Reconocer la necesidad de cambio y saber cómo hacer que ese cambio sea exitoso son dos habilidades muy diferentes. La estrategia de gestión del cambio es clave, pero ¿por dónde empezar? Todo comienza con la comprensión de los tipos de cambios organizacionales que estás realizando.
Los cambios organizacionales son aquellos que tienen un impacto significativo en la gestión empresarial como un todo. Los cambios importantes en el personal, los objetivos de la empresa, las ofertas de servicios y las operaciones se consideran diferentes formas de cambio organizacional. Es una categoría amplia.
Antes de que puedas diseñar tu estrategia de gestión del cambio, es importante que determines el tipo de cambio organizacional que vas a implementar en tu organización. Esto ayuda a ejecutar el plan de gestión de cambios correcto para obtener los mejores resultados posibles. Conocer el tipo de cambio organizacional también te ayudará a elegir las herramientas adecuadas de gestión del cambio.
El cambio organizacional es una necesidad empresarial. Los colaboradores se van y se contratan nuevos, se crean nuevos equipos y departamentos a medida que la empresa crece o adoptan nuevas tecnologías para mantenerse a la vanguardia.
La clave para un cambio organizacional exitoso y productivo es la forma en que lo administras. Es fundamental mantener informado al personal y asegurarse de que entiendan cuáles son los cambios y cómo se verán afectados los empleados.
Con una gestión eficaz del cambio organizativo, puedes mantener el negocio funcionando sin problemas durante la transición. Por ejemplo, ofrecer capacitación efectiva ayuda al personal a aprender nuevas tecnologías más rápido. De esa forma, adoptan la tecnología por completo y el cambio organizacional no se ve empantanado por tickets de soporte y usuarios frustrados.
Al identificar los tipos de cambios organizacionales que implementarás, puedes hacer un plan para mantener informados a tus colaboradores. Puedes solicitar comentarios o retroalimentación a medida que implementas el cambio y luego hacer ajustes a tu plan de gestión de cambios para que tu equipo tenga el apoyo que necesita para mantener la moral alta y facilitar el cambio desde su extremo.
Diferentes tipos de cambio organizacional requieren diferentes estrategias. Todo, desde la implementación hasta la comunicación, debe adaptarse al tipo de cambio que se va a realizar.
Estos son los seis tipos más comunes de cambio organizacional, junto con ejemplos de gestión del cambio para cada uno:
Las organizaciones implementan cambios estratégicos en su negocio para lograr objetivos muy novedosos o con un potencial beneficio de gran impacto, aumentar la ventaja competitiva en el mercado o responder a las oportunidades o amenazas de este. Un cambio estratégico incluye realizar cambios en las políticas, la estructura o los procesos de la empresa. La alta dirección a menudo tiene la responsabilidad del cambio estratégico.
Aquí tres ejemplos de cambio estratégico en una organización:
Cuando las empresas se lanzan por primera vez, el enfoque inicial suele ser la generación de oportunidades y la adquisición de clientes. Sin embargo, una vez que la empresa tenga una base de clientes establecida, el enfoque podría cambiar a aumentar las ventas. Cuando la misión principal cambia, la misión de la empresa también necesita evolucionar.
El cambio estratégico a través de la innovación digital se refiere al uso de habilidades y recursos para desarrollar nuevas ideas o mejorar las ofertas existentes para satisfacer las demandas nuevas y cambiantes de los clientes. Centrarse en la innovación a menudo requiere una gran inversión en actividades de investigación y desarrollo y en la última tecnología.
La reestructuración lleva a las organizaciones a reorganizar aspectos de tu empresa para sobrevivir a un golpe masivo o para maximizar tu negocio ya rentable. La reestructuración puede resultar en una reducción o aumento de la fuerza laboral. Por ejemplo, durante la pandemia de COVID-19, los sectores del turismo y hotelería fueron las dos industrias más afectadas en términos de despidos y pérdidas de empleados.
Si bien todos los cambios afectan a las personas, los tipos de cambios organizacionales centrados en las personas incluyen la institución de nuevas políticas de licencia por paternidad o la contratación de nuevos empleados. Al implementar un cambio centrado en las personas, el liderazgo debe tener en cuenta que los empleados se resistirán naturalmente al cambio.
Un cambio centrado en las personas requiere transparencia, comunicación, liderazgo efectivo y un enfoque empático.
Nota: Muchos modelos de gestión del cambio, como la curva de cambio de Kübler-Ross y el modelo de cambio de Satir, se centran específicamente en la gestión de las reacciones emocionales al cambio.
Tres ejemplos de cambio organizacional centrado en las personas:
Atraer nuevos miembros al equipo requiere una incorporación y capacitación efectivas, que afectan tanto a los nuevos colaboradores como a los ya establecidos. Debes comenzar comunicando el motivo de la contratación de nuevas personas para el equipo.
