Cómo Realizar tu Planificación Operativa [Incluye Plantilla]

Estamos ya en la última parte del año y es el momento ideal para hacer los planes que guiarán tus esfuerzos para el siguiente. Desarrollar con tus equipos la planificación operativa te brindará la claridad necesaria para que alcancen todos sus objetivos empresariales.

Cuando no se sabe a dónde se quiere ir, cualquier camino es bueno. Pero si sí se sabe, es necesario especificar la ruta y la fecha en la que se quiere llegar.

Si quieres que tu empresa prevalezca en el futuro debes realizar una planificación que determine un plan a tres años, a este tipo de planes se les conoce como planificación estratégica. A más plazo ya no es posible debido al dinamismo de los mercados y a las influencias de la evolución tecnológica, el entorno cambia con gran velocidad. En un próximo artículo te hablaremos del proceso de planificación estratégica.

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Pero una vez que tienes especificado lo que quieres lograr para dentro de esos tres años es necesario hacer una planeación detallada para el primer año de ese plan estratégico y así en su momento para los otros años. A este tipo de planes se les conoce como planificación operativa. En esta ocasión analizaremos cómo realizar ágilmente un plan operativo exitoso.

¿Qué es una planificación operativa?

Un plan operativo es un documento que describe la naturaleza del negocio, las ventas, nuevos productos, nuevos servicios, nuevas sucursales y demás criterios de desempeño necesarios para el éxito. Proporciona la visión, los objetivos y la ruta de la organización.

Sin embargo, muchos directores generales no incluyen en el mismo las fortalezas de su empresa como principales impulsores de su crecimiento o las debilidades que pueden impedir que los objetivos se cumplan. Apelan más actividades esporádicas o coyunturales sin enviar el mensaje correcto a sus colaboradores, de forma tal terminan en un deseo bien intencionado pero ejecutado desordenadamente.

Los planes operativos anuales deben expresar los objetivos deseados con indicadores numéricos esenciales que muestren la circunstancia real de la empresa y por lo tanto también indiquen las posibilidades reales de lograr los objetivos buscados.

Por ejemplo, si una empresa busca incrementar sus ventas en un 40% pero su historial le dice que lo más que ha logrado es un incremento anual del 12%, no existe evidencia de cómo o porqué van a crecer sus ventas en esa medida, ya que nunca lo ha logrado y menos si la empresa va a hacer lo mismo de siempre. ¿Cómo puede pensar que logrará ese nivel de ventas si va a hacer lo mismo que siempre ha hecho?

¿Qué debe incluirse en la planificación operativa?

Así que, como puedes ver, un plan operativo no es una lista de buenos deseos. En una lista de objetivos realizables ya sea con las condiciones actuales de la empresa o realizando modificaciones o inversiones específicas para lograr esos objetivos, por lo tanto, tu planificación operativa debe responder a lo siguiente:

1. Objetivos para el año siguiente.
2. Indicadores numéricos que describan dichos objetivos, por ejemplo, en las ventas:
   1. Monto total de ventas.
   2. Utilidad sobre ventas totales.
   3. Venta promedio por cliente.
   4. Número de clientes nuevos.
   5. Venta promedio por clientes nuevos.
   6. Ventas totales por tipo de producto o servicio.
   7. Ventas totales por año por empleado respecto al año anterior (esto evalúa la productividad de la empresa).
   8. Incremento o sostenimiento del nivel de satisfacción de los clientes respecto al del año anterior.
3. Acciones necesarias para lograr dichos objetivos.
4. Fortalezas de la empresa que faciliten estas acciones.
5. Debilidades de la empresa que dificulten estas acciones.
6. Responsable y plan de trabajo para cada acción.
7. Definición del grupo de trabajo para cada acción con funciones, autorizaciones y responsabilidades de cada miembro.
8. Presupuesto para cada acción.
9. Criterios numéricos de calidad y cumplimiento para cada acción. Siguiendo el mismo ejemplo de ventas:
   1. Número de nuevos clientes por trimestre.
   2. Venta promedio por nuevo cliente por trimestre.
   3. Ventas por producto o servicio a nuevos clientes por trimestre.
   4. Nivel de satisfacción de los nuevos clientes por trimestre.
   5. Inversión trimestral en promoción a nuevos clientes.
   6. Rentabilidad trimestral de ventas a nuevos clientes.
10. Calendario mensual de reuniones de seguimiento y evaluación de cada plan de trabajo.
11. Programa de divulgación e información de los planes de trabajo y sus objetivos para que conozca cada colaborador en lo que se va a trabajar el año siguiente y su participación en dichos planes.

Comienza ya con tu planificación operativa

“Si quieres que algo suceda. Planéalo”, decía César, el emperador romano, a sus generales.

Por lo tanto, tener sueños y deseos para tu empresa no es suficiente para lograrlos, deberás plasmarlos en un plan detallado como hemos visto para que tus sueños se conviertan en realidad y no en una pesadilla..

Hemos preparado para ti una plantilla para que realices y des seguimiento a tu plan operativo anual. Te invitamos a descargarlo y comenzar ya con tu plan del próximo año. Verás que con esa claridad de objetivos y de panorama, lograrás mucho más en tu empresa.

Y tú, ¿Ya estás planeando los objetivos de tu empresa para el año siguiente?