PMO: Qué Es y Por Qué la Necesitas en tu Empresa de Desarrollo

¿Sabías que solamente el 2,5% de las empresas completan el 100% de sus proyectos con éxito? De acuerdo con un informe de Price Waterhouse Coopers, aquellos que lo lograron ejecutan sus proyectos según lo planificado gracias a la gestión eficiente de los recursos y al seguimiento en cada etapa del proyecto al concentrar las actividades de seguimiento y evaluación de avances en una Oficina de Control de Proyectos (PMO).

¿Qué es una PMO y por qué las empresas de desarrollo de software la necesitan?

La PMO, Project Management Office u Oficina de Gestión de Proyectos es un grupo, interno o externo a una empresa, que establece, mantiene y garantiza estándares (como la ISO 29110 o CMMI Desarrollo), para la gestión de proyectos en toda la organización. Son los guardianes de las mejores prácticas, el estado y la dirección del proyecto, todo en un solo lugar.

Las oficinas de gestión de proyectos existen desde el siglo XIX, aunque su función ha evolucionado con el tiempo. Comenzaron como una especie de gobernanza nacional de la industria agrícola y, en 1939, comenzaron a denominarse oficinas de gestión de proyectos. Lo que conocemos como PMO hoy no existió hasta la década de 1950, y ahora son una entidad dinámica que se utiliza para resolver problemas específicos.

Una empresa que tiene como principal actividad la gestión de proyectos ya sea de desarrollo de software, implementación de infraestructura o porque ofrece software como servicio (SaaS) debe contar con un grupo de trabajo que vigile y supervise el cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos especificados en su Ciclo de Vida del Proyecto, que es el macroproceso para la ejecución exitosa de cualquier proyecto.

No son solamente actividades que tienen que ver con el cumplimiento de fechas según el cronograma del proyecto. Realizan auditorías de revisión para asegurar el cumplimiento de los procesos involucrados, hacen evaluación de la ejecución presupuestal de cada proyecto y se aseguran de que el personal cuente con el entrenamiento, conocimientos y capacidades necesarias para la ejecución de cada actividad del proyecto.

Se puede pensar en una oficina de gestión de proyectos como una comisión reguladora que busca estandarizar la ejecución de proyectos para mantener la productividad. Una PMO ofrece orientación a los directores de proyectos y desarrolla métricas sobre la práctica de la gestión de proyectos.

Funciones y responsabilidades de la oficina de gestión de proyectos

En general, la mayoría de las PMO actúan como la columna vertebral de un enfoque exitoso de gestión de proyectos en cualquier organización. Ofrecen apoyo e información y aseguran el éxito de proyectos y programas.

Estas son las principales funciones de la PMO:

1. Gobernanza: se aseguran de que las personas adecuadas tomen las decisiones correctas en función de la información correcta. Esto también puede incluir auditorías y revisiones por pares, desarrollar la estructura del proyecto y asegurarse de que haya responsabilidad.
2. Transparencia: Proporcionan información que es relevante y precisa para apoyar la toma de decisiones efectiva.
3. Reutilización: no hay razón para "reinventar la rueda", por lo que son un depósito de lecciones aprendidas, que ofrecen plantillas y mejores prácticas de proyectos exitosos anteriores.
4. Soporte de entrega: facilitan los equipos de proyectos y los ayudan a hacer su trabajo de manera más efectiva al simplificar el proceso y la burocracia, ofreciendo capacitación, tutoría y control de calidad.
5. Trazabilidad: Gestionan documentación, historial de proyectos y conocimiento organizacional.

Derivadas de estas funciones, podemos identificar las siguientes responsabilidades básicas de las PMO:

1. Planificación Estratégica y Gobernanza de Proyectos: Esto implica definir los criterios del proyecto, seleccionar proyectos que se alineen a los objetivos comerciales y asesorar a la gerencia con una relación costo-beneficio.
2. Definición de la metodología de gestión de proyectos: Definición de la metodología de gestión de proyectos que se utilizará en un proyecto, como cascada o un marco ágil.
3. Mejores prácticas: esto incluye estandarizar y consolidar las mejores prácticas y procesos en todos los departamentos para administrar y entregar proyectos.
4. Cultura Corporativa Común: Aquí, la oficina de gestión de proyectos establece una cultura de proyecto común a través de la comunicación y capacitación sobre técnicas, metodologías y mejores prácticas.
5. Gestión de recursos: Las PMO gestionan y asignan recursos entre proyectos en función de prioridades, cronogramas, presupuestos y más.
6. Crea archivos de proyectos, herramientas y más: La PMO brinda soporte administrativo e invierte en plantillas, herramientas, software y más para administrar mejor sus proyectos.