¿Van a aligerar la carga de trabajo? ¿Llenarán los vacíos de habilidades? ¿Cómo se integrarán con el equipo actual?
Debes estar preparado para responder las preguntas anteriores y tener un plan sólido para evitar reacciones negativas. Adelántate a temas como el tiempo adicional que llevará capacitar al nuevo personal en las herramientas existentes.
Las descripciones de puestos pueden evolucionar con el tiempo. Los cambios en las responsabilidades de un empleado pueden requerir capacitación adicional o mejora y reestructuración de los equipos. Por supuesto, cambiar las rutinas es un proceso delicado. Es fundamental contar con una estrategia para la implementación y comunicación del cambio.
A la gente le gusta el cambio con propósito. Comunicar el valor del cambio es fundamental. Si estás agregando una responsabilidad al rol de alguien, es más probable que el empleado reciba bien la noticia si comprende la razón detrás de esto.
Considera las siguientes opciones para anunciar la nueva responsabilidad:
¿Qué opción crees que sería mejor recibida?
Si tu empresa sufre contrataciones o despidos masivos, lo que le obliga a cambiar sus operaciones y procesos internos, la situación debe abordarse teniendo en cuenta su impacto tanto en el despido como en la moral de los empleados restantes.
Da a tus empleados despedidos el tiempo suficiente para rehabilitarse y mudarse de la empresa sin turbulencias financieras o emocionales.
Por otro lado, la amenaza de despidos podría provocar miedo y ansiedad entre los miembros restantes de su personal, lo que afectaría su moral y productividad. Por lo tanto, el liderazgo debe ser transparente con estos empleados, comunicar las razones detrás de cambios tan drásticos y responder cualquier pregunta que los empleados puedan tener con respecto al cambio.
Los cambios estructurales son cambios realizados en la estructura de la organización que pueden derivarse de factores internos o externos y, por lo general, afectan la forma en que se administra la empresa.
Los cambios estructurales incluyen cambios importantes en la jerarquía de gestión, la organización del equipo, las responsabilidades atribuidas a los diferentes departamentos, la cadena de mando, la estructura de puestos y los procedimientos administrativos.
Las circunstancias que conducen al cambio estructural incluyen fusiones y adquisiciones, duplicación de trabajos, cambios en el mercado y cambios de procesos o políticas.
Estos cambios a menudo se superponen con los cambios centrados en las personas, ya que afectan directamente a la mayoría del personal, si no, a todos.
Aquí hay tres ejemplos de cambio estructural en una organización:
Las fusiones y adquisiciones son la causa más común de cambio estructural. Por ejemplo, supongamos que una empresa X decidió fusionarse con una empresa Y. Como parte de esa fusión, se eliminan los departamentos duplicados, se reasignan empleados de ambas empresas a nuevos puestos, se despiden a algunos empleados, se crean nuevas políticas y procedimientos, y las funciones laborales se realinean para adaptarse a la nueva estructura de la empresa.
La eliminación de redundancias de roles, la redefinición de objetivos, la definición clara de nuevos roles y responsabilidades y la capacitación en tecnología son partes importantes de la gestión del cambio durante las fusiones y adquisiciones.
El modelo de gestión del cambio de Lewin funciona bien para fusiones y adquisiciones porque se enfoca en crear un nuevo statu quo. Tiene tres pasos: descongelar, cambiar y volver a congelar.
Después de descongelar los procesos actuales, pasa al cambio. Este paso debe ser gradual. Aquí es cuando la estrategia es tan crucial. Los cambios difíciles, como la eliminación de redundancias, requieren una comunicación continua y abierta. Fomente la retroalimentación y escuche tanto como habla. Una vez que los cambios están en su lugar, "recongela" o solidifica el cambio como el nuevo statu quo.
El cambio estructural también puede aplicarse a ajustes más pequeños, como la creación de un nuevo equipo. Si nota que un grupo de empleados tiene una habilidad especial para el análisis, puede decidir crear un equipo separado dedicado a la generación de informes.
Sin embargo, el cambio necesario de personal y funciones podría crear cierta tensión. Para agilizar el proceso, justifique el cambio con un razonamiento claro, explique los beneficios y resalte los aspectos positivos. No se trata de quitar responsabilidades, se trata de aprovechar las fortalezas de cada individuo.
Las promociones y los nuevos roles exigen actualizaciones del organigrama. Cuando mueva a las personas, asegúrese de celebrar las victorias, como las promociones, y explique los ajustes, como la fusión de departamentos.
Los cambios estructurales influyen en el funcionamiento de su empresa en su conjunto. Nunca es una transición fácil, pero solidificar el cambio lo antes posible puede ayudarlo a evitar problemas importantes en el futuro.
