En la gestión de proyectos de TI, la planificación efectiva es esencial para el éxito. El Método de la Ruta Crítica es una herramienta valiosa para lograr una gestión de proyectos efectiva. En este artículo, exploraremos la aplicación del Método de la Ruta Crítica en proyectos de TI para identificar actividades críticas, optimizar recursos, reducir costos y garantizar el éxito del proyecto.
Introducción al Método de la Ruta Crítica
Es común que cuando se plantea un proyecto lo primero que se establezca es la fecha de finalización, grave error, pero aun así demasiado frecuente. Luego, ya con la fecha establecida se comienza a detallar el plan de trabajo que se considera necesario para cumplir con los objetivos del proyecto, siendo esto un segundo error. Para finalmente dedicar el tiempo que sobre a la comprensión cabal de los requerimientos.
Debido a esta costumbre de "iniciar por el final" la mayoría de nuestros proyectos, es que luego resulta que el tiempo marcado para realizarlo casi siempre es insuficiente.
Si no se hace un análisis profundo para evaluar si hay actividades que se puedan realizar simultáneamente para aprovechar mejor el tiempo, lo más probable es que no se termine en la fecha establecida, que de por sí no fue analizada racionalmente como para tener claro que dicha fecha es la adecuada y aun cuando no sea la deseada, es la que es realmente posible.
Desgraciadamente, en muchos casos ese análisis se omite, y al contrario de lo ideal se presiona al grupo de proyecto para que confirme la fecha deseada, ya que se evita dar malas noticias que frustren los deseos de la alta dirección, un tercer error.
Si este es tu caso, en el Método de la Ruta Crítica puedes encontrar una solución ya que precisamente, este método busca identificar las fechas simultáneas posibles para ahorrar tiempo en el proyecto.
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Qué es el Método de la Ruta Crítica (CPM)
El Método de la Ruta Crítica (CPM por sus siglas en inglés: Critical Path Metohd), es una técnica de gestión de proyectos ampliamente utilizada que ayuda a planificar y programar proyectos complejos. Se utiliza para identificar la ruta más corta posible de un proyecto y que determina el tiempo mínimo de finalización.
Lo primero que se debe hacer es identificar las actividades “críticas” del proyecto, que son aquellas que deben concluirse en el plazo especificado para que el proyecto se complete a tiempo y luego determinar la secuencia o simultaneidad que pueden tener.
Por ejemplo, si se quiere construir una casa en el menor tiempo posible, la ruta crítica incluiría actividades como primero construir los cimientos, luego construir las paredes y simultáneamente una vez concluida la primera pared trabajar en la construcción de su techo, una vez terminado el techo trabajar en las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias y demás en paredes y pisos. De esta forma el arquitecto puede determinar que actividades pueden ser simultáneas o secuenciales para construir la casa en el menor tiempo posible.
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Cómo aplicar el Método de la Ruta Crítica
Lo primero que se debe hacer es determinar las dependencias entre diferentes actividades y la cantidad de tiempo requerido para completar cada actividad.
Lo segundo en analizar qué actividades son necesariamente secuenciales y por lo tanto establecer el orden que deben tener.
El tercer paso es determinar qué actividades se pueden hacer simultáneamente a qué actividad secuencial y así determinar que actividades se van a realizar en las mismas fechas del plan de trabajo.
Para lograr la ruta crítica es necesario conocer la cantidad de tiempo de "flotación" u "holgura" disponible en el cronograma, es decir determinar las actividades que pueden realizarse simultáneamente ya que esas son tiempo de flotación que al ejecutarse a la par que las actividades secuenciales permiten que ese tiempo, el de la actividad simultánea, no se sume al plazo del proyecto, dando márgenes de planeación al gerente.
En términos simples te sugiero que hagas lo siguiente para aplicar el método:
- Enumera todas las actividades del proyecto, incluidas sus duraciones y dependencias.
- Dibuja un diagrama de red para representar las dependencias entre las actividades.
- Determina fecha de inicio más temprana (EST: Earliest Start Time) y la fecha de finalización más temprana (EFT: Earliest Finish Time), para cada actividad trabajando hacia adelante a través de tu diagrama de red.
