Aplica el Proceso de Toma de Decisiones: Pasos y Técnicas

Las decisiones de directivos y gerentes pueden tener consecuencias muy positivas o terribles para la organización, por lo que es importante que se ejecute correctamente un proceso de toma de decisiones que lleve a elegir la solución más adecuada y valiosa para las necesidades y contexto de la empresa.

¿Qué encontrarás en esta entrada?

Te brindamos aquí una serie de buenas prácticas para tomar decisiones en tu negocio o trabajo, incluyendo cómo identificar objetivos, sopesar alternativas y evaluar resultados.

Tomar las decisiones correctas es esencial para que cualquier organización tenga éxito. Es un proceso difícil que requiere una cuidadosa consideración de todas las opciones disponibles y los posibles resultados. El proceso de toma de decisiones es una parte crítica de cualquier negocio, y es importante contar con buenas prácticas para garantizar que las decisiones se tomen de manera efectiva.

La toma de decisiones en la empresa

Los ejecutivos efectivos no toman muchas decisiones. Se concentran en lo que es importante. Tratan de tomar las pocas decisiones importantes en el más alto nivel de comprensión conceptual. Tratan de encontrar las constantes en una situación, de pensar en lo que es estratégico y genérico en lugar de "resolver problemas".

Aunque puede ser importante la velocidad en la toma de una decisión, generalmente este aspecto no es el más influyente. Existe un mito en la actualidad de que es un signo de inteligencia de la persona que decide con rapidez, y generalmente esta más bien es la principal causa de la mayoría de las decisiones que han salido mal en la historia de los negocios.

Lo que más influye en la toma eficaz de decisiones y es lo que más se dificulta es el análisis de muchas variables.

Un síntoma de pensamiento descuidado es el que se presenta cuando una persona con poca información toma una decisión, sobre todo si tiene tiempo para ello.

Así que si tu debes tomar una decisión tómate todo el tiempo que puedas y analiza el problema desde diversos puntos de vista. Asegúrate de tener claro de qué se trata el problema y cuáles son las necesidades que tienes que satisfacer.

En la historia de los negocios existe una gran cantidad de casos en que los tomadores de decisión solamente piensan en el impacto de la decisión y no en la técnica utilizada para encontrar la mejor. Buscan solamente hacer lo correcto. Pero esto no es suficiente.

Cuando se toman decisiones se debe hacer lo correcto correctamente.  El resultado “sea como sea” no basta, es necesario que evalúes el resultado “como debe ser”, es decir, aplicando las mejores prácticas para ello.

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Tomar decisiones efectivas

Para que seas efectivo al momento de tomar una decisión necesitas saber cuándo basarte en principios y cuándo debes decidir de manera pragmática: la ruta la indica el impacto del problema y el tiempo que tengas para solucionarlo. 

La decisión más difícil puede que sea entre el compromiso de la mejor opción o la que es más rápida pero no la mejor, así que deberás distinguir una cosa de la otra. Sí, como lo lees, en ocasiones se debe tomar el camino más rápido para salvar la situación.

Por ejemplo, un cliente tiene una queja grave sobre un servicio tuyo, quizá lo mejor sería analizar la causa de su queja y determinar la solución, pero no hay tiempo, así que decides no cobrar al cliente el servicio con el acuerdo de que no presente una demanda.

Así mismo, el paso más lento en el proceso no es tomar la decisión, sino ponerla en práctica debido a que, si una decisión no termina en la realización de un trabajo, no es una decisión; en el mejor de los casos, es una buena intención.

Por lo tanto, debes comprender que, si bien la decisión efectiva en sí misma se basa en el más alto nivel de comprensión conceptual, el compromiso de acción debe ser lo más cercano posible a las capacidades de las personas que tengan que llevarlo a cabo.

Por encima de todo, los ejecutivos efectivos saben que la toma de decisiones tiene su propio proceso sistemático y sus propios elementos claramente definidos.

Ahora, veamos las diferentes etapas o pasos del proceso de toma de decisiones para que estas sean efectivas.

Pasos del proceso de toma de decisiones

Los siguientes son los pasos importantes del proceso de toma de decisiones. Cada paso puede ser apoyado por diferentes herramientas y técnicas.

Paso 1: Identificación del propósito de la decisión

En este paso, el problema se analiza a fondo, para ello al menos debes contestar con la mayor objetividad posible las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es exactamente el problema?
2. ¿Por qué debería resolverse el problema?
3. ¿Quiénes son las partes afectadas del problema?
4. ¿Puede solucionarse con los recursos propios que tengo o se requieren recursos adicionales?
5. ¿Se requieren conocimientos especializados para solucionar el problema?
6. ¿El problema tiene una fecha límite o un cronograma específico?

Paso 2: Recopilación de información.

Un problema de una organización tendrá muchas partes interesadas. Además, puede haber docenas de factores involucrados y afectados por el problema.

En el proceso de resolverlo, tendrás que recopilar la mayor cantidad de información posible relacionada con los factores y las partes interesadas involucradas y con ello comprender las causas del problema y la priorización de esas causas.

Para este proceso de recopilación de información y priorización de causas, puedes utilizar eficazmente herramientas como un diagrama de causa efecto y posteriormente un análisis de Pareto (principio 80/20) que te indicará matemáticamente la causa que más influencia tiene en la aparición del problema.

Esta acción la debes repetir para cada una de las causas que quieras evaluar.

Paso 3: Establecer criterios de evaluación.

En este paso, debes establecer los criterios de referencia para juzgar las alternativas que desarrollarás en el siguiente paso.

