Fases de la Gestión 4: Seguimiento y Control de un Proyecto

En el mundo de la gestión de proyectos, una cosa es segura: ningún proyecto está exento de desafíos. En el trayecto hacia la realización de cualquier empresa, siempre surgirán inconvenientes, contratiempos, errores y, a menudo, cambios inesperados. Estos elementos, lejos de ser excepciones, son una parte natural del proceso. Es aquí donde radica la importancia del seguimiento y control del proyecto.

Cuando hablamos de una gestión de proyectos correcta, cada proyecto debe pasar por 5 fases en su ciclo de vida:

1. Inicio.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Seguimiento y control.
5. Cierre.

Ahora que estamos ejecutando nuestro proyecto, no debemos descuidarlo. Hacer un seguimiento y control correctos es como tener una brújula que nos permite mantener el rumbo en medio de las turbulencias y garantizar que nuestros esfuerzos se traduzcan en resultados exitosos.

¿Qué es el seguimiento y control?

La etapa de Seguimiento y Control de un proyecto se trata principalmente de medir el desempeño y la progresión del proyecto de acuerdo con el plan.

El seguimiento y control se hacen para revisar si hay alguna variación en el alcance o si el proceso de control de cambios se está llevando a cabo correctamente para manejar las modificaciones en los requisitos del proyecto sin poner en riesgo el alcance.

Esta etapa es muy activa, así que esfuérzate por participar con toda motivación para asegurarte de que tú y tu equipo mantengan el rumbo y el ritmo de trabajo.

También debes tomar en cuenta que esta fase es “omnipresente”. Se da durante toda la vida del proyecto en especial durante la fase de ejecución.

¿Por qué es importante monitorear constantemente los proyectos?

Cumplir con los plazos no es la única consideración cuando se trata de gestión de proyectos. La forma en que logres tus objetivos dentro de los plazos es igualmente importante. El seguimiento y el control son simplemente la herramienta más eficaz para medir el rendimiento real y tomar decisiones informadas para garantizar los estándares de calidad que tu proyecto exige.

Con información actualizada, puedes tomar acciones decisivas y correctivas para evitar cualquier crisis y estar al tanto de cualquier riesgo potencial que pueda surgir durante la realización del trabajo.

Esto sucede a través de actualizaciones de estado y supervisión de las actividades del proyecto que te permitirán lograr un equilibrio entre tiempo, costo, calidad y presupuesto.

Factores que más influyen en el fracaso de los proyectos

Para evitar el fracaso del proyecto, debes evaluar permanentemente los 10 factores que más influyen para que los proyectos fracasen:

1. Falta de preparación.
2. Documentación y seguimiento inadecuados.
3. Liderazgo deficiente.
4. Falta de definición de parámetros y de aplicación de estos.
5. Gestores de proyecto inexpertos.
6. Estimaciones de costes imprecisas.
7. Comunicación deficiente entre los equipos.
8. Cultura y ética enfrentadas.
9. Mala planificación de recursos.
10. Falta de atención a las señales de alarma.

Es durante esta fase de seguimiento y control cuando debes comparar el rendimiento proyectado que se indicó en el documento de planificación contra el rendimiento real de tu equipo. Si identificas áreas donde las cosas no coinciden, de inmediato dedica tiempo para hacer ajustes.

A medida que realices estas pequeñas correcciones a lo largo del camino, podrás evitar que se produzcan interrupciones más importantes en los hitos y plazos y mantener el proyecto en la dirección deseada.

También te recomiendo leer nuestro artículo sobre los 5 Grandes Errores en la Gestión de Proyectos Ágiles.

Claves para un seguimiento y control de proyecto efectivos

Hay varias formas para monitorear tu proyecto, pero lo importante es entender que es un proceso de mejora continua que requiere principalmente estar atento tanto a los informes de progreso como al nivel de compromiso de las partes interesadas.

Usando las herramientas adecuadas

La mejor manera de implementar técnicas de seguimiento y control de proyectos es hacerlo desde de las primeras etapas y utilizando herramientas de gestión de proyectos como Análisis del Valor Ganado (EVA), Revisión y Evaluación de Proyectos (PERT) o Diagramas de Gantt.

