Cómo Mantener la Disponibilidad de la Información en tu Empresa

Asegura la disponibilidad de la información en tu organización. Guía sobre los desafíos y problemas comunes y soluciones prácticas.


En este artículo, abordaremos la importancia de la disponibilidad de la información en el ámbito empresarial, especialmente para las empresas de servicios.

Exploraremos los desafíos comunes que enfrentan y proporcionaremos una lista de medidas y soluciones prácticas para garantizar la disponibilidad de la información.

 

Los Pilares de la Seguridad de la Información

La seguridad de la información se basa en tres pilares fundamentales: confidencialidad, disponibilidad e integridad. Estos elementos son esenciales para garantizar la protección adecuada de los datos tanto físicos como digitales. 

Entender su importancia y cómo protegerlos adecuadamente es vital para las empresas, en especial en un mundo digital cada vez más interconectado.

En este artículo abordaremos el segundo pilar: la disponibilidad de la información.

Qué es disponibilidad de la información

Son todas las políticas, procesos, procedimientos y actividades que realiza una empresa para asegurarse de que todos sus datos relacionados con el negocio estén disponibles para la organización, los socios o los usuarios finales en cualquier momento del día, cuando y donde sea necesario.

Las empresas deben poder funcionar sin interrupciones con disponibilidad de datos 24/7. La accesibilidad a los datos y la continuidad del suministro de información son componentes clave de su disponibilidad. Los datos inaccesibles son comparables a no tener datos o tener datos inexactos. Si una empresa no puede acceder fácilmente a sus datos, no puede funcionar de manera eficiente.

Para evitar la siempre presente posibilidad de interrupciones técnicas en la disponibilidad de la información, las empresas deben diseñar un sistema de gestión de datos sólido que pueda solucionar posibles problemas, sin obstaculizar el flujo de estos.

Si los datos están comprometidos, son inaccesibles, faltan o están incompletos, pueden afectar negativamente a una organización y a sus partes interesadas.

Ejecutivos trabajando con la información en su empresa en diferentes dispositivos

Aprende más sobre los otros pilares de la seguridad de la información:

Por qué es importante la disponibilidad de la información

La inaccesibilidad de los datos puede tener consecuencias negativas en diferentes aspectos de una empresa. Esto dependerá del tipo de negocio, de los datos en los que se basa y de cómo los utilizan los clientes. Si los datos no están disponibles o son difíciles de acceder, el impacto puede ser significativo y desfavorable.

Cuidar la reputación y competitividad

La disponibilidad de datos es fundamental para la reputación de una organización con los clientes.

Por ejemplo, si los clientes no pueden acceder a sus datos en línea (como un portal para pagar facturas o el historial de compras), es probable que se frustren y pierdan la confianza. Pueden acudir a un competidor que puede ofrecer mejores servicios o experiencias. ¿Qué tenemos como consecuencia? La pérdida de participación de mercado y pérdida de competitividad.

Sin datos precisos y de alta calidad, tu empresa no puede beneficiarse de las posibles oportunidades de datos que le permitan responder ágilmente a las demandas del mercado.

Proteger las finanzas y operaciones

Cada minuto que los datos no están disponibles, las empresas pueden perder clientes potenciales y reputación, lo que a su vez puede afectarlas financieramente.

Además, sufrirá de ineficiencia operativa, ya que el personal puede tener dificultades para realizar su trabajo sin acceso a la información que requiere.

Cumplir con los requerimientos legales

Incluso debido a las leyes gubernamentales de protección de la información pueden existir consecuencias legales y financieras por la falta de datos disponibles.

Las organizaciones deben cumplir con las obligaciones de cumplimiento, que requieren protocolos completos de seguridad, almacenamiento, transferencia y manejo de datos.

Para las empresas que manejan pagos con tarjeta, datos confidenciales de clientes o procesamiento financiero además hay estrictas regulaciones y leyes de disponibilidad y seguridad de la información que aplican exclusivamente a su sector.

Por lo tanto, la disponibilidad de la información es crítica y debe ser prioridad para cualquier negocio el evitar que este se paralice al no poder acceder a su información cuando la necesita.

Lee también cómo Hacer tu Política de Seguridad de la Información.

