Proceso de Planificación Estratégica

¿Sabes hacia dónde va tu empresa? Toda organización requiere tener claros sus objetivos y cómo es su entorno para mantenerse competitiva y satisfaciendo a sus clientes. Con una planificación estratégica completa y aplicada, tendrás los resultados que buscas sí o sí.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica o plan estratégico es el resultado del trabajo de un grupo que se reunió para realizar un plan detallado de cómo lograr un objetivo común.

Un esfuerzo sistemático formal para establecer los objetivos, metas y estrategias orientados a lograr el cumplimiento de la visión y la misión de la organización, considerando tanto las fuerzas y debilidades de la empresa, como las oportunidades y amenazas que existen en el entorno del negocio.

Importancia de tener un plan estratégico retador

Cuando en la Segunda Guerra Mundial, al comandante supremo de las fuerzas aliadas (Dwight D. Eisenhower), le comentó uno de sus generales si era necesario planear con tanta anticipación, él serenamente comento: “Si no tienes un plan te conviertes en parte del plan de tu enemigo”. Lo mismo aplica para cualquier empresa: si no tiene un plan para su futuro es parte del plan de su competencia.

Un plan estratégico define quién es la empresa y enumera acciones concretas para lograr sus objetivos. Una empresa sin un plan de lo que quiere lograr en los próximos años es víctima del entorno y si lo domina su competencia, evidentemente es víctima de esta. Por lo tanto, tú como empresario estás obligado (no es sólo un acto administrativo, es tu responsabilidad) tener vigente y actualizado un plan para el futuro.

Es una lista de deseos con un plan de trabajo concreto para hacerlos realidad. Es imposible pensar que una empresa de éxito lo es por simple casualidad: se lo propuso, lo organizó, lo comunicó y lo puso en práctica.

En este artículo veremos en simples pasos cómo puede una empresa realizar la planeación estratégica de su futuro y qué debe evaluar y asegurar para obtenerlo.

El beneficio central de la planeación estratégica es lograr que el desafío de un futuro incierto sea menos abrumador al convertirlo en un problema que se puede resolver con métodos, personal y herramientas al alcance de la empresa.

Eso significa invertir tiempo preparando un plan integral sobre cómo la empresa evaluará activos y capacidades nuevas y existentes para lograr su objetivo. 

Implica elaborar planes detallados con un análisis de lo que se desea lograr y la situación actual de la empresa (análisis de brecha), con una lista de actividades generales, un análisis de fortalezas que impulsarán las acciones necesarias, un análisis de debilidades que pueden dificultar las acciones necesarias, un presupuesto para cada actividad, una lista de entregables o criterios de logro y una lista de indicadores críticos de éxito, serán suficientes para contar con un plan estratégico exitoso y al final del proceso, todos se sentirán mucho menos abrumados ante un futuro incierto.

Una característica fundamental de cualquier estrategia es que, si te sientes cómodo con ella, no es lo suficientemente buena y retadora. Una estrategia empresarial debe sacar a tu empresa de su zona de confort y debe tener objetivos lo suficientemente ambiciosos como para que la lleven a hacer cosas nuevas pero logrables y lo suficientemente pragmáticos para poder organizarlos en actividades, fechas, responsables, entregables y costos.

Debes sentirte incómodo y ocupado porque la estrategia eficaz es hacer apuestas ambiciosas y tomar decisiones difíciles. No es ser audaz sin precaución ni tan cauto que nada ponga en riesgo lo obtenido.

En resumen: el objetivo de cualquier planeación estratégica no es eliminar el riesgo sino aumentar las probabilidades de éxito.

¿Cuándo realizar la planificación estratégica?

Una vez al año durante el último trimestre. Siempre debe hacerse la planeación con un horizonte de 3 años adelante evaluando los objetivos generales, pero la reunión de planeación solamente detallará el año siguiente. 

¿Cómo hacer mi planificación estratégica?