- Determina la última fecha de inicio (LST: Latest Start Time) y la última fecha de finalización (LFT: Latest Finish Time) para cada actividad trabajando hacia atrás a través del diagrama de red.
- Identifica las actividades que tienen flotación cero (LST = EST) o flotación negativa (LST < EST). Estas actividades están en el camino crítico.
- Una vez que lo has hecho para las actividades “extremas” del proyecto lo debes hacer para las actividades “internas” en decir para las que quedaron después de la primera y antes de la última, cumpliendo los siguientes pasos:
- Hora de inicio más temprana posible (EST: Earliest Start Time), que la hora más temprana en que puede comenzar una actividad, teniendo en cuenta las actividades anteriores y sus duraciones.
- Última hora de inicio (LST: Latest Start Time), que la última fecha en que una actividad puede comenzar sin retrasar el proyecto.
- Hora de finalización más temprana (EFT: Earliest Finish Time), que es la fecha más temprana posible en que se puede completar una actividad, teniendo en cuenta las actividades anteriores y sus duraciones.
- Última hora de finalización (LFT: Latest Finish Time), que la última fecha en que se puede completar una actividad sin retrasar el proyecto
- Determinar la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar el proyecto (float o slack) que ya te había comentado, es decir los tiempos de flotación u holgura.
- Determinación de la ruta crítica, que es la secuencia de actividades que determina el tiempo mínimo de finalización del proyecto.
De manera tal que un diagrama de ruta crítica te podría quedar algo parecido a lo siguiente:
En dónde la ruta crítica de este proyecto es de 155 días, es decir el menor plazo posible de realización de este proyecto es de 155 días de trabajo, la mayor cantidad de actividades simultáneas es 3 (las actividades 6, 7 y 8) y hay una sola actividad sin simultaneidad, la 11.
Sobre el Método de la Ruta Crítica
El Método de la Ruta Crítica fue desarrollado por primera vez por Morgan R. Walker de DuPont y James E. Kelley Jr. de Remington Rand a fines de la década de 1950.
Estaban buscando una manera de administrar los complicados proyectos de construcción que estaban emprendiendo, por lo que desarrollaron el CPM como una herramienta para ayudar con esto.
Si deseas conocer más a fondo su planteamiento puedes consultar la siguiente liga: Critical Path Method - an overview | ScienceDirect Topics
El método rápidamente ganó popularidad y pronto fue adoptado por muchas empresas e industrias. Hoy en día, el CPM es ampliamente utilizado en la gestión de proyectos y se considera una herramienta esencial para planificar y programar proyectos complicados.
Cuando usar el Método de la Ruta Crítica
La Ruta Crítica es una herramienta eficaz para planificar y programar proyectos complicados. ¿Pero qué significa "complicados"? Proyectos que tengan alguna o todas las características siguientes (están listadas por importancia):
- Participación del cliente en la fase de pruebas operativas de los requerimientos.
- Participación de proveedores o terceros.
- Participación de personal ubicado en instalaciones geográficamente dispersas.
- Participación de personal ubicado en diversos usos horarios.
- Participación de personal con diferentes idiomas nativos.
- Exigencia de terminar el proyecto en el menor plazo posible.
El CPM es generalmente menos efectivo para proyectos simples con sólo unas pocas actividades, o proyectos donde las actividades no dependen estrechamente unas de otras. El método tampoco es adecuado para proyectos que tienen baja previsibilidad y requieren flexibilidad, ya que la ruta crítica se basa en dependencias y duraciones predeterminadas.
Cuando requieres mayor flexibilidad es mejor elegir otra metodología de gestión de proyectos, como la Metodología Scrum.
Conclusiones
Si el desarrollo de tu proyecto tiene un alto número de dependencias, este método te será útil para que tú y tu equipo comprendan mejor las dependencias críticas y la relación entre ellas.
Iniciar un proyecto en el que lo único conocido es la fecha de finalización no es lo mejor pero aun así el acto de planificar puede salvar tu reputación como gerente o líder de proyecto y si esta planificación te da espacio para encontrar todos los factores críticos y los espacios de tiempo flotante aumentarás la probabilidad de éxito y disminuirás el estrés en tu grupo de trabajo.