Pero en las etapas posteriores, el software de gestión de proyectos puede ayudarte a establecer hitos y a mantener a todas las partes interesadas en sintonía sin complicar abiertamente el proceso. La colaboración en proyectos y la comunicación segura en la gestión de estos también te pueden marcar el camino hacia un seguimiento y control eficaz.

Reuniones con las partes interesadas

La finalización de un proyecto y su éxito no es trabajo de una sola persona. Si no mantienes actualizado a tu personal y a todas las demás partes interesadas relevantes del proyecto con los nuevos desarrollos, encontrarás un equipo que simplemente no sabe lo suficiente para rendir al máximo. De manera similar, si tú, como gerente de proyecto, no estás al tanto de los desarrollos reales de este, entonces es probable que tu planificación simplemente no refleje la realidad.

Las reuniones con el personal y las partes interesadas involucradas te permitirán identificar puntos ciegos y comprender el progreso del proyecto y además es una manera rápida y efectiva de monitorear y controlar el alcance proyectado.

Configurar los parámetros del proyecto

Es difícil, casi imposible y poco recomendable microgestionar todos los aspectos de un proyecto. Lo que sí debes hacer es evaluar con frecuencia los avances para comprender cuándo es necesario intervenir ya sea tomando alguna decisión, adquiriendo alguna herramienta, implementando alguna capacitación o cualquier otra cosa que te permita reencausar el proyecto lo más rápido posible.

Configurar el monitoreo de los hitos del proyecto con la ayuda de herramientas como CPM (Critical Path Method o Método de la Ruta Crítica) o diagramas de Gantt pueden ayudarte a establecer metas desde las cuales puedas monitorear el progreso general del proyecto.

Gestionar el flujo del alcance

La variación del alcance puede ser un gran desafío que, si no manejas con rapidez y agilidad, puedes provocar retrasos, calidad del trabajo insatisfactoria, falta de coordinación o costos altos. Como gerente de proyecto, debes monitorear desde dónde y quién solicita los cambios. Y lo más importante, encuentra la causa subyacente del exceso de solicitudes de cambio. Lo más dañino de un proyecto es la inclusión de cambios constantes, aparte de que pueden demandar nuevas capacidades en el equipo de trabajo o entregables adicionales, también puede implicar costos adicionales o postergación de fechas.

Si tienes cambios constantes durante la ejecución del proyecto lo más probable es que la primera fase fue muy defectuosa.

Ser flexible

No tiene sentido monitorear un proyecto si no estás dispuesto a realizar modificaciones en las actividades de este. Estos cambios pueden ser insignificantes o, según las circunstancias, podrían obligarte a volver a planificar todo el proyecto. En cualquiera de estos casos, el objetivo principal es realizar el proyecto y las tareas de la manera más efectiva posible. Claro, lo que va a suceder es que probablemente fechas y costos tengan que cambiar de acuerdo con los datos iniciales, el costo será más alto y el plazo más largo.

Mantén tu proyecto en la trayectoria correcta con modelos de calidad y gestión

Existen diferentes modelos de trabajo para llevar a cabo proyectos de desarrollo de software de alta calidad y con una gestión efectiva. Los dos más exitosos son CMMI Desarrollo e ISO 29110.

Ambos se centran en la buena gestión de proyectos y ofrecen un sistema de certificación que garantiza a tus clientes que tu empresa sigue prácticas internacionales sólidas en la administración de proyectos.

Aunque contar con un PMP (Project Management Professional) puede ayudar a mejorar la gestión de proyectos en tu empresa, esta certificación es individual y solo asegura que el gerente del proyecto sigue prácticas adecuadas. ¿Pero qué sucede con el resto del equipo?

Un modelo de trabajo recomienda y evalúa prácticas que se aplican a todo el equipo, dependiendo de sus roles dentro del proyecto. Por lo tanto, cuando tu empresa se certifica en alguna de estas normas mencionadas, estás certificando no solo a una persona, sino a todo el grupo de trabajo en tus proyectos.

En Innevo te apoyamos con la implementación de modelos como CMMI Desarrollo e ISO 29110 con nuestro Plan de Acompañamiento probado, ágil y sencillo que guía a tu equipo para definir e integrar las mejores prácticas para una gestión efectiva, mayor productividad y rendimiento de costos, además de garantizar el cumplimiento de requisitos para obtener la certificación.