de los requisitos y expectativas del SGCP.

Esto conduce a la definición de un plan estratégico, tan importante en una empresa de desarrollo como lo es en cualquier otra. Para más información sobre esto, lee nuestro artículo sobre Planificación Estratégica.

5. Desarrollar un plan de mediciones

Sin medición es imposible evaluar el desempeño de los proyectos, identificar oportunidades de mejora, tomar decisiones informadas y revisar el progreso de los objetivos de negocio.

Definir las métricas más relevantes y contar con tableros de control para visualizar el desempeño de forma estandarizada, clara y concisa en todos los proyectos de desarrollo le brindará a la empresa y a los equipos un mayor control, dirección y empoderamiento sobre sus resultados.

6. Visualizar la implementación como una nueva y más eficiente forma de trabajo

Es común que la iniciativa de implementar una norma o modelo provenga de la necesidad de obtener una certificación para acceder a nuevas oportunidades de negocio o como requisito para una licitación o por parte de un cliente.

Adoptar y comunicar un enfoque de que el SGCP es una forma más eficiente de trabajar facilita la gestión de la resistencia al cambio, pues al seguir sus procesos documentados, basados en modelos como CMMI Desarrollo o ISO 29110, se avanza de manera orgánica hacia la certificación en el modelo o norma deseada.

7. Desarrollar un plan de capacitación continua

No está de más decir que la capacitación continua del personal es esencial para mantener y mejorar constantemente las habilidades y conocimientos de los empleados, lo que contribuye al éxito y la eficacia del SGCP en el corto, mediano y largo plazo.

8. Poner a prueba el SGCP de inmediato

La mejor forma de garantizar que el SGCP sea funcional y traiga los beneficios esperados es probar los procesos y documentos en proyectos reales tan pronto como sean elaborados y obtener retroalimentación frecuente, que será la fuente de la mejora.

9. Asegurar una documentación efectiva

Es crucial que la documentación se adapte a las necesidades específicas de la organización, se mantenga actualizada y esté accesible para todos los miembros del equipo. Esto garantiza que los procesos sean la referencia clara y precisa para las actividades realizadas por cada colaborador.

10. Adoptar un enfoque de mejora continua

Contar con un proceso de gestión de mejora es esencial. Esto no solo permite controlar los cambios en los procesos de la organización, sino que también fomenta la innovación y mantiene actualizado el SGCP.

Las organizaciones que adoptan este enfoque de mejora continua tienden a ser más competitivas. Al mantenerse ágiles, flexibles y centradas en la innovación y la calidad, estas organizaciones pueden adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes de su mercado y mantener una ventaja sobre sus competidores.

Acompañamiento para implementar un SGCP y obtener una certificación

Lograr una implementación exitosa es más fácil con el acompañamiento de especialistas en la implementación de las normas en empresas de desarrollo de software y de tecnologías de la información, más aún si cuentan con un plan ya estructurado y probado.

En Innevo, te brindamos un programa de acompañamiento personalizado, ágil y sencillo que guiará a tu comité de mejora paso a paso en el desarrollo e implementación de tu SGCP y que te garantizará la certificación en la norma o modelo que requieras.