Cuando se trata de definir los criterios, se deben tener en cuenta los objetivos empresariales, así como la cultura corporativa para encontrar una decisión que pueda ser adoptada por la empresa.

Paso 4: Lluvia de ideas y análisis de las diferentes opciones.

Para este paso, la lluvia de ideas para enumerar diversas propuestas de solución (alternativas) para el problema es la mejor opción.

Lo mejor es que lo hagas en colaboración de tu personal y les permitas que opinen y sugieran lo que ellos consideren necesario, por absurda que sea la propuesta, fomentando la innovación empresarial.

La condición que debes ponerles para que su idea sea analizada es que fundamenten su opinión con información, porque si lo hacen sólo con suposiciones es mejor lanzar un dado y que sea la cara arriba la que te indique que ruta de solución tomar.

Paso 5: Evaluación de alternativas.

Utiliza tus principios de juicio y criterios de toma de decisiones para evaluar cada alternativa. En este paso, la experiencia y la eficacia de los principios de juicio entran en juego.

Necesitas comparar cada alternativa por sus aspectos positivos y negativos Todas las decisiones tienen un costo o una ventaja y una desventaja, no encontrarás ningún problema cuya solución solamente te presente ventajas y si tienes soluciones que solamente te presentan desventajas, pues sencillamente no es una solución.

Paso 6: Selecciona la mejor alternativa.

Una vez que hayas avanzado del Paso 1 al Paso 5, este paso es fácil. Además, la selección de la mejor alternativa es una decisión informada ya que ya has seguido una metodología para derivar y seleccionar la mejor alternativa.

Ahora procura tomar la decisión que te da la mejor alternativa sin considerar el costo, solamente que este no lo puedas aceptar entonces tendrás que evaluar una alternativa de menor beneficio que pueda ser abordable por tu empresa.

En el caso de que tengas varias alternativas viables o frentes de acción para solucionar tu problema toma en cuenta que finalmente deberás elegir una ruta de solución ya que si pones en práctica más de una y tu problema se agrava no sabrás cuál de las decisiones tomadas fue la que provocó dicha situación. Así que, al solucionar un problema, en la medida de lo posible, no tomes más de una decisión a la vez.

Cuando hayas evaluado la eficacia de la primera decisión ya puedes continuar con la siguiente. Así controlarás el “flujo de eventos” provocado por tus decisiones y podrás identificar, en caso de que el resultado no sea el esperado, que la última decisión que tomaste es la que ha causado la circunstancia indeseable actual.

Paso 7: Ejecuta la decisión.

Convierte tu decisión en un plan o una secuencia de actividades. No decidas sin un plan con actividades, secuencia, responsables y fechas de realización.

En la medida de lo posible elabora con anticipación una lista de verificación de resultados para que puedas saber si los resultados obtenidos son los deseados y puedas evaluar el nivel de éxito que has obtenido.

Ejecuta tu plan por ti mismo o con la ayuda de tu personal. Pero ejecuta el plan como lo has diseñado, no hagas cambios en el camino sin planear nuevamente. Si así lo haces y tienes resultados negativos no sabrás si se debe a que el plan estuvo mal o ejecutaste mal.

Paso 8: Evalúa los resultados.

Comparando los resultados obtenidos contra los esperados califica el éxito de tu decisión.

Tanto si fue lo que esperabas como si no, realiza una reunión de lecciones aprendidas con tus colaboradores para evaluar qué actividades fueron correctas y cuáles no, así como aquellas que en una próxima ocasión deberían ser mejoradas, esto te servirá para tomar mejores decisiones en el futuro. Esta es una de las mejores prácticas que mejorarán tus habilidades para tomar decisiones.

Es importante que comprendas que en toda toma de decisiones lo más seguro es que tendrás que hacer cambios en el camino. Esto no es malo, simplemente significa que siempre que tomamos una decisión, por más análisis que hagamos existirá alguna información desconocida que inyecta algo de incertidumbre y por lo tanto encontrarás situaciones sorpresivas que te demandarán agilidad para decidir y continuar con tu plan.

Cuando Eisenhower iba a tomar la decisión de que las fuerzas aliadas invadieran Europa, durante la Segunda Guerra mundial, aun cuando el plan le había consumido dos años de preparación dijo a sus generales: “debemos comprender que todo plan por eficiente que sea fallará en algún punto y es nuestra obligación estar atentos a dichas fallas para corregir lo más pronto posible, de eso depende el éxito de cualquier plan, saber reaccionar ante lo inesperado” además del adecuado análisis y planeación previos.

Conclusión

Si eres el director general de una empresa o un gerente de nivel ejecutivo, tu día es más una constante toma de decisiones que una serie de tares a ejecutar, por lo tanto, debes dominar el proceso mental y los pasos que te he mencionado para que decidas con la mejor eficacia posible, pero recuerda que siempre existirá la posibilidad de imponderables y tu capacidad de reacción ágil será un factor importante para que finalmente la decisión tomada sea efectiva.

Las empresas que progresan más rápidamente lo logran no porque sean conducidas por genios sino porque sus ejecutivos aprenden constantemente.

Ahora que conoces los pasos del proceso de toma de decisiones, llévalo a la práctica y procura formalizarlo. La calidad de tus operaciones y servicios se verá beneficiada de ello.

En Innevo guiamos a las empresas en la implementación de buenas prácticas para la toma de decisiones, gestión de calidad y mejora de procesos según normas y modelos de calidad especializados.

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