La creciente competencia en el mercado y la tecnología en constante evolución conducen al cambio tecnológico dentro de las organizaciones. El cambio tecnológico a menudo implica la introducción de un nuevo software o sistema para mejorar los procesos comerciales. Sin embargo, los objetivos de los proyectos de tecnología a menudo se definen de manera incorrecta y se comunican de manera deficiente, lo que asusta y frustra a sus empleados y, en última instancia, genera resistencia.
La gestión del cambio tecnológico se trata de identificar nuevas tecnologías e implementar una estrategia digital para mejorar la productividad y la rentabilidad.
Dos ejemplos de cambio tecnológico:
La transformación digital se define como la integración de la tecnología digital en todos los dominios comerciales, lo que da como resultado cambios fundamentales en la forma en que una empresa opera y brinda valor a sus clientes.
Si bien la tecnología es la piedra angular de la transformación digital, hay un componente humano en la gestión del cambio que evoluciona junto con su tecnología. Es por eso por lo que la gestión del cambio debe ser el centro de su visión de transformación digital.
Gestiona el cambio con empatía y ayuda a tu personal a comprender cómo puede mejorar su vida laboral. Además, es importante permitirles plazos adecuados para adaptarse no sólo a las nuevas tecnologías, sino también a la nueva mentalidad ágil, centrada en el cliente y de pensamiento de diseño.
Además, las organizaciones deben invertir en tecnologías digitales para gestionar las iniciativas de cambio. Aprovecha las plataformas de adopción digital como Whatfix para ofrecer programas efectivos de actualización y actualización de habilidades para tu personal.
La tecnología está diseñada para facilitarnos la vida, pero las curvas de aprendizaje pueden dificultar la implementación de cambios relacionados con la tecnología. La gente generalmente prefiere quedarse con lo que sabe.
Al introducir nueva tecnología, debes tener un plan de transición sólido. La gente quiere saber por qué la tecnología es necesaria, qué la hace mejor que las soluciones anteriores y cómo los apoyará durante la transición.
Por ejemplo, si planeas cambiar de un CRM obsoleto a uno actualizado, comienza por justificar el cambio. Explica que el nuevo CRM permitirá que el equipo administre clientes potenciales y al mismo tiempo interactúe con los clientes actuales. Asegúrate de señalar los beneficios clave, como mantener el marketing, las relaciones con los clientes y los análisis detallados, todo en un solo lugar.
Puedes generar confianza en el cambio explicando que la transición estará respaldada por varias herramientas de administración de cambios que ofrecen capacidades como capacitación en la aplicación, controles semanales y un chat interno para realizar preguntas.
El cambio no planificado se define como una acción necesaria después de eventos inesperados. Un cambio no planificado no se puede predecir, pero se puede abordar mediante una gestión de cambio eficaz.
Dos ejemplos de cambios no planificados:
Situaciones como el cambio masivo inesperado de empleados al trabajo remoto debido al brote de COVID -19 demandó habilidades de gestión de cambios organizacionales eficientes.
Cuanto estés en una situación así elabora una estrategia de gestión del cambio bien definida que especifique el objetivo, la meta, el propósito y la dirección que desea que siga el cambio. La estrategia define las funciones y características del cambio, el marco temporal, los riesgos, las limitaciones y la resistencia potencial de los empleados.
Algunas estrategias esenciales que las empresas pueden usar para administrar empleados remotos durante el cambio incluyen:
También puede ocurrir un cambio no planificado si otra empresa o un competidor corteja a uno de los miembros más valiosos de tu equipo con una promoción emocionante o un salario más alto. En caso de rotación de colaboradores en roles críticos, la planificación de la sucesión es la forma más efectiva de minimizar el efecto de dicho cambio.
Un plan de sucesión identifica puestos críticos, futuras necesidades de personal, documenta y transfiere conocimientos clave y las personas que podrían desempeñar estos futuros roles dentro de una organización, y ayuda a desarrollar planes de acción en consecuencia.
Los cambios correctivos son reactivos. Este tipo de cambio ocurre cuando se identifica un problema y es necesario implementar una solución. Como estos cambios están diseñados para abordar un problema, piden acción inmediata.
El cambio reactivo puede no ser ideal, pero siempre que se presenta es inevitable. El beneficio del cambio correctivo es que evaluar el éxito es rápido y simple con sólo una pregunta: ¿se resolvió el problema o no?
Dos ejemplos de cambios correctivos:
Hay una gran diferencia entre simplemente manejar la comunicación con los clientes y tener una estrategia de comunicación efectiva. Si lo que estás haciendo no funciona, debes adaptarte rápidamente.
Los procesos altamente ineficientes a menudo conducen a cambios correctivos. Puedes notar que los nuevos colaboradores tienen dificultades para aprender las herramientas y el software internos. Como resultado, se dirigen a los empleados establecidos con preguntas. Se pierde el tiempo y todos terminan frustrados.
