Conoce esta metodología para la optimización de las operaciones de tu empresa. Objetivos, Beneficios y Etapas de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM).
Los procesos son la base para el buen funcionamiento y crecimiento de una empresa: Coordinan la actividad y comportamiento del personal, los sistemas, la información y el equipamiento para producir los resultados que busca la organización, satisfacer las necesidades de sus clientes y con ello sumar valor de marca...
Así que administrarlos de forma integral y sistemática es indispensable para aquellas empresas que buscan consolidarse en el mercado, aquí es donde entra la Gestión de Procesos de Negocio (BPM).
¿Qué encontrarás en este artículo?
Conocerás qué es la Gestión de Procesos de Negocio, sus objetivos, un recorrido por las etapas o pasos que debes seguir para realizarla y los beneficios que obtendrás con ello.
Finalmente, te expongo algunas situaciones en las que la Gestión de Procesos de Negocio será clave para que tu empresa se mantenga competitiva.
⏱️ Tiempo de lectura: 7 min.
La Gestión de Procesos de Negocio, más conocida como BPM, por sus siglas en inglés, es una disciplina administrativa que utiliza diversas herramientas y métodos para diseñar, modelar, ejecutar, supervisar y optimizar los procesos empresariales.
Así que la Gestión de Procesos de Negocio se enfoca en implementar los procesos de la empresa y validar que son efectivos, aunque hoy en día el término BPM también se asocia a la actividad de automatizar dichos procesos para darle a la empresa agilidad y precisión en su operación cotidiana.
Sin embargo, la Gestión de Procesos de Negocio no sólo se limita a la automatización de los procesos centrales de la organización sino a todos los aspectos comerciales, administrativos, financieros y legales de la empresa considerando a las actividades rutinarias como factores clave para incrementar la productividad de la empresa.
¿Cómo es esto? La BPM facilita la toma de decisiones y la coordinación del personal disminuyendo el desperdicio y el retrabajo, aumentando así la eficiencia general de la organización y reduciendo los costos. Además, la BPM evalúa las acciones de mejora que se pueden implementar en beneficio de sus clientes.
Debido a que metodologías como Six Sigma y Lean están siendo adoptadas con mayor frecuencia por empresas que desean incrementar su productividad y el valor que entregan a sus clientes la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), se ha convertido en la principal tendencia tecnológica empresarial en el mundo.
A esto hay que agregar el ofrecimiento de servicios informáticos en la nube, que ahorran a las empresas, sobre todo medianas y pequeñas, costos y riesgos en la administración de un sistema tecnológico sofisticado.
La Gestión de Procesos de Negocio busca que la empresa cuente con los procesos debidamente documentados y comprendidos por el personal para que se ejecuten con efectividad y disciplina y así la empresa obtenga los resultados que los procesos prometen.
La Gestión de Procesos de Negocio, en pocas palabras busca que sucedan cuatro cosas en la empresa:
La Gestión de Procesos de Negocio o BPM no es un producto de software. Hay herramientas BPM disponibles que ayudan a implementar procesos empresariales estándar y automatizados. Invariablemente el software ayuda a las empresas a automatizar procesos complejos o repetitivos, sin embargo, BPM no es un producto de software en sí mismo.
Tampoco BPM es Gestión de Tareas. La gestión de tareas o proyectos se trata de manejar u organizar un conjunto de actividades. Un software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Jira, Asana o Trello ayudan en la gestión de tareas y proyectos ad-hoc, pero no son BPM.
Aquí me detengo un poco para hacer énfasis en que frecuentemente las empresas utilizan productos de este tipo para que operen como un BPM, y obtienen buenos resultados, pero al momento de querer lograr un grado de automatización mayor que les permita incrementar la coordinación entre áreas empiezan a tener en el software una barrera para lograrlo.
La empresa revisa sus políticas empresariales y sus objetivos de negocio para que al entrevistar a las distintas partes interesadas (administración, ventas, finanzas, RR. HH.) se discutan los resultados deseados por la dirección general.
El objetivo de esta etapa es obtener una comprensión de las reglas comerciales de la empresa y garantizar que los resultados estén alineados con los objetivos de la organización.
Se refiere a identificar, definir y hacer una representación de los procesos descritos para respaldar las reglas comerciales actuales y que incluya a todas las partes interesadas, obviamente considerando que la parte interesada más importante es el cliente.
Conoce también el Trabajo Estandarizado
Una vez realizada la documentación de los procesos y capacitado el personal involucrado, se deben realizar pruebas “en producción”, primero con un pequeño grupo de usuarios y luego, una vez comprobada su eficacia, a todos. Si durante la etapa de pruebas se detectan fallas u omisiones, se regresa a la etapa de modelado y se vuelve a realizar una prueba en pequeño o piloto, hasta que se compruebe su eficacia.
