Importancia de los Procesos Operativos: Crece y Consolida tu Empresa

Si deseas que tu empresa crezca y tenga más y mejores oportunidades de negocio es indispensable evitar la variabilidad en los productos o servicios que entrega. Si en una ocasión a un mismo cliente se le entrega con la calidad esperada y en otra ocasión no, concluirá que el proveedor no es confiable.

Esto mata a las empresas o por lo menos impide su crecimiento.

Cada miembro de la empresa debe cumplir con sus procesos a diario. No es sólo una obligación de los niveles operativos, sino también es de los gerentes. Todos, de arriba a abajo, deberían cumplir con lo que requieren los procesos y procedimientos, de esta forma la empresa se librará de la variabilidad.

Procesos operativos ¿son burocracia?

Los procesos, flujos de trabajo y procedimientos son como programas de computadora. La diferencia es que estos son utilizados por personas, no por máquinas, que señalan detalladamente cómo lograr un objetivo determinado. Ayudan a asegurarnos de que el trabajo se desarrolle sin problemas al actuar con diferentes requerimientos de los clientes y diferentes personas en la empresa.

Es frecuente escuchar a empresarios decir que los procesos solamente agregan burocracia y matan la agilidad y la innovación. Bueno, si los procesos fueron diseñados así, efectivamente eso entregarán. Pero si fueron diseñados para que sean eficientes y ágiles, también así funcionarán. Todo depende de cómo fueron planteados.

Los procesos suelen tener mala reputación porque muchas veces son diseñados, documentados e implementados deficientemente, pero este es un problema sobre la forma de abordar el diseño de procesos y no una característica de estos.

Si las personas que intervinieron en su trazo y documentación no tienen el conocimiento y la experiencia suficiente en diseño de procesos, lo más probable es que terminen diseñando un proceso problemático, confuso e ineficiente.

¿Cuándo utilizar procesos?

Cualquier forma estandarizada de completar una tarea repetible es un proceso. Pero la gente a menudo no piensa en ello de esta manera. Los procedimientos a menudo se ven como un enfoque de trabajo rígido y sólo para empresas muy grandes. También otro mito.

Si tienes que trabajar con solicitudes de tu cliente para entregarle productos o servicios, la única forma de lograrlo con alta calidad es con procesos estandarizados.

Importancia de los procesos operativos para la mejora e innovación

Hay 3 aspectos en los que los procesos son clave para que tu empresa pueda mejorar su calidad de forma permanente e innovar:

1. Identificar obstáculos y mejoras necesarias en los procesos.
2. Identificar e integrar las prácticas más eficientes.
3. Estandarizar las mejores prácticas ágilmente.

Identificar obstáculos y mejoras necesarias en los procesos

Un conjunto de flujos de trabajo estandarizados, bien diseñados y correctamente administrados, para empezar, permitirá que tu equipo sea más creativo y agregue más valor en su trabajo, ya que podrá identificar qué factor está obstaculizando el objetivo o provocando errores. Además, cuando el proceso está documentado en términos que todos los involucrados entienden, es más fácil identificar las mejoras necesarias.

Identificar e integrar las prácticas más eficientes

Como en el método para documentar un proceso es necesario la participación de todas las personas involucradas en él para que analicen la forma de hacer sus tareas de la mejor manera posible, los involucrados compartirán sus ideas, conocimientos, experiencias y métodos que funcionan para ellos. Ese conjunto de ideas los conducirá a encontrar el método más eficiente de realizar cada tarea. Por lo tanto, van a lograr la mejora y la innovación en tu empresa.

Estandarizar las mejores prácticas ágilmente

Los procesos también le permitirán a tu equipo estandarizar las mejores prácticas que tu empresa ha identificado.

Cuando los procesos contienen el mejor método de hacer algo, indicando los pasos de la A a la Z, que son los más eficientes para realizar las tareas necesarias para brindar a tu cliente productos y servicios con la más alta calidad y sin variabilidad, tus colaboradores ejecutarán esas actividades siempre de la misma manera.

Y si se observan deficiencias, estas se anularán modificando el proceso y como todos lo seguirán, esas ineficiencias desaparecerán para todos los clientes, incrementando su nivel de satisfacción y el valor de tu marca.

Y de eso se tratan los procesos. Encontrar la mejor manera de hacer una tarea y lograr que sea fácil de replicar.

Ahorra tiempo, esfuerzo (y dinero) con procesos bien diseñados

Hay dos razones esenciales para introducir el diseño y la documentación de procesos en cualquier empresa: complejidad y automatización.

El trabajo, debido a la competencia y a la tecnología, se está volviendo más complejo. Si puedes descubrir la mejor manera de hacer una tarea repetible y organizarla en un flujo de trabajo simple, liberarás tiempo en tu empresa para analizar otras cosas que están provocando problemas o que quieres mejorar.

La otra gran necesidad de cualquier empresa es lograr una automatización para que sea más productiva y eficiente. Esto no se logra si primero no se cuenta con procesos analizados y documentados, de lo contrario: ¿Qué se va a configurar o programar en la herramienta informática? ¿Las suposiciones de la gente? Evidentemente eso no sería lo mejor.

Se configurarán las actividades que se ejecutan igual por todos y que tienen probada su eficiencia, productividad y adecuación para entregar al cliente lo que requiere. De lo contrario, si se programa basura, el sistema entregará basura. Por eso es importante comprender que primero es la sistematización y luego la automatización.

Definir la entrada, los pasos necesarios y la salida es exactamente lo que se hace cuando se diseña un proceso. Al reducir la complejidad y automatizar las tareas, todos los miembros de tu equipo serán mucho más productivos, cometerán muchos menos errores y eliminarán la variabilidad en beneficio de tus clientes y de tu empresa.

¿Tu empresa tiene procesos y procedimientos que evitan la variabilidad de tus productos y servicios?