1. Organiza un grupo de trabajo formado por el personal que depende directamente de ti (director general).
2. Convócalo a una reunión (puede ser de varios días de duración), con la siguiente agenda:
   1. Validación de la misión y la visión de la empresa. Si no se tienen, realícenlos.
   2. Evaluación del rendimiento actual de la empresa.
   3. Portafolios de negocio para los siguientes 24-36 meses.
   4. Discriminar lo importante de lo trivial.
   5. Proyectos necesarios y prioridades para lograr el portafolios de negocio.
   6. Fortalezas que pueden impulsar los proyectos identificados.
   7. Debilidades que pueden dificultar los proyectos identificados.
   8. Características del mercado y nuestra competencia que sean oportunidades de mejora y crecimiento.
   9. Características del mercado y nuestra competencia que sean debilidades o potenciales fuentes de ataque o daño.
   10. Realizar para cada proyecto identificado un plan de trabajo y para cada actividad del mismo, fecha de cumplimiento, responsable asignado, entregables, presupuesto y factores de evaluación de éxito.
3. En la reunión, el grupo de trabajo debe tomar en cuenta las siguientes reglas de juego:
   • Apego a los resultados obtenidos por la empresa, sean realistas, no se engañen.
   • Sean objetivos, ni exageren ni minimicen.
   • Establezcan las “reglas del cambio” para la ejecución de los proyectos necesarios.
   • Nada ni nadie es intocable. Se deben hacer los análisis y evaluaciones necesarios tanto de fortalezas y debilidades sin rencores guardados, intereses de grupo, agendas ocultas e imposición de líneas de autoridad.
   • Utilicen datos no argumentos, recuerden que dato mata relato.
   • ¿Tienen problemas localizando sus fortalezas y sus debilidades? Hagan un listado con las características fundamentales de su departamento o área de responsabilidad y encuentren ahí sus fortalezas y debilidades.
   • Cada asistente debe permitir que los demás le indiquen, aunque sólo sea su percepción, cuáles son las debilidades y fortalezas que ellos ven en su área de responsabilidad, quizá no sean totalmente precisas, pero darán información para un análisis más completo. NOTA: puede doler, lleve paracetamol a la reunión.
   • Debatir sobre las amenazas y debilidades de una unidad organizacional puede conducir a que se traten aspectos delicados; es necesario un buen ambiente previo, mucha confianza, tolerancia y respeto para que el diálogo se desarrolle libre y satisfactoriamente.

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Pasos para realizar la planificación estratégica

Los pasos para realizar tu planeación estratégica se pueden resumir en el siguiente proceso:

Valida tu misión y visión

Te propongo el siguiente decálogo de acción por si tienes dificultad para obtener o validar tu misión y visión:

1. El valor, nuestra meta.
2. El talento, la clave.
3. La agilidad, nuestra ventaja.
4. El conocimiento, nuestra capacidad distintiva.
5. Nuestro negocio, la satisfacción de los requerimientos de nuestros clientes.
6. Los datos, nuestro método de decisión.
7. El precio, siempre el más competitivo posible.
8. La legalidad, nuestro criterio de ejecución.
9. El compromiso, nuestra forma de relacionarnos.
10. Todos somos clientes.

Partes de un plan estratégico

Es conveniente que el documento resultante de la reunión esté dividido en las siguientes 4 secciones:

1. Contexto: Aquí se especifica cuáles son las condiciones organizacionales existentes, el tipo de representatividad que para el logro de los objetivos significan (obstáculos o impulsos), las condiciones operativas, las condiciones que guarda la tecnología, el grado de madurez de los procesos existentes y la capacidad técnica del personal involucrado para el logro de los objetivos.
2. Proyectos: En esta se especifica con la mayor claridad posible en qué consiste cada objetivo, cuál es su propósito o beneficio, las fechas deseables para lograrlos, el costo de realización y las unidades organizacionales involucradas.
3. Plan: En este paso se especifican los criterios de conducción del cambio, basado en el análisis del contexto (sección 1). Para ello se busca implantar el cambio con el menor desgaste posible, identificando los líderes formales e informales que pueden apoyar el logro de los objetivos (sponsor), identificando el rol o las funciones que deberían desempeñar dentro del proyecto para asegurar la consolidación de las acciones ejercidas.
4. Ejecución: En esta fase se desarrollan los proyectos detallados de trabajo, planes de acción, entregables de cada proyecto y de cada plan, el sistema de medición de logro y el sistema de información del estado del proyecto.

Puesta en práctica de tus planes

Ahora, te propongo el siguiente decálogo al momento de poner en práctica tus planes de acción:

1. Confiar en las capacidades del equipo.
2. Delegar tareas y responsabilidades.
3. Aceptar la delegación recibida.
4. Generar reciprocidad en las relaciones.
5. Cumplir lo acordado.
6. Opinar sólo con la verdad.
7. Apoyar al ser un eslabón en la cadena de valor.
8. Evaluar permanentemente.
9. Corregir errores.
10. Mejorar permanentemente.

¿Qué parte del plan estratégico te parece más complejo de elaborar?