Agente atendiendo a los clientes y utilizando la información disponible

Qué puede afectar la disponibilidad de la información

Existen varios desafíos y problemas comunes que pueden afectar la disponibilidad de la información almacenada en medios digitales. Veamos los más relevantes:

Errores en el servidor de alojamiento

Si el servidor que aloja los datos se bloquea o falla, los datos no están disponibles o son inaccesibles. Los dispositivos de almacenamiento físico pueden fallar, lo que provoca que los datos no estén disponibles. Tu empresa debe tener esto en cuenta al elegir entre sistemas de alojamiento propio o un proveedor externo.

Falla o caída de la red

Si la red de tu empresa falla, ya no podrá acceder a sus datos, por lo que siempre debes asegurarte de utilizar las mejores opciones de red y redundancia disponibles.

Mala calidad de datos

Si los datos son inconsistentes, incompletos o redundantes, pueden ser inútiles. Debes asegurarte de que todos tus datos están actualizados. 

Problemas de compatibilidad

Los datos que son fácilmente accesibles y utilizables en una plataforma pueden no funcionar en otra. Te recomiendo que pruebes tu información en diferentes plataformas antes de tomar cualquier decisión de cambio tecnológico.

Es recomendable que consideres la instalación de un sistema de alerta para monitorear las interfaces de los programas de aplicaciones y avisar si los cambios de software o las correcciones de errores causarán fallas en tus sistemas.

Nueva llamada a la acción

Alertas de seguridad

Siempre existe la posibilidad de que diferentes tipos de ataques informáticos como el ransomware o el malware ataquen una unidad de almacenamiento de datos y provoquen una brecha de seguridad. El monitoreo constante de las alertas y advertencias de seguridad es imprescindible, al igual que la presencia de firewalls y software antivirus fuertes y efectivos. Las empresas deben ser conscientes de que una aplicación puede funcionar perfectamente mientras se roban datos o propiedad intelectual en segundo plano.

Por lo tanto, debes saber que tu empresa necesita procesos de seguridad estrictos, como los proporcionados por la norma ISO 27001, así como un sistema de alerta que para que actúes rápidamente si detectas una infracción.

Conoce Qué es ISO 27001.

Lentitud en la recuperación o intercambio de datos

El intercambio lento de la información puede ser causado por conexiones inactivas, configuración incorrecta de la base de datos y sobrecarga de recursos. También puede haber problemas en el sistema que resulten en comandos o trabajos de ejecución prolongada y una transferencia de datos lenta, lo que causa pérdida de tiempo para las empresas y los clientes. Es importante monitorear constantemente la memoria para identificar sistemas inadecuados y prever demandas futuras. Además, analizar el disco duro ayuda a detectar problemas de ajuste, tamaño incorrecto o configuración deficiente.

En resumen, es fundamental que tu empresa esté preparada para enfrentar los desafíos relacionados con la disponibilidad de la información y que adopte las medidas adecuadas para garantizar su acceso oportuno y seguro.

Cómo puede tu empresa mantener la disponibilidad de la información

1. Ten un plan de recuperación de desastres

El elemento central de cualquier plan de continuidad del negocio o recuperación ante desastres debe ser mantener la disponibilidad de la información. Esto puede incluir el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) y del objetivo de punto de recuperación (RPO). Estos objetivos definen qué datos debes almacenar y cuándo, para que tus operaciones puedan reanudarse fácilmente en caso de una interrupción.

2. Realiza copias de seguridad

Tener una copia de seguridad te garantizará que tus datos no se pierdan de forma permanente, ya que con las copias actualizadas se puedan volver a cargar y estar disponibles rápidamente en caso de una falla en la unidad de memoria, en el almacenamiento o por cualquier otra causa. La copia de seguridad de tus datos debes almacenarla en un dispositivo diferente y en una ubicación geográfica diferente a la que utilizas para transmitir datos.

Los dispositivos de almacenamiento se pueden configurar en una matriz redundante de configuración de discos independientes (RAID). Además, es útil que emplees un sistema en el que, en caso de falla del almacenamiento, el sistema cambie automáticamente a la unidad de almacenamiento de respaldo para garantizar una disponibilidad de datos sin inconvenientes, incluso en situaciones de crisis.

3. Evita puntos únicos de falla

Además de tener múltiples copias y respaldos de datos, también debes tener dos o más, si te es posible, rutas de acceso. De esta manera, en caso de falla de una ruta de acceso o componente de red, otras redes continúan proporcionando datos.