Implica establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar un seguimiento de las métricas con respecto a ellos mediante informes o reuniones de trabajo. Es esencial centrarse en los indicadores macro y micro, es decir un proceso completo y segmentos de proceso, esto último sobre todo si son procesos nuevos o recientemente modificados.
Con un sistema de informes efectivo, una organización puede dirigir las operaciones de manera segura hacia la optimización o la mejora de procesos. Para ello la empresa debe implementar la función y el grupo de Auditoría Interna, para asegurarse de que sus procesos se están cumpliendo a cabalidad y si no es el caso, corregir.
Cuando mediante la auditoría interna estás seguro de que en tu empresa se cumplen los procesos con disciplina, pero aun así tus clientes presentan alguna insatisfacción, entonces es el momento de ejecutar la función de la Mejora Continua para que se analice qué cambios hay que hacer en los procesos a la luz de que estos no están aptos para satisfacer plenamente los requerimientos de tus clientes (probablemente tus procesos antes aptos, ya no lo son debido a los cambios y nuevas condiciones de tu mercado).
Esto puede llegar al rediseño de los procesos o a la creación de nuevos para agilizar y mejorar su eficacia y fortalecer el valor de tu marca.
Cambiar y optimizar los procesos comerciales de una organización es necesario en algún momento de su existencia para mantenerse actualizada con las condiciones del mercado. La Gestión de Procesos de Negocio permite a las empresas a revisar sus procesos e implementar los cambios necesarios y volver a ejecutarlos, ahora ya mejorados.
Alterar los flujos de trabajo, así como reutilizarlos y personalizarlos, permite que los procesos de negocios sean más receptivos y brindan a la empresa una visión más profunda de los efectos que tienen las modificaciones de sus procesos tanto en su productividad como en el nivel de satisfacción de sus clientes.
La Gestión de Procesos de Negocio apoyada en una herramienta informática erradica los cuellos de botella, lo que reduce significativamente los costos con el tiempo. Un efecto de esto puede ser una reducción en los plazos de entrega de las ventas de productos, dando a los clientes un acceso rápido a los servicios y productos, lo que conduce a mayores ventas y mejores ingresos. Las soluciones BPM también pueden asignar y rastrear recursos para reducir el desperdicio, lo que también puede reducir los costos y generar mayores ganancias.
La combinación de los procesos de tu empresa brinda el potencial de una mejora integral en la eficiencia de estos. Con la información correcta, los propietarios de los procesos pueden monitorear de cerca las desviaciones ocurridas y asignar recursos adicionales si es necesario.
Si implementas además la automatización podrás eliminar fallas repetitivas como doble captura de información, doble o triple emisión de informes o reportes, inconsistencias de la misma información, ausencia de información o errores no detectados en la información, por lo tanto, al anularlas sumarás mayor eficiencia en el desempeño de tu empresa.
La Gestión de Procesos de Negocio te permitirá garantizar el seguimiento de las métricas de rendimiento clave de tu empresa, con la oportunidad necesaria para tomar las acciones que consideres más convenientes y puedas obtener de ellas los beneficios deseados. Esta transparencia mejorada te conducirá a una mejor gestión y a lograr la capacidad de modificar estructuras y procesos de manera eficiente mientras realizas un seguimiento de resultados.
Un sistema de Gestión de Procesos de Negocio integral te garantizará que tu empresa cumpla con los requisitos de tus clientes y se mantengan actualizada sobre el grado de cumplimiento de estos. También te ayudará a promover medidas de seguridad y protección al documentar adecuadamente tus procedimientos y facilitar el cumplimiento de estos.
Recuerda que UNA EMPRESA ES LO QUE SUS PROCESOS SON. Por lo tanto, si no consideras implementar un enfoque de Gestión de Procesos de Negocio en tu empresa, el crecimiento de esta se verá comprometido.
Las buenas empresas iniciaron con una buena idea, pero sobrevivieron por cimentar esa idea en buenos procesos. Sí es importante la idea, pero mucho más influyente en el éxito de esta, es cómo se lleva a la práctica.
Si estás comenzando con la Gestión de Procesos de Negocio en tu empresa, el servicio de Análisis de Flujos de Trabajo de Innevo te ayudará en la etapa de modelado de tus procesos para comprender, construir y documentar los procesos de trabajo con apoyo de expertos.
¡Acércate a nosotros!
Descubre cómo la optimización de procesos puede mejorar la eficiencia de tu empresa de tecnología y mantenerte competitivo.
Los niveles de madurez CMMI reflejan las capacidades de una empresa para mantener sus procesos. Conoce qué implica cada nivel con un ejemplo práctico.
Descubre cómo el método de la ruta crítica puede optimizar tus proyectos de TI y maximizar la eficiencia y resultados. ¡Entra ahora!