Tipos de PMO

Es importante entender que no hay dos PMO que funcionen exactamente de la misma manera, pero generalmente se pueden dividir en tres tipos:

1. De apoyo: una PMO de apoyo recopila todos los proyectos en una organización, proporciona mejores prácticas, plantillas, capacitación, pero con un bajo grado de control.
2. Control: una PMO de control verifica si las herramientas, los procesos y los estándares de gestión de proyectos se están aplicando en los proyectos, con cierto grado de control.
3. Directiva: una PMO directiva mantiene un alto grado de control en el proceso de gestión de proyectos dentro de la organización.

¿Qué hace a un buen gerente de Project Management Office?

• Supervisa a los miembros del equipo en la oficina de gestión de proyectos y asume la responsabilidad de la calidad y el valor de cada proyecto bajo su cuidado. Esto implica la colaboración con los directores de proyecto y la presentación de informes al personal ejecutivo de la organización.
• Facilita la planificación de proyectos, analizar información financiera, modificar procesos y garantizar la documentación adecuada para los proyectos que supervisan. Esto se hace centrándose en los detalles y manteniendo un ojo en el panorama general.
• Actúa bajo presión, tener sólidas habilidades interpersonales y ser capaz de priorizar y hacer malabarismos con diferentes proyectos.

Plantillas que debe desarrollar la PMO

A fin de llevar un adecuado control del Ciclo de Vida del Proyecto, la PMO debe desarrollar los siguientes documentos a manera de plantillas, en esa prioridad y orden de elaboración:

1. Estudio, comprensión y validación de requerimientos.
2. Lista de entregables.
3. Orden de hitos, actividades y calendario de conclusión de entregables.
4. Presupuesto.
5. Organigrama.
6. Matriz de análisis de riesgos.
7. Plan de control de calidad de los entregables.
8. Plan de control de calidad de ejecución de procesos del ciclo de vida.
9. Plan de comunicación.
10. Plan de atención de contingencias.
11. Plan de selección del personal.
12. Plan de entrenamiento del personal.
13. Programa de informes del proyecto.

Beneficios de contar con una PMO establecida para los proyectos de desarrollo de software

1. Iguala los procesos de gestión de proyectos, facilitando el seguimiento de estos por parte de la dirección, e independizando en parte el resultado del proyecto de la persona que lo dirige. En este sentido el riesgo de fracaso en proyectos se ve reducido en promedio un 70%.
2. Optimiza el número de profesionales necesarios para dirigir el conjunto de proyectos, reduciendo el coste de esta actividad. Esto es posible porque a medida que se definen, mejoran e implementar en la organización los procesos de gestión de proyectos adecuados, esta gestión se ve simplificada, siendo posible que cada director de proyectos asuma un número de proyectos mayor sin que pase de 7, después de este valor no se logrará que todos sus proyectos tengan el mismo grado de éxito.
3. Optimiza la asignación de los directores de proyectos en base a su perfil, asignando aquellos con más experiencia y formación a los proyectos más críticos o de mayor tamaño, y los más noveles a los que no lo son. Disminuye hasta en un 90% los errores provocados por malas decisiones.
4. Mejora la planificación y coordinación de los recursos para reducir la duración media de los proyectos, permitiendo así reducir el tiempo de facturación e incrementar el resultado económico de la empresa. Esto se consigue en gran medida implementando los conceptos de gestión por cadena crítica, aumentando la tasa de éxitos de un 95% de proyectos exitosos.
5. Facilita recolectar y aprovechar la información y conocimientos generados en los proyectos para permitir la implementación de procesos de mejora agilizando en un 80% la toma de decisiones y eliminando la frecuente toma de decisiones urgentes o inmediatas.
6. Establece criterios objetivos para resolver los conflictos entre proyectos, de acuerdo con criterios objetivos de priorización y a la política de la organización, incrementado la coordinación y mejorando el ambiente laboral del grupo de proyectos.

ISO 29110 y las PMO en los proyectos de desarrollo

En otra entada dentro de nuestro blog encontrarás más información sobre la norma ISO 29110, estándar para la implementación de un PMO exitosa para proyectos de desarrollo de software.

Recomendaciones para iniciar con tu PMO

1. Debe ser una iniciativa apoyada por la dirección de la organización.
2. Diseñar el Ciclo de Vida del Proyecto de la organización que sea aplicable a todos los proyectos.
3. Otorgarle las funciones ya indicadas, pero no autoridad sobre el líder de cada proyecto.
4. Diseñar el tablero de control con sus indicadores clave de éxito.
5. Diseñar todos sus procesos antes de iniciar operaciones.
6. Diseñar las plantillas de todos los documentos ya indicados.
7. Capacitar y entrenar a todos los involucrados en proyectos en dichos procesos.
8. Iniciar actividades con un proyecto piloto para validar la operación según los procesos, procedimientos y documentos de control diseñados para confirmar su eficacia o realizar algún cambio si es necesario.
9. Capacidad de aprendizaje y cambio del jefe de la PMO.