4. Usa las herramientas correctas de DLP

El uso de las herramientas correctas de prevención de pérdida de datos (DLP) puede ayudar a protegerte contra una violación de datos o daños a tu centro de almacenamiento de datos. La mayoría de las herramientas de prevención de pérdida de datos utilizan almacenamiento basado en la nube o de terceros para evitar la pérdida de datos. Algunas de las características comunes de estas herramientas incluyen monitoreo, análisis forense y bloqueo de amenazas.

5. Usa una infraestructura basada en software

Debes tratar de utilizar la infraestructura y el almacenamiento definidos por software siempre que te sea posible, ya que te ayudará a mejorar la disponibilidad de la información. El alojamiento de datos en software, en lugar de hardware, hace que el movimiento de datos sea más fácil y rápido.

REsponsable de seguridad de la información verificando el acceso a la información en las diferentes áreas de la empresa

6. Elimina datos innecesarios

Si ciertos datos están desactualizados o no te son necesarios, debes archivarlos en un sistema de almacenamiento diferente o eliminarlos de forma segura. Esto reducirá el desorden en tu centro de almacenamiento principal y garantizará que los datos necesarios lleguen a quien los requiere.

7. Implementa la codificación de borrado

Este es un proceso en el que los datos se dividen en varias partes y se codifican con datos redundantes para almacenarse en varias ubicaciones o dispositivos de almacenamiento. Si tus datos se almacenan utilizando la codificación de borrado, en caso de corrupción o pérdida de datos, se pueden reconstruir utilizando los otros segmentos almacenados en otro lugar. Además, proteges tus datos de los atacantes: incluso si el malware obtiene acceso a ellos, es difícil ensamblarlos.

8. Establece un objetivo de tiempo de recuperación

Según el tipo de tu negocio o la cantidad de datos que recopilas, puedes continuar funcionando durante muchos días o puedes tener que detener las operaciones de inmediato en caso de falla en la disponibilidad de la información. El tiempo de recuperación (RTO) es la duración en la que tu empresa puede continuar funcionando después de una interrupción en la disponibilidad de su información.

Puedes calcular tu RTO ejecutando simulacros periódicos para establecer cuánto tiempo se necesita para recuperar los datos del almacenamiento de respaldo, o cuánto tiempo se necesita para cambiar o actualizar los datos. Esto te puede ayudar a desarrollar una solución más rápida para la restauración de datos y estar preparado para cualquier crisis.

9. Usa el almacenamiento en la nube

Para que tu información esté más disponible, opta por mover tus datos completamente a la nube o a un modelo híbrido donde algunos datos se almacenan en el sitio y otros en la nube. Sin embargo, hay una serie de factores que debes tener en cuenta al utilizar el almacenamiento en la nube.

Muchas empresas hoy en día están adoptando un enfoque de nube híbrida. Sin embargo, gestionar la complejidad de una infraestructura híbrida se convierte en una lucha para muchas de ellas, lo que les impide optimizar el rendimiento de la red. Tómalo en cuenta para que logres un adecuado equilibrio entre información en la nube e información en tus propios medios.

10.   Gestiona automáticamente el tráfico en tu red

Para vincular varios dispositivos, redes y puntos de acceso para garantizar la disponibilidad de la información, necesitas estrategias de gestión y automatización del tráfico en tu red. Si estos dispositivos no están integrados, y el tráfico se dirige a través de diferentes nubes y centros de datos, tu sistema se volverá lento y corres el riesgo de colapsarlo. A través de la gestión del tráfico, el acceso a la información se volverá más fácil, sea cual sea el centro de almacenamiento que tengas. Si tu infraestructura es vieja ve cambiándola paulatinamente introduciendo el tráfico gradualmente en tu nuevo sistema, teniendo tiempo además para identificar y trabajar en posibles errores.

Disponibilidad de la información con ISO 27001

Garantizar la disponibilidad de la información de tu empresa es de vital importancia para garantizar el éxito de sus operaciones diarias. Evita el tiempo de inactividad de tu personal y evita la rotación de clientes.

Debes planificar para el peor de los casos en todo momento y contar con sistemas sólidos de gestión de datos.

Como te comenté si quieres hacerlo de la menor forma posible implementar ISO 27001, es el camino más corto, de menor esfuerzo para tu personal, el más seguro, el de mejores resultados, el de menor costo y, sobre todo: el de mayor prestigio para tu marca.

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