En este caso, el cambio correctivo podría incluir una combinación de un programa de incorporación de usuarios para capacitación en aplicaciones, un wiki de la empresa o una base de conocimiento para el conocimiento básico de la empresa y un manual de incorporación con recursos de conocimiento que promuevan el aprendizaje autoguiado.
Los cambios correctivos comienzan con un problema y terminan con una solución.
Parece simple, pero dado que estos cambios son reaccionarios, a menudo pueden implicar algo de prueba y error. La acción rápida significa que no tendrá tanto tiempo para planificar o hacer la transición. La estrategia entra en juego a través del seguimiento del cambio. El cambio correctivo solo tiene éxito si el problema identificado se ha resuelto.
Puede parecer obvio, pero muchas organizaciones pasan por alto este primer paso vital.
Una cosa es articular el cambio requerido y otra completamente diferente realizar una revisión crítica de los objetivos organizacionales y las metas de desempeño para garantizar que el cambio lleve a tu negocio en la dirección correcta desde el punto de vista estratégico y financiero.
Este paso también puede ayudarte a determinar el valor del cambio, que cuantificará el esfuerzo y los aportes que debes invertir.
Preguntas clave:
Una vez que sepas exactamente lo que deseas lograr y por qué, debes determinar los impactos del cambio en varios niveles organizacionales.
Revisa el efecto en cada unidad de negocio y cómo cae en cascada a través de la estructura organizativa hasta el individuo.
Esta información comenzará a formar el modelo de dónde más se necesita capacitación y apoyo para mitigar los impactos.
Preguntas clave:
Aunque todo el personal debe emprender el camino del cambio, los primeros dos pasos habrán resaltado a aquellos colaboradores a los que absolutamente debes comunicar el cambio.
Determina los medios de comunicación más efectivos para el grupo o individuo que los traerá a bordo.
La estrategia de comunicación debe incluir un cronograma sobre cómo se comunicará gradualmente el cambio, los mensajes clave y los canales y medios de comunicación que planea utilizar.
Preguntas clave:
Con el mensaje de cambio a la vista, es importante que tu gente sepa que recibirá capacitación, estructurada o informal, para aprender las habilidades y el conocimiento necesarios para operar de manera eficiente a medida que se implementa el cambio.
La capacitación podría incluir un conjunto de módulos en línea de micro aprendizaje o un enfoque de aprendizaje combinado que incorpore sesiones de capacitación presenciales o capacitación y tutoría en el trabajo.
Preguntas clave:
Proporcionar una estructura de apoyo es esencial para ayudar al personal a adaptarse emocional y prácticamente al cambio y desarrollar el dominio de los comportamientos y las habilidades técnicas necesarias para lograr los resultados comerciales deseados.
Algunos cambios pueden dar lugar a despidos o reestructuraciones, por lo que podrías considerar brindar apoyo, como servicios de asesoramiento, para ayudar a las personas a superar la situación.
Para ayudarlos a adaptarse a los cambios en la forma en que se realiza un rol, se podría establecer una tutoría o una política de puertas abiertas con la gerencia para hacer preguntas a medida que surjan.
Preguntas clave:
A lo largo del proceso de gestión de cambios, debes establecer una estructura para medir el impacto comercial de los cambios y garantizar que existan oportunidades de refuerzo continuo para desarrollar competencias.
También debes evaluar tu plan de gestión de cambios para determinar su eficacia y documentar las lecciones aprendidas.
Preguntas clave:
Independientemente de la escala de tu iniciativa de cambio, necesitas un plan de gestión de cambios bien pensado. Debes definir cuidadosamente el problema, delinear la solución y configurar KPIs para medir el éxito de ese cambio. También necesitarás tener a tu equipo a bordo y comunicarles tu visión.
Entre los mayores desafíos de la gestión del cambio se encuentran la resistencia al cambio y la falta de recursos adecuados para la transformación digital.
Esto es frecuente cuando abordamos en Innevo un proyecto de certificación ya sea en CMMI o ISO. Es indispensable para nosotros incluir a nuestros clientes en nuestras propuestas de trabajo un plan de administración del cambio y de endomarketing para minimizar el impacto negativo del cambio que representa una certificación internacional.
Cuando el proyecto es a una empresa de servicios es diferente el plan de cambio que cuando es una empresa de desarrollo de software o cuando es una implementación de ISO 27001. Cada modelo tiene implicaciones diferentes, esfuerzos diferentes y participaciones diferentes por parte del personal del cliente, por eso sin un plan de administración del cambio nuestros proyectos de certificación tendrían pocas posibilidades de éxito.
Si estás evaluando un proyecto de certificación es fundamental que comprendas que sin un plan de administración del cambio tendrás 3 o 4 veces más contratiempos y dificultades.
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